Niveau B - Contractuel

Secrétaire de Direction

Engagement externe urgent avec possibilité de statutarisation
Places vacantes: 1
Création d'une réserve de recrutement pour 24 mois
Niveau d'études
Bachelier (enseignement supérieur de type court)
Degré
Secrétaire de direction
Lieu d'embauche
5320 ZP DU VAL DE L'ESCAUT
Rue de Courtrai 40, 7740 Pecq
Date limite d'inscription
05.08.2022
Régime de travail
Contrat de travail à durée déterminée  
12 mois  
Temps plein
Nombre maximum d'inscriptions
10
Numéro de référence
G 5119 F 22 05

Description d'emploi

L'employé de niveau B, secrétaire de direction, est intégré au service d'Appui à la gestion (cabinet du chef de corps) et travaille sous les directives et le contrôle du chef de corps. Cette fonction s'intègrera au sein du pôle de direction et en appui au pôle de gestion des ressources humaines.
A ce titre, il assure, organise et gère le secrétariat du chef de corps. Il est le relais privilégié entre la direction, les collaborateurs et toutes personnes extérieures désirant entrer en contact avec la direction de la zone de police.
Il dispose principalement d'un horaire administratif, mais il est possible que cet horaire puisse varier en fonction des impératifs de disponibilité liés aux missions du service.

Ses tâches principales sont :
- Gérer la correspondance entrante et sortante pour le chef de corps
- Cela se fait entre autres en :
- Recueillant le courrier et les documents adressés au chef de corps ou à ses services ;
- Enrichissant tous les documents entrants de toutes les informations pertinentes à la compréhension et à la contextualisation ;
- Distribuant les demandes du chef de corps vers les collaborateurs concernés et en assurant le suivi administratif ;
- Rédigeant les courriers demandés par le chef de corps tout en assurant l'alimentation des diverses bases numériques (Teams, RIO, ONSS,…).

Ø Assurer le secrétariat administratif du cabinet de chef de corps
Cela se fait entre autres en :
-    Rédigeant des courriers administratifs émanant directement du cabinet du chef de corps ;
-    Assurant la traçabilité et en veillant au classement et à l'archivage de la documentation (entrant et sortante), par le biais de l'alimentation des diverses bases numérique (Teams, RIO, ONSS,…) de tout document entrant et sortant (cfr les bases de données indiquées supra) ;

Assurer la tenue de l'agenda du chef de corps
Cela se fait entre autres en :
-    Organisant et planifiant les rendez-vous du chef de corps ;
-    Maintenant à jour son agenda.

Organiser les réunions du chef de corps
Cela se fait entre autres en :
-    Planifiant les réunions en tenant compte de la disponibilité des personnes et des locaux ;
-    Réservant les salles adéquates ;
-    Communiquant les besoins en logistique ;
-    Préparant en amont les dossiers nécessaires ;
-    Invitant les participants concernés.

Assurer la rédaction des rapports et prises de notes de certaines réunions de manière non exhaustive et non exclusive :


-       Concertation Technique ;
-       Comité de Concertation de Base ;
-       Conseil Zonal de Sécurité ;
-       Commission de sélection ;
-       Rapport d'activités ;
-       …

Assurer la rédaction de procès-verbaux d'audition en relation avec la compétence de responsable final ou d'autorité disciplinaire ordinaire dévolue au chef de corps.

Assurer et participer à la permanence téléphonique du chef de corps et/ou de son service d'Appui à la gestion.

Assurer le lien entre la direction de la zone et les personnes désirant entrer en contact avec elle.
Cela se fait entre autres en :
-    Analysant, enrichissant et au besoin en complétant la demande ;
-    Proposant une orientation adéquate à cette demande (prise de rendez-vous, orientation vers un autre service et/ou une personne de référence, …).

Assurer le suivi des mails arrivant dans la boîte générale de la zone de police
Cela se fait entre autres en :
-    Gérant les mails entrants de manière quotidienne ;
-    Transférant si nécessaire vers une personne-ressource pouvant répondre de manière adéquate à la demande formulée.

Prendre en charge la conduite, le suivi et/ou la dynamisation de certains dossiers thématiques en veillant au respect des législations et règlementations en vigueur

 Assurer le soutien au pôle Direction des Ressources Humaines et Matérielles
-     Réaliser des tâches de DRH suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale du personnel de la zone de police ;
-    Transmettre et suivre les notes et courriers relatifs à la gestion du personnel ;
-    Organiser le déroulement pratique des recrutements et des sélections ;
-    Suivre les demandes des membres du personnel dans un ou plusieurs domaines de la RH.

