Conseiller Facility Bruxelles-Brabant

Le conseiller Facility gère la mise à disposition de services et de processus, dans une perspective de gestion efficiente des coûts par la coordination de moyens matériels, budgétaires et humains, au profit de chaque Direction et Service occupant de façon occasionnelle ou non, les bâtiments afin que celles-ci puissent assurer efficacement leur corps de métier (missions de Police) malgré les conditions d'occupation et de cohabitation au sein des complexes impliquant le respect des contraintes légales, contractuelles, organisationnelles et spatio-temporelles de tout lieu de travail.

ROLES DE LA FONCTION

En tant que Dirigeant, élaborer et suivre un plan de gestion en cohérence avec la vision et la stratégie définies par la hiérarchie afin d'implémenter la politique au niveau opérationnel et d'atteindre les résultats escomptés.
 
Exemples de tâches :

• Assurer l'implémentation de l'affectation des lieux de travail (parties de bâtiments propres à chaque Direction/Service, Locaux à usage commun, locaux à usage spécifique, locaux techniques) et la mise en application de la réglementation sur ces lieux de travail tels que concertés avec  les parties prenantes concernées
  
• Assurer la supervision et la coordination des différents domaines propres ou transversaux du Facility Management : Multitechniques, Multiservices, Sécurité et Bien-être par l'élaboration de mesures structurelles, organisationnelles, de concertation et la mise en place d'une veille technologique
  
• Assurer dans  le cadre de l'entretien propriétaire, le suivi et la coordination des relations entre le propriétaire, la Régie des Bâtiments et les autres partenaires internes ou externes  afin de contribuer à mettre ou à maintenir l'occupation du Bâtiment dans les conditions légales, réglementaires et contractuelles prévues ou à répondre aux nouveaux besoins d'occupation des Directions/Services du GMJ
  
• Déterminer les priorités opérationnelles en fonction des directives ou des objectifs fixés et traduire les directives et objectifs à l'intention des collaborateurs, ...
   
  

En tant que Chef de bureau, accompagner les collaborateurs dont il est responsable dans leur développement personnel et professionnel afin de permettre à chacun de développer ses connaissances et ses compétences et de stimuler un cadre de travail positif et constructif.
 
Exemples de tâches :

• Conduire les entretiens préparatoires, de fonctionnement et d'évaluation dans le cadre de la procédure d'évaluation
  
• Donner un feedback constructif à ses collaborateurs et indiquer les points d'amélioration des collaborateurs, responsabiliser les collaborateurs
  
• Détecter leurs besoins en développement et proposer ou entreprendre lui-même les actions adaptées
  
• Veiller à la formation continue des membres du service (plan de formation, suivi des formations internes/externes, e-learning,…)
  
• Intervenir en cas de problèmes ou conflits liés aux relations de travail ou au fonctionnement de l'équipe
  
• Accompagner les nouveaux collaborateurs lors de leur intégration dans l'équipe et lors de l'apprentissage de nouvelles tâches ...
   
  

En tant que Personnel encadrant, gérer les personnes et moyens mis à disposition de manière optimale et en cohérence avec la politique de la hiérarchie afin d'atteindre les objectifs visés.
 
Exemples des tâches :

• Fixer les procédures et les normes de qualité de travail du Facility Management
  
• Assurer l'évaluation, la planification, le suivi et l'utilisation des moyens (matériels, personnels, budgétaires) mis à disposition et nécessaires au fonctionnement du Facility Management (tant en vue de son propre fonctionnement que celui du bâtiment en lui-même)
  
• Prendre les décisions en cas d'incidents et d'imprévus touchant les différents aspects du core business du Facility Management
  
• Donner les instructions ou les missions concrètes aux membres du service et répartir les tâches en tenant compte des compétences des collaborateurs
  
• Coordonner les demandes internes et externes, veiller à la cohérence des solutions et réponses apportées aux différentes demandes et surveiller du point de vue de la qualité et des délais l'exécution des tâches et apporter des corrections si nécessaire
  
• Assurer la gestion administrative des collaborateurs du service (prestations, planification des congés, congés particuliers, données financières, avis,…) ...
   
  

En tant qu'Expert technique, sur la base de son expertise dans ses domaines d'activité, faire des analyses et formuler des recommandations au management, aux services demandeurs et aux partenaires afin de permettre aux dirigeants de faire les bons choix stratégiques et d'assister les collaborateurs dans leurs tâches.
 
Exemples des tâches :

• Maintenir ses connaissances à niveau et prendre connaissance de la littérature et des avancées dans les différents domaines d'activités et en tenir compte dans l'organisation de son service
  
• Emettre des avis et conseils pratiques dans les différents domaines d'activités
  
• Répondre à toutes demandes des clients/utilisateurs dans les différents domaines d'activités
  
• Identifier les obstacles d'une méthode et formuler/proposer des alternatives ou des pistes de solutions techniques
  
• Analyser, dans un esprit de responsabilité sociétale, le fonctionnement des différents domaines d'activités et faire les adaptations là où cela est possible...
   
  

En tant que Personne de contact, répondre à toutes les demandes des clients internes ou externes afin d'atteindre un équilibre optimal entre les collaborateurs, les clients et les partenaires concernant la qualité et la durée du travail à effectuer.
 
Exemples des tâches :

• Soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande
  
• Donner des explications aux clients concernant la procédure à suivre et en cas de problème réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures et règles
  
• Participer à des réunions de concertation internes et externes
  
• Veiller à une bonne collaboration et communication avec les responsables des services occupants, notamment par l'organisation régulière de réunions ...
   
  

En tant que Gestionnaire de dossier, analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la réglementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.
 
Exemples des tâches :

• Recevoir le dossier ou des informations en rapport avec celui-ci et recueillir d'éventuelles clarifications auprès de différentes sources
  
• Exécuter les étapes prévues du dossier et compléter les documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur
  
• Contrôler les dossiers traités
  
• Formuler une conclusion dans le dossier ou concernant la suite du traitement de celui-ci et la soumettre à l'organe décisionnel compétent
  
• Faire des traductions de la deuxième langue nationale vers la langue maternelle et effectuer d'autres tâches administratives ... 
  

En tant que Représentant, assurer les contacts et les relations avec les interlocuteurs internes et externes d'une manière professionnelle afin d'augmenter la visibilité de l'organisation et d'assurer un échange d'informations transparent, univoque et efficace.
 
Exemples des tâches :

• Développer des partenariats internes et externes et un réseau fiable de personnes de référence dans les différents domaines d'activité
  
• Assurer la bonne collaboration avec les services clients et partenaires (Directions occupant le site GMJ, DGR, CG-WB, Régie des Bâtiments, délégations syndicales, propriétaire, bâtiments voisins, firmes d'entretien, fournisseurs …) et organiser les rencontres au besoin
  
• Prendre connaissance des pratiques dans les domaines traités d'application dans d'autres organisations et analyser la faisabilité de les implémenter à la Police Fédérale, participer à des formations et séminaires utiles
  
• Relever la pertinence de l'information pour les différents domaines d'activités et veiller par différents canaux à la bonne circulation de l'information aux occupants des bâtiments du GMJ
  
• Fluidifier l'organisation de certains évènements d'envergure
  
• Remédier à des situations potentiellement conflictuelles entre des Directions/Services occupant les bâtiments...