Consulent Aankoper bij de dienst Financiën -Cel procurement (FIN)
Jobomschrijving
Consulent secretariaat bij de dienst Financiën, voltijds ambt met glijdend uurrooster.
De dienst Financiën is belast met alle taken die een verband hebben met het algemene beheer van de financiën van de zone in overleg met de Bijzondere Rekenplichtige en het Departement Financiën van de Stad Brussel : het beheer en de opvolging van het budget van het lopende jaar en het opstellen van het budget op basis van de cijfers van vorige jaren, gevolg gevend aan de aanvragen en de noden van de diensten betreffende het materiaal en de uitrusting, alsook het uitvoeren en verzekeren van verschillende taken in het kader van het beschikbare budget.
Bovendien, kan de dienst eveneens rekenen op de steun en de ondersteuning van andere gespecialiseerde gemeentelijke diensten, zoals urbanisme, de aankoopcentrale en eveneens de wegeniswerken om maar deze op te noemen.
De consulent secretariaat FIN staat het diensthoofd (DIR FIN) bij voor een optimale werking van de dienst als Personal Assistant et verantwoordelijke voor het secretariaat.
Naast de administratieve basistaken van een consulent (niveau B), zal hij/zij belast worden met :
- Het deelnemen aan vergaderingen met de verschikkende partners ;
- De administratieve en gedeeltelijke technische opvolging vereist in de twee landstalen ;
- Telefonische permanentie en beheer van de oproepen;
- Beheer en invoeren van de inkomende en uitgaande briefwisseling en mails;
- Beheer en overdracht van de informatie naar het personeel toe;
- Planning en voorbereiding van de vergaderingen;
- Nemen van nota's, afwerken en/of opstellen van verslagen (vergaderingen, plaatsbezoeken,…)
- Klasseren en archiveren van documenten;
- Beheer en planning van prestaties;
- Beheer van de persoonlijke dossiers;
- Beheer van aanvragen van bureaumateriaal
Beheer van de informatie :
- regelmatig kennis nemen van de reglementering en van de inlichtingen relevant voor de functie op “Portal” en “Intranet” ;
- motiveren / argumenteren van de relevante beslissingen van zijn activiteitendomein ;
- opstellen van verslagen aan het college en de politieraad met betrekking tot de functie.
Presentatie vd. politiezone/federale eenheid
De meergemeentenzone Brussel HOOFDSTAD Elsene omvat het grondgebied van de stad Brussel; de deelgemeenten Laken, Neder-over-Heembeek en Haren; en de gemeente Elsene.
De bevolking is zeer divers en dat is merkbaar op verschillende vlakken. Niet alleen zijn alle sociale lagen van de bevolking vertegenwoordigd, maar ook een waaier aan nationaliteiten en etnische origines hebben in Brussel een vaste stek gevonden. Daarenboven kan men de aanwezigheid van verschillende nationale en internationale instellingen, administraties en bedrijven die zich op het grondgebied van onze politiezone hebben gevestigd niet negeren. Dagelijks verwelkomt de politiezone op haar territorium ook vele pendelaars en toeristen die genieten van de verschillende historische trekpleisters en die deelnemen aan de recreatieve en culturele evenementen en activiteiten. Al deze evenementen beheren in de context van een grootstad is een echte uitdaging. Een gepast antwoord vinden is niet altijd gemakkelijk en de werking van de politiezone moet onder alle omstandigheden flexibel en creatief zijn.
