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Assistent (C) - Assistant-Human Resources Assistant

Date limite d’inscription
Référence
S 6143 T 19 02
Corps/direction/service
7358 - Dri - Resources
Lieu de travail
Rue Royale 202A
1000 Bruxelles
Province/Region
Région de Bruxelles-Capitale
Régime de travail
Temps plein (38h/semaine)
Nombre d’emplois vacants
1
Nombre maximum d'inscriptions
25
Niveau d'études
6 années d'enseignement secondaire
Conditions de diplôme

Etre porteur d’un diplôme ou d’un certificat au moins équivalent à ceux pris en compte pour le recrutement aux emplois de niveau C dans les Administrations fédérales.

Niveau
Assistant
Information complémentaire
Ne pas être statutaire dans un emploi du même niveau au sein de la Police Intégrée
Priorité sera donnée aux candidats internes.
Réserve de recrutement
Type d’emploi
Statutaire
Description de la fonction

RAISON D’ETRE DE LA FONCTION
Etre - comme collaborateur membre Resources - un point de contact pour tous les membres du personnel, et fournir aux services transversaux un appui et un service optimal et de qualité en matière administrative afin de garantir le suivi des dossiers, ainsi qu’un fonctionnement optimal et une organisation efficace de l’entité.

DESCRIPTION DE LA FONCTION

A. En tant que Soutien administratif, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
Exemple de tâches

- Assurer le suivi des prestations des membres du personnel de l'entité.
- Assurer le suivi des indisponibilités des membres du personnel de l'entité.
- Planifier les obligations de contrôle en matière de surveillance santé.
- Tenir à jour les dossiers personnels des membres du personnel de l'entité.
- Rédiger et suivre les notes et courriers relatifs à la gestion du personnel
- Elaborer des formulaires.
- Gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif.
- Composer des dossiers et des brochures d'information.
- …

B. En tant que Personne de contact, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d’une réponse à leur demande.

Exemple de tâches

- Répondre aux demandes d'information et aux questions relatives aux matières HR.
- Transférer l'information vers les collègues.
- Répondre aux demandes d'information de clients internes ou externes par téléphone ou par mail.
- Réceptionner et transmettre des messages.
- Demander des informations et/ou consulter des documents pour aider les clients.
- …

C. En tant que Gestionnaire de données, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.

Exemples de tâches :

- Ordonner et ranger des dossiers, des documents ou d'autres informations pertinentes pour le service suivant les procédures ou règles.
- Augmenter le degré d'accessibilité du classement (étiquettes, table des matières, structure des dossiers,...).
- Tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus.
- Créer des rapports et des listes sur base de la banque de données.
- Expliquer la base de données ou le classement aux utilisateurs internes et externes et les assister dans leurs recherches.
- …
D. En tant que Gestionnaire de l’information, gérer et exploiter l'information pertinente ayant trait aux domaines spécifiques afin de la rendre disponible pour permettre à chacun la réalisation de ses tâches et/ou de respecter les procédures ad hoc.

Exemples de tâches

- Participer à des séminaires spécifiques.
- Suivre des formations.
- Consulter la documentation spécialisée.
- Suivre les évolutions dans son domaine.
- Diffuser l'information reçue.
- Tenir/mettre à jour les outils utilisés et l'information.
- Suivre les besoins en personnel (mobilité, recrutement et sélection, pension,…).
- …

Notre offre
Un emploi diversifié dans un contexte passionnant caractérisé par de nombreux contacts humains
100% d'intervention de l'employeur dans les coûts des transports publics et 100% des transport en train
Possibilité de bénéficier de primes en cas de prestations supplémentaires, de nuit ou de WE
La possibilité de suivre des formations gratuitement
32 jours de congé par an
Une assurance hospitalisation gratuite
Le salaire de départ est fixé à l'échelle barémique CC1 (€23885.61 minimum au coefficient d'indexation actuel)
Présentation corps/direction/service

DRI est responsable pour la gestion de l’information policière et des moyens ICT.
Ainsi la DRI organise la préparation de la politique et de la réglementation de la gestion et du traitement de l’information, du développement du concept de «l’information policière », de la détermination des standards et des normes techniques et de l’implémentation des systèmes d’information et de communication.

