Description de la fonction
En tant que gestionnaire de dossiers, vous devrez analyser et contrôler des dossiers suivant la réglementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir l'exécution correcte du statut pécuniaire.
- Compléter des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur ;
- Recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources ;
- Rechercher des informations dans différents fichiers ;
- Vérifier si l'information dans le dossier est complète et correcte ;
- Exécuter les étapes prévues suivant les procédures ou règles ;
- Proposer des alternatives pour la suite du traitement du dossier.
En tant que gestionnaire de données, vous devrez consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
- Tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus ;
- Analyser et/ou contrôler les données introduites ou à introduire ;
- Consulter les différentes bases de données de gestion du personnel pour assurer un traitement correct de la demande du membre du personnel.
En tant que travailleur administratif, vous devrez réaliser des tâches et activités administratives suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
- Rédiger des lettres standardisées et des lettres personnalisées pour le service ;
- Contrôler l'authenticité et la validité des documents ;
- Participer à la digitalisation des dossiers ;
- Ordonner et ranger des dossiers, des documents ou d'autres informations pertinentes pour le service suivant les procédures ou règles.
En tant que personne de contact, vous devrez répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d’une réponse à leur demande.
- Répondre aux demandes d'information de clients internes ou externes par téléphone ou par mail ;
- Fournir les documents/renseignements nécessaires aux personnes ;
- Faire des recherches dans des banques de données ou des archives pour des clients internes ou externes ;
- Donner des explications aux clients concernant la procédure et, en cas de problème, réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures ou règles
En tant que vérificateur, coordonner et dispatcher les tâches entre les différentes
personnes de son groupe et vérifier le travail effectué afin de s’assurer de la qualité
du travail réalisé et de respecter les délais fixés.
- Surveiller du point de vue de la qualité et des délais l'exécution des tâches et apporter des corrections si nécessaire ;
- Répartir les tâches parmi les membres du groupe ;
- Participer à des réunions de concertation internes ;
- Faire rapport à la hiérarchie sur les activités quotidiennes.
Présentation corps/direction/service
RAISON D’ETRE DE L’ENTITE
Le SSGPI a pour principale mission l'application correcte des statuts à tous les membres du personnel, le calcul des salaires et des cotisations, la gestion des contentieux, l'établissement des pièces fiscales,… (article149octies LPI) – www.ssgpi.be
RAISON D’ETRE DE LA FONCTION
Coordonner et contrôler l’encodage et les tâches annexes liées au calcul des salaires afin d’assurer une application correcte et uniforme des statuts pécuniaires.
Profil souhaité
Connaissances :
• Organisation policière - Niv.: UTILISATEUR
• Stratégie et politique - Niv.: BASE
• Appui au fonctionnement - Niv.: UTILISATEUR
• Missions de police - Niv.: BASE
Connaissances pratiques :
• Intégrer - Établir des liens pertinents entre diverses données afin de les
intégrer de manière synthétique dans un tout cohérent, concevoir des
alternatives et tirer des conclusions adéquates.
• Résoudre des problèmes - Affronter et maîtriser les situations inattendues en
examinant les solutions possibles sur base de son expérience et de ses
connaissances. Prendre des initiatives pour mettre en oeuvre la solution la plus
appropriée à chaque problème.
• Soutenir - Assumer le rôle de mentor en donnant l'exemple et en soutenant
les personnes dans leurs activités.
Attitudes attendues :
• Adopter une orientation-client - Tenir compte des attentes et besoins des
''clients'' dans la définition et l'exécution des missions et leur offrir un service
personnalisé orienté vers la solution la plus opportune en entretenant des
contacts constructifs.
• Coopérer - Créer et améliorer l'esprit d'équipe en s'identifiant aux objectifs
communs, en partageant ses propres avis et idées et en aplanissant les conflits
avec ses collègues.
• Dialoguer - Se familiariser avec les connaissances et l'expérience de son
interlocuteur en demandant des éclaircissements, en s'intéressant à ce qu'il fait,
en se mettant à sa place et en faisant le nécessaire pour comprendre son
message dans sa globalité.
• S’auto-développer - Planifier et gérer son propre développement en fonction
des possibilités, des intérêts et des ambitions, en remettant en question de
façon critique son propre fonctionnement et en s'enrichissant continuellement
par de nouvelles connaissances et compétences.
• Faire preuve d'engagement - S'impliquer entièrement dans le travail en
donnant toujours le meilleur de soi-même et en cherchant à atteindre la
meilleure qualité. Persévérer même en cas de frustration, d'opposition, de
tension ou face à un travail fastidieux.
Modalités de sélection dans l'unité
Un test écrit éliminatoire suivi d'une interview pour les meilleurs candidats
Réserve de recrutement : 24 mois
Date d’entrée en fonction
Date à discuter avec le candidat
