Overslaan en naar de inhoud gaan
JobPol website banner

Assistent (C) - Medewerker personeel

Uiterste inschrijvingsdatum
Referentie
S 6977 N 18 15
Korps/directie/dienst
7307 - Coord En Steundirectie - Arr Antwerpen
Werkplaats
Noordersingel 25-27
2140 Borgerhout
Provincie/Regio
Antwerpen
Arbeidsregeling
Voltijds (38 uur / week)
Aantal vacatures
1
Studieniveau
6 jaar secundair onderwijs
Diplomavereisten

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen.

Vereiste ervaring

Ervaring in een administratieve job en/of personeelwerk is een pluspunt

Niveau
Assistent (C)
Aanvullende informatie
Niet statutair zijn in een betrekking van hetzelfde niveau binnen de geïntegreerde Politie
Prioriteit zal gegeven worden aan interne kandidaten.
Wervingsreserve
Type betrekking
Statutair
Functiebeschrijving

BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE
Een doeltreffende en efficiënte HR-ondersteuning bieden aan de leidinggevenden van de CSD en de FGP, alsook aan de entiteiten van de federale politie in het arrondissement om de correcte uitvoering van het door de Dirco uitgestippelde beleid te verzekeren.
Als dossierbeheerder dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt

TAKEN:
Als dossierbeheerder dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt
- De dossiers met betrekking tot zijn bevoegdheidsdomein of informatie in verband met die dossiers ontvangen
- Dossiers voorbereiden en samenstellen die aan het diensthoofd Personeel of aan de directeurs moeten worden voorgelegd en/of aan DRP moeten worden toegezonden
- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen
- Informatie opzoeken in verschillende bestanden
- Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is
- De vastgestelde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels
- Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures
- Een conclusie betreffende het vervolg van de behandeling van het dossier formuleren
- Een conclusie in het dossier formuleren en aan het bevoegde beslissingsorgaan voorleggen
- Alternatieven voorstellen voor de verdere behandeling van het dossier

Ondersteuning HRM, HRM-taken en -activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het personeel dat de entiteit ter beschikking wordt gesteld optimaal te beheren
- Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst
- Verslagen van interne vergaderingen opstellen
- Teksten, memo’s, nota’s en presentaties opstellen
- Dossiers voorbereiden en samenstellen die aan het diensthoofd Personeel of aan de directeurs moeten worden voorgelegd en aan DRP moeten worden toegezonden
- De echtheid en geldigheid van de documenten controleren
- De lay-out van documenten verzorgen
- 'gespecialiseerde P-dossiers' administratief beheren en opvolgen
- Dossiers en informatiebrochures samenstellen
- Zorgen voor de administratieve opvolging van de dossiers van de dienst Personeel (naleving van de termijnen …)
- Verbanden leggen tussen de verschillende stukken van een dossier
- De prestaties van de personeelsleden van de entiteit opvolgen
- De onbeschikbaarheden van de personeelsleden van de entiteit opvolgen
- De controleverplichtingen inzake medisch toezicht plannen
- De persoonlijke dossiers van de personeelsleden van de entiteit bijhouden
- Nota’s en briefwisseling betreffende het personeelsbeheer opstellen en opvolgen
- De opleidingsplannen van de entiteit opvolgen
- De jaarlijkse actieplannen inzake welzijn opvolgen

Als helpdesk technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven
- Het probleem bepalen in de situatie die de verzoeker uiteenzet in het kader van gespecialiseerde P-materies
- De contactpersoon zijn voor de beheerders in de antennes om vragen te beantwoorden die het personeelsbeheer betreffen
- De contactpersoon zijn voor zowel de lokale als de federale provinciale politiediensten
- De bekende procedures voor probleemoplossing toepassen
- Inlichtingen die overeenkomen met een veel voorkomende situatie verstrekken

Als planningsdeskundige de uitvoering van taken, activiteiten, technische procedures coördineren om het praktische verloop van de activiteiten te verzekeren

- De inkomende en uitgaande briefwisseling (papier, mail …) beheren (invoering in RIO, verspreiding aan de betrokken personen …)
- Helpen bij de praktische organisatie van de vergaderingen ten bate van de dienst Personeel
- Kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen
- Vergaderingen plannen, de uitnodigingen sturen, de zaal vastleggen, alsook eventueel het informaticamateriaal en de catering
- In logistiek materiaal voor de dienst voorzien en het reserveren
- De lokalen openen en afsluiten

Als contactpersoon antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag
- Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten
- De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten
- De nodige documenten/brochures/inlichtingen bezorgen aan de personen/diensten die hierom verzoeken (FGP, lokale politie, personeelslid …)
- Om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen
- Voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven
- Aan de klanten uitleg geven, analyseren en structureren
- Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures

Ons aanbod
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
De kans verdere opleidingen te volgen
Minimum 32 verlofdagen per jaar
Gratis hospitalisatieverzekering
Het beginsalaris wordt vastgesteld op de baremieke schaal CC1 (minimum €23885.61 op de huidige indexeringscoëfficiënt)
Voorstelling korps/directie/dienst

De CSD moet bijdragen, in overleg met de administratieve overheden en andere eenheden van de geïntegreerde politie die werkzaam zijn binnen het arrondissement, evenals met de pertinente nationale en grensoverschrijdende partners inzake veiligheid, op hoog niveau van veiligheid ten voordele van het arrondissement door aan de eenheden van de federale politie en de lokale politie die er aanwezig zijn, gespecialiseerde en bovenlokale producten en steun aan te leveren en dit zowel operationele als niet-operationele.
De sectie P van de dienst PLIF van de CSD ziet erop toe dat de niet-operationele steun inzake HR verzekerd wordt voor de entiteiten van de federale politie die aanwezig zijn in het arrondissement en in het bijzonder voor de FGP. Zij neemt eveneens actief deel aan het in plaats stellen van een optimaal en transparant beleid inzake HR binnen de CSD en de FGP.

Gewenst profiel

Kennis :
• Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER
• Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER

Praktische kennis :
• Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een
doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.
• Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis.
Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te
voeren.
• Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.

Verwachte gedrag :
• Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
• Communiceren - Gegevens en meningen correct en gestructureerd overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist rapporteren.
• Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
• Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.
• Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies strikt opvolgen.

Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.

Selectiemodaliteiten in de eenheid

Schriftelijke proef (uitsluitend)
Selectiecommissie
Werfreserve: 24 maanden

Informations

Naam
Claes
Voornaam
Sofie
Functie
Diensthoofd personeel
E-mail
csd.ant.resources.pers@police.belgium.eu
Telefoon
03/217 83 03
Korps/directie/dienst
CSD Antwerpen