Overslaan en naar de inhoud gaan
JobPol website banner

Assistent (C) - Assistent-Human Resources Assistant

Uiterste inschrijvingsdatum
Referentie
S 6143 T 19 02
Korps/directie/dienst
7358 - Dri - Resources
Werkplaats
Koningsstraat 202A
1000 Brussel
Provincie/Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Arbeidsregeling
Voltijds (38 uur / week)
Aantal vacatures
1
Maximum aantal inschrijvingen
25
Studieniveau
6 jaar secundair onderwijs
Diplomavereisten

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen.

Niveau
Assistent (C)
Aanvullende informatie
Niet statutair zijn in een betrekking van hetzelfde niveau binnen de geïntegreerde Politie
Prioriteit zal gegeven worden aan interne kandidaten.
Wervingsreserve
Type betrekking
Statutair
Functiebeschrijving

BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE

Als medewerker van Resources een contactpunt zijn voor alle leden van het personeel en steun verlenen aan de transversale diensten alsook een optimale en kwaliteitsvolle dienstverlening verzorgen op administratief vlak om de opvolging van de dossiers, een optimale werking en een efficiënte organisatie van de eenheid te garanderen.

FUNCTIEBESCHRIJVING

A. Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken

- De prestaties van de personeelsleden van de entiteit opvolgen.
- De onbeschikbaarheden van de personeelsleden van de entiteit opvolgen.
- De controleverplichtingen inzake medisch toezicht plannen.
- De persoonlijke dossiers van de personeelsleden van de entiteit bijhouden.
- Nota's en briefwisseling betreffende het personeelsbeheer opstellen en opvolgen.
- Formulieren uitwerken.
- Dossiers administratief beheren en opvolgen.
- Dossiers en informatiebrochures samenstellen.
- …

B. Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

Voorbeelden van taken

- Antwoorden op de vragen om informatie en op de vragen inzake HR-aangelegenheden.
- Berichten ontvangen en doorgeven.
- Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten.
- De nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen.
- Om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen.
- …

C. Als Gegevens-beheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken

- Dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels.
- De toegankelijkheid van de classificatie verhogen (etiketten, inhoudsopgave, structuur van de dossiers ...).
- De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren.
- Op basis van de gegevensbank rapporten en lijsten maken.
- Aan de interne en externe gebruikers uitleg geven over de gegevensbank of de classificatie en hen helpen bij hun opzoekingen.
- …

D. Als Informatie-beheerder, de revelante informatie met betrekking tot specifieke domeinen beheren en exploiteren om ze beschikbaar te stellen zodat iedereen in staat is zijn/haar taken uit te voeren en/of de ad hoc procedures na te leven.

Voorbeelden van taken

- Deelname aan specifieke seminaries.
- Volgen van opleidingen.
- Vakliteratuur raadplegen.
- De evoluties in zijn domein opvolgen.
- De ontvangen informatie verspreiden.
- De gebruikte middelen en de informatie bijhouden/updaten.
- De personeelsbehoeften op te volgen (mobiliteit, selectie en recrutering, pensioen,…).
- …

Ons aanbod
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
Mogelijkheid tot het bekomen van bijkomende premies, in geval van week-end, nacht of overuren
De kans verdere opleidingen te volgen
Minimum 32 verlofdagen per jaar
Gratis hospitalisatieverzekering
Het beginsalaris wordt vastgesteld op de baremieke schaal CC1 (minimum €23885.61 op de huidige indexeringscoëfficiënt)
Voorstelling korps/directie/dienst

DRI is verantwoordelijk voor het beheer van de politionele informatie en de ICT-middelen.
Als dusdanig zorgt DRI voor de voorbereiding van het beleid en van de regelgeving in zake het beheer en de verwerking van de informatie, voor de ontwikkeling van het concept van ‘politionele informatie’, voor de bepaling van de standaarden en voor de technische normen en de implementatie van de informatie- en communicatiesystemen.

De dienst Resources (Resources Division - DIRES) ontwikkelt het HR-, logistieke en financiële beleid en de strategie van de directie. Bovendien staat hij in voor de HR-, logistieke- en financiële processen.
Hij coördineert de analyse van de behoeften, van de ontwikkeling en van het beheer van personele, financiële en logistieke middelen van de directie. In het raam van het beheer van de middelen coördineert de dienst eveneens het beheer van de externe consultants, samen met de externe partners, en coördineert met de FOD Binnenlandse Zaken en de SICAD’s voor het beheer van de neutrale calltakers.
Hij organiseert eveneens het administratieve beheer van de directie. Daarom is er eveneens een functionele band met de administratieve assistenten in de Business Units.
Hij vormt eveneens een verbindende schakel met het facility management van het POLIS center-gebouw.
Wat het financiële beheer betreft, ontwikkelt de dienst de financiële ICT-strategie van de politie, coördineert de financiële ICT-behoeften en volgt de implementatie en uitvoering op.
De directeur moet m.a.w. de ontwikkeling van de beleidscyclus in zake HRM, logistiek en financiën volledig kunnen delegeren aan deze dienst.

Competenties/Specifieke diplomavereisten

De functie bestaat voornamelijk uit het beheer van het interne programma van administratief en logistiek beheer van het personeel (GALoP).
Kennis van de tweede landstaal (Frans/Nederlands) is een belangrijke meerwaarde

Gewenst profiel

Kennis :

• Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER
• Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER

Praktische kennis :

• Integreren - Via het leggen van relevante verbanden diverse gegevens op een synthetische manier integreren in een coherent geheel, alternatieven naar voor brengen en deze synthese en alternatieven verder uitwerken in een waardevolle en sluitende conclusie.
• Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.
• Ondersteunen - Anderen ondersteunen door een formele rol als mentor

Verwachte gedrag :

• Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
• Samenwerken - Groepsgeest creëren en bevorderen door de eigen mening en ideeën te delen, door zich te identificeren met de gemeenschappelijke doelstellingen en door conflicten met collega's bij te leggen.
• Dialogeren - De kennis en achtergrond van de gesprekspartner leren kennen door gerichte vragen te stellen, aandacht te hebben voor wat hem bezighoudt, zich in te leven in zijn situatie en het nodige te doen om zijn totale boodschap te begrijpen.
• Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
• Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.

Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.

Selectiemodaliteiten in de eenheid

Later te bepalen.
Wervingsreserve: 24 maanden

Informations

Naam
VAN DEN BERGHE
Voornaam
Catherine
Functie
General Resources Manager
E-mail
DRI.Resources.Pers@police.belgium.eu
Telefoon
02/642.77.00
Korps/directie/dienst
DGR – DRI - Resources