Overslaan en naar de inhoud gaan
JobPol website banner

Directiesecretaris (B)

Uiterste inschrijvingsdatum
Referentie
S 5004 T 18 02
Korps/directie/dienst
7377 - Das (directie Van De Openbare Veiligheid)
Werkplaats
Ruiterijlaan 2
1040 Etterbeek
Provincie/Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Arbeidsregeling
Voltijds (38 uur / week)
Aantal vacatures
1
Maximum aantal inschrijvingen
25
Studieniveau
1 cyclus / graduaat / bachelor
Diplomavereisten

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau B.

Niveau
Directiesecretaris (B)
Aanvullende informatie
Niet statutair zijn in een betrekking van hetzelfde niveau binnen de geïntegreerde Politie
Wervingsreserve
Type betrekking
Statutair
Functiebeschrijving

Het organiseren en verzekeren van de opvolging van beheermiddelen in haar domein, rekening houdende met de impact op andere domeinen zodat er samengewerkt kan worden aan het realiseren van een algemeen beleid binnen de dienst.
- Als technisch deskundige, op basis van zijn expertise in zijn activiteitendomeinen analyses uitvoeren en adviezen formuleren voor het management, de diensten die hierom verzoeken en de partners
om de leidinggevenden in staat te stellen de juiste beleidskeuzes te maken en/of de medewerkers te helpen bij hun taken.

Formuleren van de geschikte technische aanbevelingen teneinde de mogelijkheid te bieden aan de directie om diens strategische visie aan te passen
Geven van informatie/opleidingen in zijn domein
Formuleren/voorstellen van mogelijke technische oplossingen teneinde te beantwoorden aan de verwachtingen van de personeelsleden en de hiërarchie, en dit met inachtneming van de statutaire normen en de van kracht zijnde richtlijnen bij de federale politie
Actief deelnemen aan werkgroep(en) teneinde de werkprocedures van de dienst te documenteren en/of te verbeteren, en dit conform de richtlijnen van de dienst
Voorbereiden van antwoorden op de vragen welke gegevens van diens expertisedomein vereisen
Overgaan tot een kwaliteitscontrole van teksten gericht naar de gebruikte terminologie
Opzoeken en ontwikkelen van hulpmiddelen, methodes en goede praktijken in zijn expertisedomein
Analyseren van dossiers of situaties, en dit vanuit een technisch en/of wetgevend aspect, identificeren van de obstakels en voorstellen van mogelijke oplossingen
Geven van adviezen
Bijstaan van het diensthoofd in diens analyse van de strategische en operationele dossiers

- Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.

Versturen van faxen en brieven voor een persoon of een dienst
Up-to-date stellen van de interne procedures van administratief beheer
Deelnemen aan de dagelijkse activiteiten van de dienst en uitvoeren van elke bestuurlijke en organisatorische taak die de optimale uitvoering van de doelstellingen van de dienst toelaat door de termijnen en kwaliteitsnormen na te leven
Opzoeken, beheren en archiveren van de documentatie
Opstellen van rapporten van interne vergaderingen, teksten, memo?s, nota?s en/of presentaties
Coördineren van de agenda van een persoon of een dienst
Klasseren van informatie en documenten (fysiek of elektronisch)
Verzekeren van het administratief beheer en de opvolging van operationele vergaderingen, barometers, activiteitenrapporten, parlementaire vragen, ...
Ondersteunen van de verantwoordelijke(n) in het beheer en de administratieve behandeling van specifieke dossiers
Opstellen, aanpassen en/of nakijken en vervolgens archiveren van alle soorten documenten (PV van vergaderingen, administratieve documenten, wettelijke en overheidsteksten, ?)

- Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

Verzekeren van de verspreiding van de informatie tussen de diensten van de directie en de partners en/of klanten
De tussenpersoon zijn van de directie om een goede informatie te kunnen verzekeren aan alle partners
Melding maken, in real time, van ieder probleem aan zijn/haar hiërarchie in de mate van het mogelijke
Zoeken naar nuttige contactpersonen voor de goede werking van de dienst
Beantwoorden, via telefoon of per mail, van verzoeken tot bekomen van informatie uitgaande van interne of externe klanten
Opzoeken van documentatie op intranet en Internet
Ontvangen en doorgeven van berichten
Verschaffen van inlichtingen m.b.t. de werking van de dienst
Leveren van becijferde gegevens hetgeen de activiteiten van de eenheid betreft
Meewerken aan het intern communicatiebeleid

- Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.

Zoeken, op een actieve manier, van realistische oplossingen voor ondervonden/vastgestelde problemen en deze voorstellen

Implementeren van dossiers/projecten op basis van een onderwerp/op aanbeveling van de hiërarchie
Formuleren van een conclusie en/of alternatieven m.b.t. het vervolg van de behandeling van het dossier
Feedback geven aan de overste met betrekking tot de evolutie van de dossiers/projecten, vergaderingen en/of werkgroepen
Vaststellen, analyseren en structureren van de kernelementen van het dossier
Aanvullen van de documenten volgens de geldende regelgeving of procedures
Opvolgen van de divisiebehoeften aan personeel (mobiliteit, werving en selectie, pensioen, ??)
Controleren van de samenhang en de kwaliteit van de behandelde dossiers

Ons aanbod
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
De kans verdere opleidingen te volgen
Minimum 32 verlofdagen per jaar
Gratis hospitalisatieverzekering
Het beginsalaris wordt vastgesteld op de baremieke schaal B1A (minimum €25305.15 op de huidige indexeringscoëfficiënt)
Voorstelling korps/directie/dienst

De Directie Openbare Veiligheid is een steuneenheid die aan de entiteiten van de Geïntegreerde Politie, welke hierom verzoeken, verschillende vormen van gespecialiseerde versterkingen levert hetgeen het beheer van de publieke ruimte betreft, en in het bijzonder de middelen die toelaten gewelddadige en/of potentieel gevaarlijke situaties in termen van openbare veiligheid te vermijden of op te lossen.

Competenties/Specifieke diplomavereisten

Diploma "directiesecretaris", niveau bac is vereist.

Gewenst profiel

KENNIS
- Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER Politionele struktuur
- Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER Functionering van de politionele struktuur
- Strategie en beleid - Niv.:BASIS Strategie
- Strategie en beleid - Niv.:BASIS Missie, visie, waarden
- Strategie en beleid - Niv.:BASIS Management
- Strategie en beleid - Niv.:BASIS Integriteit
- Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER Informatiebeheer
- Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER Juridische steun
PRATISCHE KENNIS
- Integreren - Via het leggen van relevante verbanden diverse gegevens op een synthetische manier integreren in een coherent geheel, alternatieven naar voor brengen en deze synthese en alternatieven verder uitwerken in een waardevolle en sluitende conclusie.
- Beslissen - Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en de nodige acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren.
- Mensen aansturen - Ervoor zorgen dat iedereen gepast gedrag stelt door duidelijke instructies te geven en door het opvolgen en het bijsturen van hun resultaten in functie van de doelstellingen en beschikbare middelen.
VERWACHTE GEDRAG
- Adviseren - Gericht advies geven aan anderen binnen en buiten de organisatie en een vertrouwensrelatie met hen uitbouwen op basis van eigen geloofwaardigheid en expertise.

- Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.

- Samenwerken - Groepsgeest creëren en bevorderen door de eigen mening en ideeën te delen, door zich te identificeren met de gemeenschappelijke doelstellingen en door conflicten met collega's bij te leggen.

- Objectieven behalen - Resultaten boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de kwaliteit van ondernomen acties, door de opportuniteiten te identificeren en gerichte acties op het juiste moment en binnen de beschikbare termijn te ondernemen.

- Stress beheren - Resultaatgericht reageren op frustraties, obstakels en tegenwerking door kalm te blijven, de eigen emoties te controleren en constructief te reageren op kritiek.