Le service Resources (Resources Division - DIRES) développe la politique et la stratégie RH, logistique et financière de la direction. En plus il coordonne les processus RH, logistiques et financiers.
Il coordonne l'analyse des besoins, du développement et de la gestion des ressources en personnel, financières et logistiques de la direction. Dans le cadre de la gestion des moyens, le service coordonne également la gestion des consultants externes, ensemble avec les partenaires externes, et coordonne avec le SPF Intérieur et les SICAD la gestion des calltakers neutres.
Il organise également la gestion administrative (secrétariat) de la direction ; dans cette optique il y a un lien fonctionnel avec les appuis administratifs des Business Units.
Il assure aussi un lien avec le facility management du bâtiment POLIS center.
En ce qui concerne la gestion financière, le service développe la stratégie financière de l’ICT de la police, coordonne les besoins financiers de l’ICT, et suit son implémentation et son exécution.
En d’autres mots le directeur doit pouvoir déléguer complètement à ce service le développement du cycle politique relatif aux matières HR, logistiques et financières

Compétence/Conditions de diplôme spécifiques

La fonction consiste principalement en la gestion du programme interne de Gestion Administrative et Logistique du Personnel (GALoP).
La connaissance de la seconde langue nationale (français/néerlandais) est une plus-value.

Profil souhaité

Connaissances :

• Organisation policière - Niv.:UTILISATEUR
• Appui au fonctionnement - Niv.:UTILISATEUR

Connaissances pratiques :

• Traiter de l'information - Rassembler, déchiffrer et traiter de façon efficace l'information dans les délais impartis. Distinguer les lacunes éventuelles de cette information. Réunir et traiter des données de manière structurée. Les interpréter et les restituer correctement.
• Résoudre des problèmes - Affronter et maîtriser les situations inattendues en examinant les solutions possibles sur base de son expérience et de ses connaissances. Prendre des initiatives pour mettre en oeuvre la solution la plus appropriée à chaque problème.
• Transférer ses connaissances - Transmettre aux autres de manière formelle et informelle son savoir, son expertise et ses méthodes de travail.

Attitudes attendues :

• Adopter une orientation-client - Tenir compte des attentes et besoins des ''clients'' dans la définition et l'exécution des missions et leur offrir un service personnalisé orienté vers la solution la plus opportune en entretenant des contacts constructifs.
• Communiquer - Transmettre de manière correcte et structurée des données et opinions, par écrit ou oralement. Rapporter les données et les incidents de façon précise.
• S’auto-développer - Planifier et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s'enrichissant continuellement par de nouvelles connaissances et compétences.
• Faire preuve d'engagement - S'impliquer entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de soi-même et en cherchant à atteindre la meilleure qualité. Persévérer même en cas de frustration, d'opposition, de tension ou face à un travail fastidieux.
• Respecter - Montrer du respect pour d'autres opinions et personnes. Respecter la stratégie, les procédures et la structure de l'organisation.

Chaque collaborateur s’engage à respecter les directives, procédures et instructions en matière de bien-être et à renseigner les situations et comportements dangereux à son responsable. Il veille également à utiliser les moyens mis à sa disposition en bon père de famille.

Modalités de sélection dans l'unité

A déterminer plus tard.
Réserve de recrutement: 24 mois

Informations

Nom
VAN DEN BERGHE
Prénom
Catherine
Fonction
General Resources Manager
Email
DRI.Resources.Pers@police.belgium.eu
Téléphone
02/642.77.00
Corps/direction/service
DGR – DRI - Resources