Consulent - Consulent - Administratieve steun
1050 Elsene
Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau B bij de federale Rijksbesturen.
De directie van de logistiek verzekert een professionele en effectieve steun aan de geïntegreerde politie door het leveren van produkten (functie-uitrusting, voertuigen, wapens, ...), diensten (overheidsopdrachten…) kwalitatief en conform de markt alsook van een aangepaste werkomgeving (bureau’s, schietstanden, ...). Zij verspreidt informatie in het logistieke domein en streeft ernaar een simpele, snelle en feilloze logistieke keten te garanderen, met een optimale coördinatie tussen de spelers, of het nu gaat over prijs, hoeveelheid, timing, plaats of innovatie. Zij streeft ernaar om zich permanent en met een hart voor hun welzijn te te verzekeren dat elke medeweerker goed uitgerust is.
De dienst Real Estate is verantwoordelijk voor de vaststlling en de uitvoering van grote investeringsprojecten, in samwenwerking met de eindgebruikers, de Regie der gebouwen en de andere externe partners.
BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE
Zorgen voor diverse administratieve zaken van de dienst en bijdragen aan de uitvoering van de verschillende processen, procedures en instrumenten teneinde de medewerkers te helpen om de verwachte resultaten te bereiken. Een steun verlenen om de vastgestelde objectieven te bereiken en om de taken en missies op de meest optimale en efficiënte manier uit te voeren.
BESCHRIJVING VAN DE FUNCTIE
- Als administratieve ondersteuning, taken en administratieve en/of organisatorische activititen realiseren volgens de geldende procedures teneinde het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te verzekeren en/of het garanderen van de aanlevering van de nodige documenten.
Voorbeelden van taken :
- Opstellen van teksten, memo’s, presentaties, brieven,…
- Deelnemen aan interne of externe vergaderingen en verslagen opstellen
- Administratieve dossiers met betrekking tot de dienst beheren en de goede opvolging hiervan verzekeren
- Een steun aan de medewerkers van de dienst leveren door hun informatie, documenten, nuttige dossiers aan te leveren
- Vergaderingen plannen, uitnodigingen verzenden en zalen reserveren
- Brieven verzenden, correspondentie aan een persoon, een dienst, een klant, een partner, …
- De opvolging van vragen uitvoeren en de betrokken personen informeren over de vooruitgang
- Overzichten en samenvattingen van dossiers, vragen, vergaderingen,… voltooien, en deze ter beshikking stellen van de dienst
- …
- Als gegevensbeheerder, raadplegen, invoeren, klasseren van gegevens en/of één of meerdere interne databanken beheren teneinde te beschikken over alle noodzakelijke elementen voor het vervolg van controle en van de behandeling van het dossier en gestructureerde informatie ter beschikking stellen van de organisatie.
Voorbeelden van taken :
- Ontvangen en nakijken van in te voeren/klasseren informatie en gegevens
- Ordenen en klasseren van elk type informatie en gegevens
- Raporten, lijsten en statistieken opstellen op basis van ingevoerde, beschikbare gegevens
- Zoeken en verzamelen van eventuele ontbrekende gegevens
- Regelmatig ingevoerde gegevens bijwerken
- Diverse inventarissen opmaken
- …
- Als dispatcher, Ontvangen en doorgeven van operationele vragen/informatie aan de juiste betrokkenen en volens het geschikte kanaal teneinde te beantwoorden aan de verwachtingen van de klant binnen de gestelde termijn.
Voorbeelden van taken :
- Ontvangen en doorsturen van berichten
- Klanten en partners begeleiden naar de juiste personen
- Informatie ontvangen en doorsturen/verdelen naar de juiste diensten
- …
- Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van interne of externe klanten en de ingewikkelde vragen doorsturen naar gespecialiseerde personen of diensten teneinde de klanten te ondersteunen in de zoektocht naar een antwoord op hun vraag.
Voorbeelden van taken :
- Telefoon beantwoorden en de oproepen doorverbinden naar de bevoegde personen
- Beantwoorden aan vragen van partners en klanten
- Personen, klanten en partners doorsturen naar de betrokken/bevoegde personen
- Opzoeken en verzamelen van ontbrekende informatie dat toelaat om te antwoorden op vragen van klanten, partners, diensten
Kennis :
• Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER
• Strategie en politiek - Niv.:BASIS
• Functionele steun - Niv.:GEBRUIKER
• Politionele missies - Niv.:BASIS
Praktische kennis :
• Verwerken - Tot stand brengen van passende verbanden tussen verschillende gegevens teneide deze te integreren op een synthetische manier in een samenhangend geheel, alternatieven voorstellen en gepaste conclusies trekken.
• Problemen oplossen - Aanpakken en beheren van onverwachte situaties door mogelijke oplossingen te onderzoeken op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest aangewezen oplossing uit te voeren bij elk probleem.
• Ondersteunen - De rol van mentor aannemen door het voorbeeld te geven en door de peronen in hun activiteiten te ondersteunen.
Verwachte houding :
• Een klantgerichte oriëntatie aannemen - Rekening houden met de verwachtingen en benodigdheden van de « klanten » in de bepaling en uitvoering van missies en hun een gepersonaliseerde dienst gericht op de meest opportune oplossing door opbouwende contacten te onderhouden.
• Meewerken - Ontwikkelen en verbeteren van de groepsgeest door zichzelf te identificeren met de gemeenschappelijke objectieven, door zijn eigen mening en ideeën te delen en door de plooien glad te strijken met zijn collega’s.
• Communiceren - Zich eigen maken met de kennis en de ervaring van zijn contactpersoon door verduidelijking te vragen, door zich te interesseren in wat hij doet, door zich in zijn plaats te stellen en door het nodige te doen om zijn boodschap in zijn geheel te begrijpen.
• Zich zelf-ontwikkelen - Plannen en beheren van zijn eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, de interesses en de ambities, door het invraagstellen van zijn eigen werking, op kritische wijze en zich constant verrijkend door nieuwe kennis en competenties.
• Blijk geven van betrokkenheid - Zich volledig in het werk inzetten door altijd het best van zichzelf te geven en door te zoeken om de beste kwaliteit te bereiken. Volhouden zelfs in het geval van frustratie, verzet, spanning of tegenover een tijdrovend werk.
Iedere medewerker verbindt zich tot het repecteren van de richtlijnen, procedures en instructies op het gebied van welzijn en aan het inlichten van zijn verantwoordelijke van gevaarlijke situaties en gedragingen. Hij waakt eveneens over de middelen, die ter zijner beschikking gesteld zijn, als een goede huisvader.
Selectiemodaliteiten : Later te bepalen
Wervingsreserve : 24 maanden