Overslaan en naar de inhoud gaan
JobPol website banner

Assistent (C) - Administratief medewerker ICT

Uiterste inschrijvingsdatum
Referentie
P 6034 N 19 05
Korps/directie/dienst
7493 - Csd Ovl - Middelen - Informatica
Werkplaats
Groendreef 181
9000 Gent
Provincie/Regio
Oost-Vlaanderen
Contracttype
Een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur
Duur
bepaalde duur tot 31/12/2019
Arbeidsregeling
Voltijds (38 uur / week)
Aantal vacatures
1
Maximum aantal inschrijvingen
25
Studieniveau
6 jaar secundair onderwijs
Diplomavereisten

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen.

Vereiste ervaring

Geen

Niveau
Assistent (C)
Aanvullende informatie
Niet statutair zijn in een betrekking van hetzelfde niveau binnen de geïntegreerde Politie
Wervingsreserve
Type betrekking
Contractueel
Functiebeschrijving

Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten
verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit
te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen
- Opstellen van gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven en documenten.
- Verslagen van interne vergaderingen opstellen.
- Teksten, memo's, nota's en presentaties opstellen.
- De vormgeving van documenten verzorgen.
- Opvolgen van lopende dossier om een algemene administratieve ondersteuning te bieden.
- Instaan voor opzoekwerk alsook inzamelen en verwerken van data- en cijfermateriaal.
- Verzorgen van inkomende en uitgaande informatiestromen (briefwisseling, e-mail, telefoon, fax) .
- Beheren van de agenda van de systeembeheerders en van de radio- en telefoniebeheerders en van de dienst.
- Beheren van de administratieve dossiers van de dienst en bijhouden van het klassement.
- Opzoeken en verzamelen van informatie en deze kunnen aanreiken indien gevraagd.
- Instaan voor het onthaal van interne en externe partners.
- Kopieën maken en en samenstellen van documentatiedossiers allerlei.
- Inplannen en praktisch organiseren van diverse vergaderingen, opvragen van agendapunten, opmaken van het verslag en
opvolgen van de uitvoering van de actiepunten.
Als logistieke ondersteuning logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures
om de logistieke
van taken:
- De binnenkomende post of mails beheren.
- Het logistieke materiaal voor de dienst reserveren of voorzien.
- …
Als contactpersoon antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe
vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het
zoeken van een antwoord op hun vraag.
- De telefoon beantwoorden en de oproep doorgeven aan de gespecialiseerde personen of diensten.
- Beantwoorden van schriftelijke en mondelinge vragen en doorverwijzen naar de juiste dienst.
- Berichten ontvangen en doorgeven.
- Zorgen voor het onthaal en de begeleiding van bezoekers (burgers, klanten, ondernemingen …).
- Instaan voor de informatiedoorstroming van en naar de leden van de directie en hulp verlenen met als doel het oplossen
van problemen.
- Opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven.
- …
Als gegevensbeheerder gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of
externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de
verdere contrôle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter
beschikking te stellen.
- Ordenen, en rangschikken volgens de procedures en/of regels van dossiers, documenten of andere relevante informatie.
- De toegankelijkheid van de classificatie verhogen (etiketten, inhoudsopgave, structuur van de dossiers ...).
- Ordenen van gegevens en toekennen aan de categorieën.
- De gegevensbanken up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te
voeren.
- De ingevoerde of in te voeren gegevens analyseren en/of controleren.

Ons aanbod
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
De kans verdere opleidingen te volgen
Het beginsalaris wordt vastgesteld op de baremieke schaal CC1 (minimum €23885.61 op de huidige indexeringscoëfficiënt)
Voorstelling korps/directie/dienst

CSD Oost-Vlaanderen (coördinatie- en steundirectie) wordt geleid door de bestuurlijke directeur-coördinator. Onze eenheid is o.a. bevoegd voor de operationele en niet-operationele ondersteuning van de gedeconcentreerde federale diensten en de lokale politie van het arrondissement Oost-Vlaanderen.
De sectie Informatica van de dienst Middelenbeheer (PLIF) van de CSD ziet erop toe dat de niet-operationele steun inzake ICT en informatie verzekerd wordt ten behoeve van de entiteiten van de federale politie die aanwezig zijn in het arrondissement en in het bijzonder van de FGP. Zij neemt eveneens actief deel aan het in plaats stellen van een optimaal en transparant beleid inzake ICT en informatie binnen de CSD en de FGP.

Extra aanbod
fietsvergoeding
glijdende uren
Competenties/Specifieke diplomavereisten

Geen specifieke diplomavereisten.

Gewenst profiel

Politionele organisatie - Niv.:BASIS
Ondersteuning van de werking - Niv.:BASIS

Kennis :
• Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER
• Strategie en beleid - Niv.:BASIS
• Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER
• Opdrachten van politie - Niv.:BASIS

Praktische kennis :
• Integreren - Via het leggen van relevante verbanden diverse gegevens op een synthetische manier integreren in een coherent geheel, alternatieven naar voor brengen en deze synthese en alternatieven verder uitwerken in een waardevolle en sluitende conclusie.
• Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.
• Ondersteunen - Anderen ondersteunen door een formele rol als mentor te aanvaarden, door een voorbeeldfunctie op te nemen en door anderen te helpen bij hun activiteiten

Verwachte gedrag :
• Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
• Samenwerken - Groepsgeest creëren en bevorderen door de eigen mening en ideeën te delen, door zich te identificeren met de gemeenschappelijke doelstellingen en door conflicten met collega's bij te leggen.
• Dialogeren - De kennis en achtergrond van de gesprekspartner leren kennen door gerichte vragen te stellen, aandacht te hebben voor wat hem bezighoudt, zich in te leven in zijn situatie en het nodige te doen om zijn totale boodschap te begrijpen.
• Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
• Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.

Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.

Selectiemodaliteiten in de eenheid

Interview

Wervingsreserve: 24 maanden

Informations

Naam
Adam
Voornaam
Daisy
Functie
IT Manager
E-mail
daisy.adam@police.belgium.eu
Telefoon
09 237 15 10
Korps/directie/dienst
CSD Oost-Vlaanderen/PLIF/I