Overslaan en naar de inhoud gaan
JobPol website banner

Assistent (C) - Dossierbeheerder HRM

Uiterste inschrijvingsdatum
Referentie
S 6002 T 18 04
Korps/directie/dienst
7562 - Das - Personeel Dienst
Werkplaats
Ruiterijlaan 2
1040 Etterbeek
Provincie/Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Arbeidsregeling
Voltijds (38 uur / week)
Aantal vacatures
1
Maximum aantal inschrijvingen
25
Studieniveau
6 jaar secundair onderwijs
Diplomavereisten

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C.

Niveau
Assistent (C)
Aanvullende informatie
Niet statutair zijn in een betrekking van hetzelfde niveau binnen de geïntegreerde Politie
Wervingsreserve
Type betrekking
Statutair
Functiebeschrijving

- Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

Opzoekingen verrichten, voor interne of externe partners, in de databanken of archieven
Beantwoorden van de telefoon en overmaken van de oproep/vraag aan de gespecialiseerde personen of diensten
Ontvangen en doorgeven van berichten
Beantwoorden, via telefoon of per mail, van verzoeken tot bekomen van informatie uitgaande van interne of externe klanten

- Als ondersteuning HRM, HRM-taken en -activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het personeel dat de entiteit ter beschikking wordt gesteld optimaal te beheren.

Beheren en opvolgen van de aanvragen van de personeelsleden in één of meerdere HR gebieden (opleiding, loopbaan, onbeschikbaarheden, aanpassing van de arbeidstijd, detachering, mobiliteit, ?)
Organiseren en/of deelnemen aan het praktische verloop van de rekruteringen en selecties
Contact opnemen met de medewerkers om hen te informeren over de procedures welke zij in hun specifieke situatie dienen te volgen
Opstellen en opvolgen van Nota's en briefwisseling betreffende het personeelsbeheer
Verzekeren van een opvolging van de termijnen inzake evaluatie
Bijhouden van de persoonlijke dossiers van de personeelsleden van de entiteit (klassering, inventaris, verspreiding, opstelling van de nodige documenten in dit kader)

- Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.

Deelnemen aan de dagelijkse activiteiten van de dienst en uitvoeren van elke bestuurlijke en organisatorische taak die de optimale uitvoering van de doelstellingen van de dienst toelaat door de termijnen en kwaliteitsnormen na te leven
Up-to-date stellen van de interne procedures van administratief beheer
Ondersteunen van de verantwoordelijke(n) in het beheer en de administratieve behandeling van specifieke dossiers
Opzoeken, beheren en archiveren van de documentatie
Helpen bij de vertaling van verschillende documenten
Beheren van het geïnformatiseerd GALOP-systeem in één of meerdere van diens componenten
Versturen van faxen en brieven voor een persoon of een dienst
Opstellen van typebrieven, formulieren, documenten en/of getuigschriften

- Als gegevens-beheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere contrôle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

Ordenen en rangschikken van dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst, en dit volgens de procedures of regels
Up-to-date houden van de gegevensbank door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren
Garanderen van de graad van toegankelijkheid van de klassering (etiketten, inhoudstabel, structuur van de dossiers ...)
Analyseren en/of controleren van de ingevoerde of in te voeren gegevens
Gebruik maken van specifieke informaticaprogramma's (GALoP, RIO, DBLog...)

- Als helpdesk, technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven.

Het probleem identificeren in de situatie die de verzoeker uiteenzet
Antwoorden op de routinevragen die tot de corebusiness van zijn dienst/directie behoren
Toepassen van de gekende procedures voor probleemoplossing

Ons aanbod
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
De kans verdere opleidingen te volgen
Minimum 32 verlofdagen per jaar
Gratis hospitalisatieverzekering
Het beginsalaris wordt vastgesteld op de baremieke schaal CC1 (minimum €23885.61 op de huidige indexeringscoëfficiënt)
Voorstelling korps/directie/dienst

De Directie Openbare Veiligheid is een steuneenheid die aan de entiteiten van de Geïntegreerde Politie, welke hierom verzoeken, verschillende vormen van gespecialiseerde versterkingen levert hetgeen het beheer van de publieke ruimte betreft, en in het bijzonder de middelen die toelaten gewelddadige en/of potentieel gevaarlijke situaties in termen van openbare veiligheid te vermijden of op te lossen.

Gewenst profiel

KENNIS
- Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER Politionele struktuur
- Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER Functionering van de politionele struktuur
- Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER Partnerschap
- Strategie en beleid - Niv.:BASIS
- Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER HRM
PRATISCHE KENNIS
- Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.
- Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.
- Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.
VERWACHTE GEDRAG
- Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.

- Communiceren - Gegevens en meningen correct en gestructureerd overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist rapporteren.

- Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.

- Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.

- Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies strikt opvolgen.

Selectiemodaliteiten in de eenheid

In aanmerking nemen van het advies van een selectiecommissie Het organiseren van één of meer tests of geschiktheidsproeven Testen niet eliminerend
Wervingsreserve: 24 maanden

Informations

Naam
CSL B. DUBOIS - CNT S.WIJNANTS
E-mail
dga.das.bhr@police.belgium.eu
Telefoon
02/642.73.91
Korps/directie/dienst
DAS (DIRECTION DE LA SECURITE PUBLIQUE) / DAS (DIRECTION DE LA SECURITE PUBLIQUE)