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Assistent (CC1) - ASSISTANT - Assistant membre - CGWB Surveillance médicale

Date limite d’inscription
Référence
S 6009 T 19 05
Type d’emploi
Statutaire
Régime de travail
Temps plein (38h/semaine)
Nombre d’emplois vacants
1
Corps/direction/service
7305 - Cgwb (dir Prevention Et Protection Au Travail)
Lieu de travail
Avenue de la Couronne 145 E
1050 Ixelles
Province/Region
Région de Bruxelles-Capitale
Niveau
Assistant (CC1)
Niveau d'études
6 années d'enseignement secondaire
Conditions de diplôme

Etre porteur d'un diplôme ou d'un certificat au moins équivalent à ceux pris en compte pour le recrutement aux emplois de niveau C dans les Administrations fédérales.

Nombre maximum d'inscriptions
25
Présentation corps/direction/service

La direction Interne pour la prévention et la protection des travailleurs (CGWB) a pour mission d'assister l'employeur, les membres de la ligne hiérarchique et les travailleurs dans l'application de la réglementation relative au bien-être des travailleurs.
Il s'agit d'une prévention de première ligne, dans laquelle on s'efforce d'approcher les problèmes d'une manière multidisciplinaire.
CGWB est divisé en plusieurs services : la médecine du travail, les aspects psychosociaux du travail, le safety dont la cellule prévention accident du travail, Development Strategy et le back-office (HR, logistique, finance et secrétariat). Ces différents services sont composés de conseiller en prévention ayant une expertise dans un domaine particulier : médecin du travail, risques psychosociaux, sécurité, ergonomie, hygiène et de membres du personnel ayant une expertise en appui administratif et logistique.

Le service médecine du travail a pour objectif de promouvoir et préserver la santé des travailleurs par la prévention des risques, de promouvoir les possibilités d’emploi pour tout un chacun, d’éviter l’occupation de travailleurs à des risques professionnels pouvant mettre leur santé en danger, d’éviter la contagion d’affections graves et/ou contagieuse ainsi que de dépister aussi précocement que possible les maladies professionnelles et les affections liées au travail.

Description de la fonction

RAISON D’ETRE DE LA FONCTION
L’assistant - secrétariat apporte un soutien administratif permanent en terme d’organisation du bureau, de gestion de courrier, gestion des communication téléphonique.
L’assistant – secrétariat veille à accueillir et à accompagner les membres du personnel et les candidats au recrutement qui ont un rendez-vous avec le médecin du travail.
L’assistant – secrétariat veille également à ce que les dossiers soient encodés, suivi, en ordre et à jour. Il entretient les relations avec les partenaires internes et externes afin de faciliter l’organisation et la gestion administrative interne.
En complément, l’assistant – secrétariat participe quotidiennement au bon fonctionnement de la direction afin d’offrir un service optimal tant pour les membres du personnel de la direction que pour les différents partenaires externes. En cas de besoins, il fournit un appui au back-office.

