Vacature voor:
Burgerpersoneel
Voltijds (38u/week)  
Oost-Vlaanderen
Secundair onderwijs
Admin01.jpg


      
Van Arlon tot Zeebrugge! De politie rekruteert.
 
PRESENTATIE VAN DE DIENST
SOCIAAL SECRETARIAAT (SSGPI) - SATELLIET WEST
(Ecode7300)

Wervingsreserve: 12 maanden.

Het SSGPI heeft als belangrijkste opdracht de correcte toepassing van de statuten op alle personeelsleden, de berekening van de lonen en de bijdragen, het schuldbeheer, het opstellen van fiscale attesten, … (art. 149octies LPI) – www.ssgpi.be

Niet statutair zijn in een betrekking van hetzelfde niveau binnen de geïntegreerde Politie.

Deze betrekking werd eveneens gepubliceerd in de interne mobiliteit. Prioriteit zal gegeven worden aan interne kandidaten.

 

INLICHTINGEN
Bijkomende inlichtingen
kunnen worden bekomen bij:
Agnetha Knapen 
SSGPI
Tel : 02/642.67.74
Email :ssgpi.cc.srt@police.belgium.eu
Mail een vriend(in) print  
ASSISTENT (M/V) - Dossierbeheerder
Statutaire betrekkingNiveau C Ref n: S 6171 N 17 04
 
FUNCTIEBESCHRIJVING

Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.

  • documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures;
  • informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen;
  • informatie opzoeken in verschillende bestanden;
  • nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is;
  • de vastgelegde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels;
  • alternatieven voorstellen voor de verdere behandeling van het dossier.

Als gegevens-beheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen;

  • de gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren;
  • de ingevoerde of in te voeren gegevens analyseren en/of controleren;d
  • de verschillende gegevensbanken betreffende het personeelsbeheer raadplegen voor een correcte behandeling van de vraag van het personeelslid

Als administratieve ondersteuning, administratieve taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.

  • gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst;
  • de echtheid en geldigheid van de documenten controleren;
  • deelnemen aan de digitalisatie van de dossiers;
  • de dossiers, de documenten of andere pertinente documentatie  ordenen en rangschikken voor de dienst volgens de procedures en regels.

Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag:

  • telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten;
  • de nodige documenten/inlichtingen aan de personen bezorgen;
  • opzoekingen doen in de databanken of de archieven voor de interne  en de externe klanten;
  • aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels.
2 vacante betrekkingen.
Werkplaats: Groendreef  181 - 9000 Gent.
Datum van indiensttreding: De datum van indiensttreding is te bepalen met de kandidaat.
 
SPECIFIEKE VOORWAARDEN VERBONDEN AAN DEZE FUNCTIE
  • Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen.

GEWENST PROFIEL
Algemeen competentiemodel voor niveau C.

Specifieke vereisten voor de betrekking:

Praktische kennis :

  • Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.
  • Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.
  • Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.

 

Verwachte gedrag :

  • Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
  • Communiceren - Gegevens en meningen correct en gestructureerd overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist rapporteren.
  • Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
  • Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.
  • Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies strikt opvolgen.

 Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.

Uiterste inschrijvingsdatum: 1 november 2017
 WIJ BIEDEN
-Een statutaire benoeming
-De aanvangswedde wordt vastgesteld in de weddeschaal CC1 (23.417,43€ minimum tot 37.156,34€ maximum aan de huidige indexcoefficiënt)
-Gratis hospitalisatieverzekering
-Minimum 32 verlofdagen per jaar
-De kans verdere opleidingen te volgen
-Mogelijkheid tot het bekomen van bijkomende premies, in geval van week-end, nacht of overuren
-100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en 100% voor het treinvervoer
-Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten

      Hoe solliciteren? Klik hier