Selectiemodaliteiten in de eenheid

In aanmerking nemen van het advies van een selectiecommissie Het organiseren van één of meer tests of geschiktheidsproeven Testen niet eliminerend
Wervingsreserve: 24 maanden

Informations

Naam
CSL Bruno DUBOIS CNT Sofie WIJNANTS
E-mail
dga.das.bhr@police.belgium.eu
Telefoon
02/642.72.22
Korps/directie/dienst
DAS (DIRECTION DE LA SECURITE PUBLIQUE) / DAS (DIRECTION DE LA SECURITE PUBLIQUE)
Uiterste inschrijvingsdatum
Referentie
S 5207 T 18 03
Korps/directie/dienst
5340 - Brussel West
Werkplaats
Briefdragerstraat 2
1080 Sint-Jans-Molenbeek
Provincie/Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Arbeidsregeling
Voltijds (38 uur / week)
Aantal vacatures
1
Maximum aantal inschrijvingen
15
Studieniveau
1 cyclus / graduaat / bachelor
Diplomavereisten

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau B.

Vereiste ervaring

Pas d'expérience requise / Geen vereiste ervaring

Niveau
Directiesecretaris (B)
Aanvullende informatie
Niet statutair zijn in een betrekking van hetzelfde niveau binnen de geïntegreerde Politie
Type betrekking
Statutair
Functiebeschrijving
  • Beheer van de papieren en electronische agenda van de Korpschef
  • Afspraken vastleggen en vergaderingen organiseren voorgezeten door de Korpschef en de algemene directie
  • Instaan voor het telefonisch onthaal en het onthaal van genodigden van de Korpschef
  • Beheer van de agenda van de vergaderzaal
  • Notuleren van de verschillende vergaderingen
  • Instaan voor het opmaken van het dagelijks persoverzicht
  • Instaan voor de verwerking van de dienstmededelingen (verwerken en verspreiden)
  • Beheer van de K-doc
  • Instaan voor de verwerking van de briefwisseling (papier en electronisch) afkomstig van de post, de federale politie, het Parket, de gemeentes, de verschillende directies, de bevolking... (registratie en verdeling)
  • Vertalingen maken van de verschillende dossiers
  • Instaan voor het beheer van de agenda van de vergaderzaal
  • Instaan voor de voorbereiding van de vergaderzaal bij vergaderingen
  • Beantwoorden van briefwisseling van de Korpschef en medewerkers
  • Archivering van briefwisseling  (papieren en electronische) uitgaande van de Korpschef of de algemene directie
  • Het beheer van de bibliotheek
Ons aanbod
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
De kans verdere opleidingen te volgen
Minimum 32 verlofdagen per jaar
Gratis hospitalisatieverzekering
Het beginsalaris wordt vastgesteld op de baremieke schaal B1A (minimum €25305.15 op de huidige indexeringscoëfficiënt)
Voorstelling korps/directie/dienst

De politiezone Brussel-West bestaat uit vijf gemeenten : Sint-Jans-Molenbeek, Jette, Koekelberg, Ganshoren en Sint-Agatha-Berchem.

De gewone werkplaats van het werk : 2, Briefdragersstraat te 1080 Sint-Jans-Molenbeek.

Competenties/Specifieke diplomavereisten

Heeft minstens een bachelorsdiploma ‘secretariaat’

Gewenst profiel
  • Dienstervaring;
  • In team kunnen werken;
  • Verantwoordelijkheidszin hebben;
  • Beschikbaar zijn;
  • Een goed voorkomen hebben;
  • Tweetalig N/F (houder zijn van het Selor-brevet van elementaire kennis van de tweede taal);
  • Bekwaamheid om autonoom te werken;
  • Goede informaticakennis.
Selectiemodaliteiten in de eenheid

Interview

Informations

Naam
PYPENS
Voornaam
Caroline
Functie
Consultante
E-mail
caroline.pypens@police.belgium.eu
Telefoon
02/4126927
Korps/directie/dienst
Service du Personnel/ Dienst Personeel - Direction HRM/Directie HRM - ZP 5340/PZ 5340