              

Présentation du service

Visitez notre site:

https://www.police.be/5320

 

Conditions d'admission

Conditions d'inscription:
  • Posséder la nationalité belge ou ressortissant d'un des pays membres de l'Union Européenne
  • Jouir des droits civils et politiques
  • Etre de conduite irréprochable en accord avec les attentes de la fonction, ce qui ne veut pas dire que vous ne devez jamais avoir eu de contravention
  • Etre âgé d'au moins 17 ans
  • Pouvoir fournir un extrait du casier judiciaire (modèle 595) datant de maximum trois mois d'ancienneté à la date de dépôt de la candidature
  • Etre titulaire du permis de conduire B
  • Expérience exigée

    Disposer d'une expérience professionnelle en la matière (secrétaire de direction) sera un plus.
  • Diplôme spécifique exigé
    Bachelier (Enseignement supérieur de type court) en secrétariat de direction.
  • Rédiger une lettre de motivation
  • Etre titulaire d'un diplôme ou certificat d'études au moins équivalent à ceux pris en compte pour le recrutement aux emplois de niveau B dans les administrations fédérales
Conditions d'embauche:
  • Avoir au moins 18 ans
  • Réussir les épreuves de sélection donnant accès au grade pour lequel vous postulez

Profil souhaité

Gestion de l'information : Analyser et intégrer de l'information.
 
- Il est capable d'analyser de l'information : il sait la rassembler et la traiter, et en développer une analyse.
- Il sait intégrer l'information : il peut établir des liens entre les données afin de les intégrer de manière synthétique dans un tout cohérent, il génère des solutions alternatives sous forme de conclusions adéquates et convaincantes.
 
Gestion des tâches : Organiser le travail, résoudre des problèmes.
 
-  Il organise le travail : il fixe des priorités, travaille de façon systématique et proactive.  Il prend des décisions sur base d'informations parfois incomplètes et initie les actions nécessaires.
- Il résout des problèmes : il affronte et gère les imprévus, agit de sa propre initiative, implémente des solutions.
 
 
Gestion des personnes : Souder et motiver autrui.
 
- Il soude les équipes : il encourage la collaboration entre les équipes, les services et les membres de son équipe en les consultant afin que chacun ait le sentiment de pouvoir contribuer aux résultats.
- Il motive : il reconnaît et valorise chacun pour sa contribution, il s'adapte à son interlocuteur de manière à favoriser le meilleur fonctionnement.
- Il respecte les droits et les libertés de l'individu.
 
 
Gestion interpersonnelle : Coopérer, posséder une orientation « client » et établir des relations. 
 
- Il coopère : il crée et améliore l'esprit d'équipe et il cherche à aplanir les conflits.
- Il est orienté vers le service : il tient compte des demandes du citoyen en lui fournissant un service personnalisé et en lui proposant la solution la plus opportune par rapport à sa situation.
- Il établit des relations : il construit et maintient des relations formelles et informelles avec nos partenaires internes et externes.
 
 
Gestion personnelle : S'engager, résister au stress, s'autodévelopper et viser à atteindre ses objectifs.
 
- Il s'engage : il s'implique dans le travail, en assure la qualité et persévère en cas de difficultés.
- Il peut assumer le stress : il gère son stress, il s'auto-contrôle émotionnellement en se centrant sur le résultat et en réagissant de façon constructive à la critique, montre une stabilité émotionnelle, c'est-à-dire pouvoir se maîtriser et pouvoir réprimer les impulsions émotionnelles.
- Il s'auto-développe : il est autocritique et planifie sa progression professionnelle.  Il cherche à enrichir ses connaissances et apprentissages de manière continue.
- Il cherche à atteindre ses objectifs : Il génère des résultats en saisissant les opportunités et en prenant des actions ciblées au bon moment et dans les délais impartis, présente une motivation intrinsèque en manifestant de l'intérêt pour la fonction et en développant un projet professionnel.
- Il gagne en crédibilité en travaillant avec discipline, inscrivant ses propres principes au sein des normes et attentes de l'organisation.

Modalités de sélection

Vous devez d’abord faire des tests génériques au sein du service Recrutement et Sélection. Vous trouvez plus d’information dans la description générale du poste vacant.
  • Commission de sélection
Vous devez d’abord faire des tests génériques au sein du service Recrutement et Sélection.

Par la suite, une Commission vous sera proposée dans notre zone de police.
Lors de cette commission une test écrit sera organisé suivi d’une commission de sélection.

Mon salaire et les avantages

  • Un emploi diversifié dans un contexte passionnant caractérisé par de nombreux contacts humains
  • 100% d'intervention de l'employeur dans les coûts des transports publics et 100% des transport en train
  • Possibilité de bénéficier de primes en cas de prestations supplémentaires, de nuit ou de WE
  • La possibilité de suivre des formations gratuitement
  • 32 jours de congé par an
  • Une assurance hospitalisation gratuite
Numéro de référence: G 5119 F 22 05