Toelatingsvoorwaarden
- Belg zijn of onderdaan van een andere lidstaat van de Europese Unie
- De burgerlijke en politieke rechten bezitten
- Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking, wat niet wil zeggen dat je nooit een bekeuring kreeg
- Ten minste 17 jaar oud zijn
- Een uittreksel uit het strafregister (model 595) kunnen voorleggen dat minder dan drie maanden oud is op datum van de kandidaatstelling
- Een motivatiebrief opstellen
- Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau B bij de federale Rijksbesturen
- Ten minste 18 jaar oud zijn
- Slagen voor de selectieproeven die toegang verlenen tot de graad waarvoor je kandideert
Gewenst profiel
Beheren van interpersonele relaties :
- de teamgeest aanmoedigen, blijk geven van open geest, zijn adviezen en ideeën meedelen ;
- blijk geven van actief luisteren ;
- blijk geven van assertiviteit ;
- beschikken over goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden ;
- beschikken over een positieve communicatievaardigheid zowel op een dalende als stijgende wijze ;
- samenwerken met de interne en externe partners.
Zelfbeheer :
- beschikken over een analyse- en synthesegeest ;
- over organisatiebekwaamheden beschikken en discrete en zelfstandige te kunnen werken ;
- onafgebroken aandachtig zijn voor wat de op te volgen procedures betreft ;
- goed kunnen opstellen ;
- een algemene houding hebben gericht naar het zoeken van permanente loopbaanoplossingen- en beslissingen ;
- interesse tonen om een werk uit te oefenen dat gedienstig is voor de bevolking ;
- gemotiveerd zijn, zich volledig toeleggen in zijn taken, blijk geven van belangstelling voor de functie ;
- de deontologische code eerbiedigen ; door zijn gedrag, houding en uitlatingen van de waarden van de politiezone respecteren ;
- loyaal, integer en onomkoopbaar zijn ;
- bekwaam zijn om verantwoordelijkheden en initiatieven te nemen ;
- blijk geven van emotionele intelligentie, gepast reageren op frustraties ;
- bekwaam zijn om de stress en stresserende situaties te beheren ;
- stipt zijn ;
- bezield zijn met de wil om voortdurend te willen verbeteren, nauwkeurig werken ;
- flexibel zijn voor wat het aanvaarden van de taken betreft.
Vereiste kennis :
- met voorkeur, beschikken over een baccalaureus als met oriëntatie Directie-assistent een goede kennis hebben van de werkwijze van de openbare instellingen, namelijk de politiezones, de hiërarchische structuren en van de administratieve procedures ;
- beschikken over erkende noties van overdrachtsopdrachten of bereid zijn om op een permanente wijze opleidingen te volgen in deze domeinen, kennis hebben van deze reglementering alsook een ervaring van het desbetreffend domein, vormen samen onbetwistbare pluspunten ;
- over een relevante ervaring beschikking van de overheidsopdrachten ;
- beschikken over de kennis van openbare rechten en van overheidsopdrachten ;
- de verscheidene informaticasystemen beheersen : Word, Excel alsook de informaticaprogramma's eigen aan de dienst ;
- zich mondeling en schriftelijk kunnen uitdrukken in de tweede nationale landstaal;
- Zich ertoe verbinden om in een hoofdstedelijke omgeving te werken en in een omgeving die het concept van de diversiteit binnen de geïntegreerde politie voorstaat.
Selectiemodaliteiten
- Selectiecommissie
- Een CV en een motivatiebrief toevoegen.
- Het inwinnen van het advies van de selectiecommissie, waarvan de samenstelling later zal bepaald worden, evenals het gemotiveerd advies van de Korpschef.
Mijn loon & voordelen
- Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
- 100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
- Mogelijkheid tot het bekomen van bijkomende premies, in geval van weekend-, nacht- of overuren
- De kans verdere opleidingen te volgen
- Minimum 32 verlofdagen per jaar
- Gratis hospitalisatieverzekering
- Kredieturen worden toegekend aan de personeelsleden die een taalopleiding wensen te volgen om het Selor-brevet te behalen.
- Dienstfaciliteiten worden eveneens toegekend aan de personeelsleden die de ter hun beschikking gestelde sportinfrastructuren, van de zone (fitnesszaal) wensen te gebruiken.
- Onze politiezone gaat mee in The New Way Of Working: We zetten sterk in op het zelfsturend of autonoom werken. We proberen voor onze medewerkers ook een goede werk-privébalans te garanderen.