Assistent(in) - Funktionsverwalter(in)

Minimale aufgaben laut Rundschreiben PLP 5bis

1.1 Zur Organisation der Informationsflüsse gemäß den diesbezüglichen Richtlinien beitragen. 
- Unter der Aufsicht des Korpschefs erstellt er die lokalen Verfahren für die Aufgaben der verschiedenen Akteure, die Arbeitsweisen und die Reihenfolge der Ausführung. Hierdurch verdeutlicht er die jeweilige Verantwortung, die von jeder eingreifenden Partei übernommen werden muss.
- Er schlägt die Mittel vor, die erforderlich sind, um die Arbeitsverfahren umzusetzen, und er wacht darüber, dass das passende Kenntnisniveau erhalten bleibt, indem er die erforderlichen Ausbildungszyklen absolviert (absolvieren lässt).
-Er gewährleistet die Eignung der angewandten Mittel und sorgt für die Aktualisierung der Verfahren und Mittel.
-Er bewertet die Ergebnisse und die Relevanz der Prozesse und Verfahren. Er macht auf die kritischen Punkte aufmerksam und passt sie notfalls an.
1.2 Den Korpschef in Bezug auf die Informationsverwaltung technisch beraten.
-Nach einer voraufgehenden funktionellen Analyse organisiert er die Zuweisung von Zugriffs- und Benutzerrechten (z.B. ISLP, AND, FOCUS, …), die für die Ausführung und den Verlauf der Informationsflüsse erforderlich sind.
-Ausgehend von seiner Erfahrung mit Arbeitsverfahren wirkt er an der Sammlung der Informationen innerhalb seines Fachbereichs mit.
-Der funktionelle Verwalter analysiert die Auswirkungen der neuen Entwicklungen oder föderalen Anwendungen und stellt den Benutzern die erforderlichen Informationen für die Benutzung der Anwendungen zur Verfügung (z.B.: FOCUS, …).
-Seine Zusammenarbeit mit den funktionellen Verwaltern anderer Zonen über verschiedene Foren muss gewährleistet sein.
-Er ist insbesondere die bevorzugte Kontaktperson für andere externe Partner wie den IKB, die CGI, Staatsanwaltschaft usw., und zwar in enger Zusammenarbeit mit den technischen Verwaltern und der DRI.
-Er unterstützt die interne Ausbildung in den Sachgebieten, die in seinen Zuständigkeitsbereich fallen (Stellungnahme hinsichtlich der Übereinstimmung der Ausbildungen mit den Richtlinien).
-Er analysiert die Art und Weise der Konsultierung verschiedener Datenbanken und ist notfalls dabei behilflich.
-Er analysiert die Bedürfnisse und beteiligt sich notfalls an der Erstellung von Standarddokumenten oder Templates.
-Er berät den Korpschef in Bezug auf Vorschläge zur Entwicklung eigener Datenbaken.

1.3 Die Qualität (Vollständigkeit und Kohärenz) der polizeilichen Daten ständig kontrollieren und ihre Übermittlung an die AND gemäß dem Rundschreiben MFO 3 in den gerichts- und verwaltungspolizeilichen Bereichen und im Bereich Verkehr gewährleisten.
-Er kontrolliert die Qualität der polizeilichen Daten (Verbesserung des Dateiformats, Gewährleistung der Vollständigkeit, Überprüfung der Relevanz) und gewährleistet die Kontinuität des Datentransfers. (Die Billigung der Relevanz der Daten erfolgt in enger Zusammenarbeit mit den betreffenden Diensten und wird stets in Bezug auf den verfolgten Zweck beurteilt.)
-Er informiert die DRI über alle Registrierungsprobleme in Bezug auf die Übertragung von Daten zur AND.
-Er gewährleistet die Einhaltung der festgelegten Fristen und erstellt die erforderlichen Erinnerungsschreiben.
-Er sorgt gemeinsam mit den Verantwortlichen des Bereitschaftsdienstes dafür, dass die Grundelemente der Akten (quantitativ und qualitativ) vor Beendigung eines jeden Dienstes in den vorgesehenen Anwendungen abgespeichert werden. Er ist für die mit der täglichen Übertragung von Daten zur AND verbundenen Handlungen verantwortlich.
-Falls erforderlich, nimmt er eine spezialisierte Helpdeskfunktion wahr (beschränkt auf die Anwendungen im Zusammenhang mit den Informationsflüssen).

1.4 Zur Kontrolle der Benutzung von Hilfsmitteln und des Zugangs der Benutzer beitragen.
-Er gewährleistet die allgemeine Überwachung der Benutzung des Systems:
-Er meldet die von ihm festgestellten Missbräuche (gemäß den Richtlinien seines Korpschefs).
-Er beantwortet die Fragen von Kontrolldiensten unter Benutzung der ihm zur Verfügung stehenden Mittel (gemäß den Richtlinien seines Korpschefs).

Spezifische Fertigkeiten

-Aufgaben des Mitarbeiter des Dienstes für Strategieentwicklung übernehmen, insbesondere regelmäßig Statistiken aus allen Bereichen (Kriminalität, Verkehr, VU, …) erstellen, analysieren und in Form einer Analyse/Berichts weiterleiten (an Zonenchef, Dienststellen, …).
-Eingabe/Änderung der Daten im zentralen Waffenregister (ZWR)
-Die zonale Informationsplattform (SharePoint) mit (aktuellen) Informationen (Noten, Einsatzinfos, Gesetzgebung, …) speisen.
-Unterstützung bei der Übersetzung von polizeilichen Dokumenten, Referenztabellen oder Programmen in die deutsche Sprache.
-Ein-/Austragen von Nachschriften/Protokollen (bei Abwesenheit der Verwaltungsassistentin oder in Dringlichkeitsfällen).
-Zustellen/Abholen von Protokollen/Nachschriften/… zu und von der Staatsanwaltschaft (bei Abwesenheit der Verwaltungsassistentin oder in Dringlichkeitsfällen).