Overslaan en naar de inhoud gaan
JobPol website banner

Assistent (C) - ASSISTENT dossierbeheerder

Uiterste inschrijvingsdatum
Referentie
S 6297 N 18 05
Korps/directie/dienst
7300 - Ssgpi - Satelliet West
Werkplaats
Groendreef 181
9000 Gent
Provincie/Regio
Oost-Vlaanderen
Contracttype
Een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur
Arbeidsregeling
Voltijds (38 uur / week)
Aantal vacatures
2
Studieniveau
6 jaar secundair onderwijs
Diplomavereisten

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen.

Niveau
Assistent (C)
Aanvullende informatie
Niet statutair zijn in een betrekking van hetzelfde niveau binnen de geïntegreerde Politie
Prioriteit zal gegeven worden aan interne kandidaten.
Wervingsreserve
Type betrekking
Statutair
Functiebeschrijving

Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.

- Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures

- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen

- Informatie opzoeken in verschillende bestanden

- Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is

- De vastgelegde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels

- Alternatieven voorstellen voor de verdere behandeling van het dossier

 

Als gegevens-beheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

- De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren

- De ingevoerde of in te voeren gegevens analyseren en/of controleren

- De verschillende gegevensbanken betreffende het personeelsbeheer raadplegen voor een correcte behandeling van de vraag van het personeelslid

 

Als administratieve ondersteuning, administratieve taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.

- Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst

- De echtheid en geldigheid van de documenten controleren

- Deelnemen aan de digitalisatie van de dossiers

- De dossiers, de documenten of andere pertinente documentatie  ordenen en rangschikken voor de dienst volgens de procedures en regels

 

Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

- Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten

- De nodige documenten/inlichtingen aan de personen bezorgen

- Opzoekingen doen in de databanken of de archieven voor de interne  en de externe klanten

- Aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels.

Ons aanbod
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
De kans verdere opleidingen te volgen
Minimum 32 verlofdagen per jaar
Gratis hospitalisatieverzekering
Het beginsalaris wordt vastgesteld op de baremieke schaal CC1 (minimum €23885.61 op de huidige indexeringscoëfficiënt)
Voorstelling korps/directie/dienst

Het SSGPI heeft als belangrijkste opdracht de correcte toepassing van de statuten op alle personeelsleden, de berekening van de lonen en de bijdragen, het schuldbeheer, het opstellen van fiscale attesten, … (art. 149octies LPI) – www.ssgpi.be

Gewenst profiel

Kennis :

• Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER

• Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER

 

Praktische kennis :

• Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een

doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens

gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en

behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.

• Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door

de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis.

Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te

voeren.

• Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en

informele wijze overbrengen op anderen.

 

Verwachte gedrag :

• Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en

behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en

hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen

oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.

• Communiceren - Gegevens en meningen correct en gestructureerd

overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist

rapporteren.

• Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie

van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen

functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten,

vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.

• Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van

zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij

frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.

• Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het

beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies

strikt opvolgen.

Selectiemodaliteiten in de eenheid

Later te bepalen.

Wervingsreserve: 24 maanden

Informations

Naam
D'HAESELEIR
Voornaam
Evy
Functie
Bureauchef
E-mail
evy.dhaeseleir@police.belgium.eu
Telefoon
0473/85.54.26
Korps/directie/dienst
SSGPI