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Assistent (C) - GRH/Logistique

Date limite d’inscription
Référence
P 6050 T 19 05
Corps/direction/service
7453 - Cgc - Service Service Office
Lieu de travail
Avenue de la Couronne 145A
1050 Ixelles
Province/Region
Région de Bruxelles-Capitale
Type de contrat
Un contrat de travail à  durée déterminée
Durée
jusqu'au 31-12-2019
Régime de travail
Temps plein (38h/semaine)
Nombre d’emplois vacants
1
Niveau d'études
6 années d'enseignement secondaire
Conditions de diplôme

NIV C : Etre porteur d’un diplôme ou d’un certificat au moins équivalent à ceux pris en compte pour le recrutement aux emplois de niveau C dans les Administrations fédérales.

Niveau
Assistant
Information complémentaire
Ne pas être statutaire dans un emploi du même niveau au sein de la Police Intégrée
Réserve de recrutement
Type d’emploi
Contractuel
Description de la fonction

 

RAISON D’ETRE DE LA FONCTION

Offrir un appui efficace et efficient en matière de ressources humaines (HR), de logistique et d’administration, au responsable de l’OM ainsi qu’aux autres dirigeants de la direction et également aux membres du personnel de la CGC afin de garantir la mise en œuvre optimale de la politique ressources humaines (HR) et logistique au sein de la CGC.

DESCRIPTION DE LA FONCTION

A. En tant que soutient HRM réaliser des tâches et activités HRM suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale du personnel mis à la disposition de la direction

Exemple de tâches :

  • Contribuer à la motivation au bien-être et au bonheur au travail des collègues et à l’atteinte des objectifs de la direction (participation à la mise en place des nouvelles manières de travailler – NwoW)
  •  Contribuer au suivi administratif des membres du personnel
  • Contribuer au suivi des plans de formation de la direction et contribuer au développement des compétences des collaborateurs de la CGC
  • Contribuer au suivi de la gestion des carrières de l’ensemble des membres du personnel de la direction, en ce compris les stagiaires (de l’accueil au départ)
  • Contribuer au suivi du processus d’évaluation, en assumant notamment activement les différents rôles du processus pour lequel il/elle est désigné - Contribuer à la mise à jour des dossiers personnels des membres du personnel de la direction
  •  Contribuer au contrôle de l'authenticité et la validité des documents
  • Contribuer au suivi des prestations et des indisponibilités des membres du personnel de la direction
  • Contribuer à la planification des obligations de contrôle en matière de surveillance santé

B. En tant que soutien Logistique réaliser des tâches et activités logistiques suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens logistiques mis à la disposition de l'entité

Exemples de tâches :

  • Participer à la mise en œuvre du plan de prévention en veillant notamment: à l’embellissement et la sécurité du bâtiment afin de permettre aux utilisateurs des lieux de se trouver dans un environnement propre, convivial, agréable et accueillantà une signalétique efficace
  • Contribuer à la sensibilisation des collègues au développement durable
  • Contribuer à la mise à jour des inventaires (mobiliers, CS, clés…)
  • Réserver les salles, le matériel et les boissons pour les réunions de la direction
  • Réserver le matériel logistique et informatique pour la direction (PC portables…)
  • Assurer les différents rôles du processus financier pour lequel il/elle est désigné (FedCom…)
  • Contribuer à la gestion et au suivi des demandes de travail auprès des services logistiques
  • Assurer le transport de biens et/ou de personnes
  • Réceptionner, contrôler, trier, ranger/stocker, mettre sous pli et distribuer produits, marchandise, courrier, documentation, mobilier… - Signaler au(x) personne(s) compétente(s) des défauts importants aux appareils, équipements ou à l’infrastructure
  • Contribuer à la gestion du parc automobile (réservation, entretien, …)
  • Contrôler le bon fonctionnement du matériel utilisé (écrans télés, ordinateurs, matériel audiovisuel…

C. En tant que soutien administratif réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, de contribuer à l'organisation pratique des activités et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires

Exemples de tâches :

  • Contribuer à la gestion du courrier ou des mails entrant
  • Contribuer à la classification des documents (papier et électronique) selon l’organisation interne
  • Composer des dossiers et des brochures d'information
  • Contribuer à la mise en forme et la présentation des documents
  • Contribuer à l’archivage et la digitalisation des documents du service et de la Direction
  •  Scanner et/ ou faire des copies

D. En tant que gestionnaire de données consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.

Exemples de tâches :

  • Tenir les banques de données du personnel et de la logistique à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus
  • Contribuer à l’analyse et/ou contrôle des données introduites ou à introduire
  • Contribuer à la création de rapports et de listes sur base de la banque de données
  • Expliquer la base de données ou le classement aux utilisateurs internes et externes et les assister dans leurs recherches

