Assistant(e) - Gestionnaire fonctionnel(le)

Tâches minimales selon la circulaire PLP 5bis

1.1 Contribuer à l'organisation des flux d'informations conformément aux directives afférentes

Sous la supervision du chef de corps, il élabore les procédures locales pour les missions des différents acteurs, les modes de fonctionnement et l'ordre d'exécution. Cela permet de clarifier les responsabilités spécifiques de chaque partie intervenante.

Il propose les moyens nécessaires à la mise en œuvre des procédures de travail et veille au maintien du niveau de connaissance approprié en assurant (ou en faisant assurer) les cycles de formation requis.

Il garantit l'adéquation des moyens appliqués et veille à la mise à jour des procédures et des outils.

Il évalue les résultats ainsi que la pertinence des processus et procédures. Il signale les points critiques et les adapte si nécessaire.

1.2 Conseiller techniquement le chef de corps en matière de gestion de l'information

Après une analyse fonctionnelle préalable, il organise l'attribution des droits d'accès et des droits utilisateurs (ex. ISLP, BNG, FOCUS, …) nécessaires à l'exécution et au déroulement des flux d'informations.

Fort de son expérience des procédures de travail, il participe à la collecte des informations dans son domaine de compétence.

Le gestionnaire fonctionnel analyse les impacts des nouvelles évolutions ou applications fédérales et fournit aux utilisateurs les informations nécessaires à leur utilisation (ex. : FOCUS, …).

Sa collaboration avec les gestionnaires fonctionnels d'autres zones via divers forums doit être assurée.

Il est notamment l'interlocuteur privilégié pour d'autres partenaires externes comme la CIA, la CGI, le parquet, etc., en étroite collaboration avec les gestionnaires techniques et la DRI.

Il soutient la formation interne dans les matières relevant de son domaine de compétence (avis sur la conformité des formations avec les directives).

Il analyse les modalités de consultation des différentes bases de données et apporte son aide si nécessaire.

Il analyse les besoins et participe, si nécessaire, à la création de documents standards ou de modèles.

Il conseille le chef de corps sur les propositions de développement de bases de données propres.

1.3 Contrôler en permanence la qualité (complétude et cohérence) des données policières et assurer leur transmission à la BNG selon la circulaire MFO 3 dans les domaines judiciaire, administratif et de la circulation

Il contrôle la qualité des données policières (amélioration du format, garantie de complétude, vérification de la pertinence) et assure la continuité du transfert de données. (La validation de la pertinence se fait en étroite collaboration avec les services concernés et est toujours évaluée en fonction de l'objectif poursuivi.)

Il informe la DRI de tout problème d'enregistrement lié à la transmission des données à la BNG.

Il garantit le respect des délais impartis et rédige les lettres de rappel nécessaires.

Il veille, avec les responsables du service de garde, à ce que les éléments de base des dossiers (quantitatifs et qualitatifs) soient enregistrés dans les applications prévues avant la fin de chaque service. Il est responsable des actions liées à la transmission quotidienne des données à la BNG.

Si nécessaire, il remplit une fonction de helpdesk spécialisée (limitée aux applications liées aux flux d'information).
1.4 Contribuer au contrôle de l'utilisation des outils et de l'accès des utilisateurs

Il assure une surveillance générale de l'utilisation du système.

Il signale les abus constatés (conformément aux directives de son chef de corps).

Il répond aux questions des services de contrôle à l'aide des moyens dont il dispose (selon les directives de son chef de corps).

Compétences spécifiques

Assumer les tâches d'un collaborateur du service de développement stratégique, notamment l'élaboration régulière de statistiques dans tous les domaines (criminalité, circulation, accidents, etc.), leur analyse et leur diffusion sous forme de rapport ou d'analyse (au chef de zone, aux services, etc.).

Encodage/modification des données dans le Registre central des armes (RCA).

Alimenter la plateforme d'information zonale (SharePoint) avec des informations (notes, infos opérationnelles, législation, …) à jour.

Apporter un soutien à la traduction de documents policiers, de tableaux de référence ou de programmes en langue allemande.

Encodage/suppression de procès-verbaux ou d'annexes (en l'absence de l'assistante administrative ou en cas d'urgence).

Livraison/retrait de procès-verbaux, annexes, etc. auprès du parquet (en l'absence de l'assistante administrative ou en cas d'urgence).