DESCRIPTION DE LA FONCTION

  • En tant que gestionnaire de données consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurée :
    • tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus
    • expliquer la base de données ou le classement aux utilisateurs internes et externes et les assister dans leurs recherches
    • consulter les différentes bases de données de gestion du personnel pour assurer un traitement correct de la demande du membre du personnel
  • En tant que soutien administratif réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires :
    • rédiger des lettres standardisées et des lettres personnalisées pour le service
    • établir des rapports de réunions internes
    • assurer la mise en forme de documents
    • gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif
    • composer des dossiers et des brochures d'information
    • organiser des manifestations, colloques, activités, réunions, formations
    • envoyer des fax et des lettres pour une personne ou un service
    • faire des copies et constituer des dossiers de documentation
  • En tant que planificateur coordonner l'exécution de tâches, d'activités, de procédures techniques afin d’assurer le déroulement pratique des activités :
    • organiser le service en tenant compte des règles d'usage (OTT) et des desiderata individuels
    • coordonner l'agenda d'une personne ou d'un service
  • En tant que dispatcher réceptionner et relayer les demandes/informations opérationnelles aux intervenants adéquats et selon le canal approprié afin de répondre aux attentes légitimes du client dans les délais impartis :
    • réceptionner, transmettre des messages et les encoder
    • orienter le client vers l'interlocuteur adéquat
    • veiller à encoder les informations reçues dans les banques de données ad hoc de manière rigoureuse et complète
    • diffuser l'information reçue vers les services concernés
  • En tant que personne de contact répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d’une réponse à leur demande:
    • répondre au téléphone et transférer l'appel vers les personnes ou les services spécialisés
    • répondre aux demandes d'information de clients internes ou externes par téléphone ou par mail
    • assurer l'accueil et l'accompagnement de visiteurs (citoyens, clients, entreprises,…)
    • fournir les documents/brochures/renseignements nécessaires aux personnes
    • demander des informations et/ou consulter des documents pour aider les clients
    • faire des recherches dans des banques de données ou des archives pour des clients internes ou externes
    • donner des explications aux clients concernant la procédure et en cas de problème réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures ou règles
Profil souhaité

Connaissances :
• Organisation policière - Niv.:UTILISATEUR
• Appui au fonctionnement - Niv.:UTILISATEUR
Connaissances pratiques :
• Traiter de l'information - Rassembler, déchiffrer et traiter de façon efficace l'information dans les délais impartis. Distinguer les lacunes éventuelles de cette information. Réunir et traiter des données de manière structurée. Les interpréter et les restituer correctement.
• Résoudre des problèmes - Affronter et maîtriser les situations inattendues en examinant les solutions possibles sur base de son expérience et de ses connaissances. Prendre des initiatives pour mettre en oeuvre la solution la plus appropriée à chaque problème.
• Transférer ses connaissances - Transmettre aux autres de manière formelle et informelle son savoir, son expertise et ses méthodes de travail.
Attitudes attendues :
• Adopter une orientation-client - Tenir compte des attentes et besoins des ''clients'' dans la définition et l'exécution des missions et leur offrir un service personnalisé orienté vers la solution la plus opportune en entretenant des contacts constructifs.
• Communiquer - Transmettre de manière correcte et structurée des données et opinions, par écrit ou oralement. Rapporter les données et les incidents de façon précise.
• S’auto-développer - Planifier et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s'enrichissant continuellement par de nouvelles connaissances et compétences.
• Faire preuve d'engagement - S'impliquer entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de soi-même et en cherchant à atteindre la meilleure qualité. Persévérer même en cas de frustration, d'opposition, de tension ou face à un travail fastidieux.
• Respecter - Montrer du respect pour d'autres opinions et personnes. Respecter la stratégie, les procédures et la structure de l'organisation.
Chaque collaborateur s’engage à respecter les directives, procédures et instructions en matière de bien-être et à renseigner les situations et comportements dangereux à son responsable. Il veille également à utiliser les moyens mis à sa disposition en bon père de famille.

Modalités de sélection dans l'unité

Interview

Notre offre
Un emploi diversifié dans un contexte passionnant caractérisé par de nombreux contacts humains
100% d'intervention de l'employeur dans les coûts des transports publics et 100% des transports en train
La possibilité de suivre des formations gratuitement
32 jours de congé par an
Une assurance hospitalisation gratuite
Soins gratuits dans les centres médicaux de la police fédérale
Le salaire de départ est fixé à l'échelle barémique CC1 (€23885.61 minimum au coefficient d'indexation actuel)
Information complémentaire
Réserve de recrutement
Veuillez trouvez ci-joint la description officielle

Informatie

Nom
THYS
Prénom
Robert
Fonction
Directeur
Email
Robert.Thys@police.belgium.eu
Téléphone
02/642.67.57
Corps/direction/service
CGWB