E. En tant que point de contact répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d’une réponse à leur demande.

Exemples de tâches:

  • Etre le point de contact pour répondre aux questions relevant de la gestion du personnel, de la logistique et de l’administration pour les collègues de la CGC (clients internes)
  • Identifier le problème dans la situation présentée par le demandeur
  • Appliquer les procédures de résolution de problèmes connues
  • Fournir les renseignements correspondants à une situation courante
  • Informer et renseigner les clients sur le fonctionnement, l’organisation du service et de la direction
  • Fournir les documents/brochures/renseignements nécessaires aux clients
  • Conseiller et orienter vers le service adéquat ou l’interlocuteur compétent
  • Donner des explications aux clients concernant la procédure et en cas de problème réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures ou règles

F. En tant qu’ organisateur pratique réaliser des activités opérationnelles et/ou organisationnelles afin d'assurer l'organisation pratique des activités au sein du service ou de la direction

Exemples de tâches:

  • Assurer et participer à la permanence de l’OM
  • Participer à l’organisation des évènements de la direction (colloques, activités, réunions, formations…)
  •  Envoyer des invitations
  • Réserver des salles, réserver ou prévoir le matériel logistique
  • Emballer des cadeaux promotionnels

 

Notre offre
Un emploi diversifié dans un contexte passionnant caractérisé par de nombreux contacts humains
100% d'intervention de l'employeur dans les coûts des transports publics et 100% des transport en train
La possibilité de suivre des formations gratuitement
32 jours de congé par an
Présentation corps/direction/service

 

RAISON D’ETRE DE L’ENTITE

La direction de la communication (CGC) est responsable de la mise en œuvre de la politique de communication (interne et externe) telle que définie par le Commissaire générale (CG) et participe à son développement. Elle fournit un appui aux différentes entités de la police fédérale. L'objectif est de favoriser une communication transparente, efficace et optimale en interne ainsi que vis-à-vis des partenaires et clients externes, des autorités et de la population. Cette communication univoque concerne la communication réactive et proactive et contribue ainsi à renforcer et à consolider la confiance et l'image de la police fédérale (Corporate branding). L’Office Management (OM) est le service qui gère le patrimoine PLIF de la direction (personnel, logistique, information & ICT & finance) et qui assure la gestion quotidienne du secrétariat central de la direction. Ce service coordonne également certains achats en services/produits de communication (livres, objets promotionnels…) à destination des clients.

Profil souhaité

Connaissances :

• Organisation policière - Niv.:UTILISATEUR

• Stratégie et politique - Niv.:BASE

• Appui au fonctionnement - Niv.:UTILISATEUR

• Missions de police - Niv.:BASE

Connaissances pratiques :

• Intégrer - Établir des liens pertinents entre diverses données afin de les intégrer de manière synthétique dans un tout cohérent, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates.

• Résoudre des problèmes - Affronter et maîtriser les situations inattendues en examinant les solutions possibles sur base de son expérience et de ses connaissances. Prendre des initiatives pour mettre en œuvre la solution la plus appropriée à chaque problème.

• Soutenir - Assumer le rôle de mentor en donnant l'exemple et en soutenant les personnes dans leurs activités.

Attitudes attendues :

• Adopter une orientation-client - Tenir compte des attentes et besoins des ''clients'' dans la définition et l'exécution des missions et leur offrir un service personnalisé orienté vers la solution la plus opportune en entretenant des contacts constructifs.

• Coopérer - Créer et améliorer l'esprit d'équipe en s'identifiant aux objectifs communs, en partageant ses propres avis et idées et en aplanissant les conflits avec ses collègues.

• Dialoguer - Se familiariser avec les connaissances et l'expérience de son interlocuteur en demandant des éclaircissements, en s'intéressant à ce qu'il fait, en se mettant à sa place et en faisant le nécessaire pour comprendre son message dans sa globalité.

• S’auto-développer - Planifier et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s'enrichissant continuellement par de nouvelles connaissances et compétences.

• Faire preuve d'engagement - S'impliquer entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de soi-même et en cherchant à atteindre la meilleure qualité. Persévérer même en cas de frustration, d'opposition, de tension ou face à un travail fastidieux.

Modalités de sélection dans l'unité

Interview : A déterminer plus tard.

Réserve de recrutement: 24 mois

Veuillez trouvez ci-joint la description officielle

Informations

Nom
BOMAL
Prénom
Géraldine
Fonction
Directrice
Email
cgc@police.belgium.eu
Téléphone
02/642.67.47
Corps/direction/service
CGC/Direction de la Communication/Office Management