Direkt zum Inhalt
JobPol website banner

Assistent (CC1) - Assistent Lid - Dossierbeheerder

Anmeldefrist
Referenz
S 6004 N 19 05
Art der Beschäftigung
Statutair
Arbeitsregelung
Voltijds (38 uur / week)
Zahl der offenen Stellen
1
Korps/Direktion/Dienst
7300 - Ssgpi - Satelliet West
Arbeitsplatz
Groendreef 181
9000 Gent
Provinz/Region
Oost-Vlaanderen
Stufe
Assistent (CC1)
Ausbildungsstand
6 jaar secundair onderwijs
Diplomanforderungen

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau A bij de federale Rijksbesturen.

Höchstzahl der Anmeldungen
40
Vorstellung Korps/Direktion/Dienst

BESTAANSREDEN VAN DE ENTITEIT

Het SSGPI heeft als belangrijkste opdracht de correcte toepassing van de statuten op alle personeelsleden, de berekening van de wedden en aanverwante rechten, het schuldbeheer, het opstellen van fiscale attesten en sociale aangiftes, … (art. 149octies WGP) – www.ssgpi.be.

Het SSGPI bestaat uit een Coördinatiecentrum en 5 satellieten, waarvan er 4 gedecentraliseerd werden op basis van hun geografische ligging, ten einde dichter bij de zones van de Lokale Politie en de gedecentraliseerde eenheden van de Federale Politie die ze beheren, te zijn.

Het coördinatiecentrum verzekert intern de ondersteuning van alle satellieten en extern aan de gebruikers van de « loonmotor ». Het bestaat uit experts uit de domeinen ICT, boekhouding, kennismanagement, personeelsbeheer, de logistiek, het budget en de functionele en technische ondersteuning van de « loonmotor ».

De satellieten verzekeren de coördinatie en de controletaken die hiermee gelieerd zijn met betrekking tot de berekening van de wedden en de aanverwante rechten en dit ten einde een correcte en uniforme toepassing van het geldelijk statuut te garanderen. Zij zijn het contactpunt in eerste lijn voor de personeelsdiensten van de Lokale en Federale Politie.

BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE

Onder leiding van de satellietverantwoordelijke de opvolging en behandeling garanderen van het geldelijk dossier van de personeelsleden van de Lokale en Federale Politie en het correct informeren van de verschillende interne en externe betrokken partijen.

Funktionsbeschreibung

A. Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
Voorbeelden van taken:

- Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures.
- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen.
- Informatie opzoeken in verschillende bestanden.
- Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is.
- De vastgelegde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels.
- Alternatieven voorstellen voor de verdere behandeling van het dossier.
- …

B. Als gegevensbeheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken:

- De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren.
- De ingevoerde of in te voeren gegevens analyseren en/of controleren.
- De verschillende gegevensbanken betreffende het personeelsbeheer raadplegen voor een correcte behandeling van de vraag van het personeelslid.
- …

C. Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken:

- Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst.
- De echtheid en geldigheid van de documenten controleren.
- Deelnemen aan de digitalisatie van de dossiers.
- De dossiers, de documenten of andere pertinente documentatie ordenen en rangschikken voor de dienst volgens de procedures en regels.
- …

D. Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
Voorbeelden van taken:

- Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten.
- De nodige documenten/inlichtingen aan de personen bezorgen.
- Opzoekingen doen in de databanken of de archieven voor de interne en de externe klanten.
- Aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels.
- …

Gewünschtes Profil

Kennis :

• Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER
• Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER

Praktische kennis :

• Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een
doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens
gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en
behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.
• Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door
de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis.
Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te
voeren.
• Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en
informele wijze overbrengen op anderen.

Verwachte gedrag :

• Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en
behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en
hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen
oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
• Communiceren - Gegevens en meningen correct en gestructureerd
overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist
rapporteren.
• Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie
van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen
functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten,
vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
• Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van
zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij
frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.
• Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het
beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies
strikt opvolgen.

Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.

Leumundsmodalitäten der Zone

Selectie commissie : Later te bepalen
Kennistesten : eliminatoire schriftelijke test
Wervingreserve : 24 maanden

Unser Angebot
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
De kans verdere opleidingen te volgen
Minimum 32 verlofdagen per jaar
Gratis hospitalisatieverzekering
Zusätzliche Informationen
Niet statutair zijn in een betrekking van hetzelfde niveau binnen de geïntegreerde Politie
Prioriteit zal gegeven worden aan interne kandidaten.
Wervingsreserve

Informatie

Name
Knapen
Vorname
Agnetha
Funktion
Personeelsverantwoordelijke
Email
ssgpi.cc.srt@police.belgium.eu
Telefon
02/642.67.74.
Korps/Direktion/Dienst
SSGPI - SRT