Overslaan en naar de inhoud gaan
JobPol website banner

B - Consulent - CG/FIW/Secretariaat

Uiterste inschrijvingsdatum
Referentie
S 5205 N 18 05
Korps/directie/dienst
7147 - Cg - Dienst Interne Werking
Werkplaats
Kroonlaan 145 A
1050 Elsene
Provincie/Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Arbeidsregeling
Voltijds (38 uur / week)
Aantal vacatures
1
Maximum aantal inschrijvingen
15
Studieniveau
1 cyclus / graduaat / bachelor
Diplomavereisten

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau B.

Niveau
B
Aanvullende informatie
Niet statutair zijn in een betrekking van hetzelfde niveau binnen de geïntegreerde Politie
Wervingsreserve
Type betrekking
Statutair
Functiebeschrijving

Als planningsdeskundige de uitvoering van taken, activiteiten, technische procedures coördineren om praktische verloop van de activiteiten te verzekeren.

 

  • de binnenkomende informatie (fax, post, mails ...) aan de juiste persoon of dienst toekennen 
  • het beheer van de routineopvolging verzekeren
  • de door de directeurs bepaalde functionele mailboxen beheren
  • de actieve opvolging van de dossiers beheren en de uitvoering ervan nakijken
  • de opvolging verzekeren van dossiers die buiten de kantooruren worden behandeld (contact met de SICAD) 
  • een tabel bijhouden van de verantwoordelijken die dagelijks binnen de CSD en de FGP aanwezig zijn.

Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.

 

  • gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst
  • memo's opstellen in het kader van het gebruik van het unieke RIO
  • dossiers administratief beheren en opvolgen
  • de samenhang van de verschillende stukken van een dossier waarborgen
  • de administratieve opvolging verzekeren van de verschillende dossiers die door de dienst 'Enig Loket' worden behandeld (naleving van de termijnen, naleving van de procedures ...)
  • wanneer nodig rappelbrieven sturen naar de personen die bij de behandeling van een dossier zijn betrokken
  • tevredenheidsonderzoeken uitvoeren bij de klanten
  • de binnenkomende post of mails beheren
  • de agenda van een persoon of een dienst beheren
  • kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen

Als informatiebeheerder de relevante informatie met betrekking tot specifieke domeinen beheren en exploiteren om ze beschikbaar te stellen zodat iedereen in staat is zijn/haar taken uit te voeren en/of de ad-hocprocedures na te leven.

 

  • de kwaliteit van de inhoud en de vorm van de via de verschillende informatiekanalen verspreide boodschap ontwikkelen
  • de relevantie van het documentaire aanbod beoordelen
  • de inhoud van de informatie controleren en aanpassen
  • de informatie communiceren via het (de) geschikte kana(a)l(en)
  • garant staan voor de goede uitvoering van de procedure die in het kader van het unieke RIO wordt toegepast en de tools die ermee verband houden (bv. Sharepoint) en er de referentiepersoon voor zijn.

 

Als helpdesk technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/ gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven.

 

  • de telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten
  • de klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten
  • berichten ontvangen en doorgeven
  • de nodige documenten/brochures/inlichtingen met betrekking tot de algemene organisatie aan de personen bezorgen
  • voor interne of externe klanten opzoekingen doen in gegevensbanken of archieven
  • aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels
  • per mail de informatieaanvragen van de interne of externe klanten beantwoorden
  • om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen
  • de FAQ's op het intranet van de Federale Politie wekelijks updaten
  • zich ervan verzekeren dat de aan de klanten meegedeelde informatie volledig en correct is.

 

Ons aanbod
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
De kans verdere opleidingen te volgen
Minimum 32 verlofdagen per jaar
Gratis hospitalisatieverzekering
Het beginsalaris wordt vastgesteld op de baremieke schaal (minimum €0.00 op de huidige indexeringscoëfficiënt)
Voorstelling korps/directie/dienst

BESTAANSREDEN VAN DE ENTITEIT

De dienst FIW (Interne Werking) valt rechtstreeks onder de Commissaris-generaal (CG). De dienst zorgt voor het dagelijkse administratieve beheer van de mandaathouders en directeurs van het Commissariaat-generaal en de leden van de diensten van het Commissariaat-generaal.

 

Bovendien waarborgt de dienst de correcte en eenvormige toepassing van de processen/procedures in de verschillende activiteitendomeinen (human resources, waaronder welzijn, budget, screening en administratieve steun) binnen de volledige pijler van het Commissariaat-generaal.

 

Daarnaast bouwt de dienst de nodige expertise op het vlak van human resources op om de Commissaris-generaal een passend advies te kunnen verstrekken om de visie en de strategische doelstellingen te bepalen, alsook om de beleidslijnen in die specifieke domeinen te ontwikkelen.

 

Tot slot streeft de dienst ernaar om de directeurs en mandaathouders van het Commissariaat-generaal op gepaste wijze te adviseren voor een correcte uitvoering van het in de verschillende domeinen uitgestippelde beleid.

 

BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE

Een optimaal beheer verzekeren van alle post en verzoeken zowel met betrekking tot operationele als niet-operationele domeinen die het Commissariaat-generaal en/of partners tijdens de werkdagen en de normale diensturen ontvangen, om een kwaliteitsvolle opvolging van de dossiers binnen een redelijke termijn te waarborgen.

Gewenst profiel

Praktische kennis:

 

  • Integreren - Via het leggen van relevante verbanden diverse gegevens op een synthetische manier integreren in een coherent geheel, alternatieven naar voor brengen en deze synthese en alternatieven verder uitwerken in een waardevolle en sluitende conclusie
  • Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.
  • Ondersteunen - Anderen ondersteunen door een formele rol als mentor te aanvaarden, door een voorbeeldfunctie op te nemen en door anderen te helpen bij hun activiteiten.

Verwachte gedrag:

 

  • Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
  • Samenwerken - Groepsgeest creëren en bevorderen door de eigen mening en ideeën te delen, door zich te identificeren met de gemeenschappelijk doelstellingen en door conflicten met collega's bij te leggen.
  • Dialogeren - De kennis en achtergrond van de gesprekspartner leren kennen door gerichte vragen te stellen, aandacht te hebben voor wat hem bezighoudt, zich in te leven in zijn situatie en het nodige te doen om zijn totale boodschap te begrijpen.
  • Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functievan zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.

 

Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.

 

Selectiemodaliteiten in de eenheid

Interview

Bijgevoegd vindt u de officiële beschrijving

Informations

Naam
LOX
Voornaam
Alwin
Functie
Hoofdcommissaris-Jurist
E-mail
alwin.lox@police.belgium.eu
Telefoon
02/227.51.40
Korps/directie/dienst
Commissariaat-generaal / Kabinet