Administratief medewerker - onthaal

Kerntaken

• administratieve ondersteuning bieden aan de operationele dienst binnen de politiezone 
• actief ondersteunen van de dienst onthaal

De assistent zal hoofdzakelijk instaan voor het algemeen administratief secretariaatswerk, o.a.:   

De administratieve ondersteuning van politionele taken:

• gegevens van de bemande en onbemande snelheidscamera's overmaken aan het Gewestelijk Verwerkingscentrum
• de koppelingen van onmiddellijke inningen en GAS verkeer controleren in ISLP met het oog op een correcte afhandeling en verzending
• de verwerking van de GAS-boetes en verzending naar de GAS-ambtenaar;
• beheer van Focus

Het beheer van registers:

• opvolging van de takeldossiers
• opvolging en controle van de ingetrokken rijbewijzen (teruggave/verzenden gemeentebestuur, politiezone van woonplaats in kennis stellen)
• IPD's
  
• opvolgen gestalde bromfietsen en immobilisaties en overdracht naar Fin Shop

De administratieve en rekenkundige verwerking van activiteiten:

• rapportering en registratie van cijfers en gegevens voor het jaarverslag, Zonale Veiligheidsraad, Politiecollege,… 
• persberichten acties voorbereiden
• verslagen van vergaderingen maken

Klassement en briefwisseling:

• verzending en verwerking van interne en externe briefwisseling en mailboxen gekoppeld aan de afdeling gebiedsgebonden werking & onderzoek
  
• opvolging van de opgestelde processen-verbaal van waarschuwing
• telefoonoproepen beantwoorden
• plannen van verkeersvormingsklassen met verwerking van de bijhorende processen-verbaal inzake minderjarige overtreders
  

Onthaal: in samenwerking met de andere collega's instaan voor de bemanning van het onthaal in een wisselwerking:

Verzorgen van een klantvriendelijk en efficiënt onthaal, o.a.:

• informeren van publiek en correct doorverwijzen (zowel intern als extern)
• beantwoorden van telefonische oproepen
• uitvoeren van administratieve taken (opstellen en afleveren van attesten, ….)
• controleren van de toegang tot het gebouw
• samenwerken met, ondersteunen van en instaan als back-up van collega's die moeten instaan voor het onthaal binnen de politiezone om een excellente en   continue dienstverlening te organiseren
• verpersoonlijken en uitdragen van een positief en klantgericht imago van de lokale politie als dienstverlenende organisatie
• ontvangst van mails en bezorgen bij de geadresseerde of verantwoordelijk van de geadresseerde dienst
• beantwoorden (schriftelijk, telefonisch, loket) van verzoeken van verzoeken om inlichtingen en allerhande aanvragen
• doornemen van documentatie nodig voor de taakuitvoering
• indien noodzakelijk instaan voor de continuïteit van het onthaal op de wijkpost Scherpenheuvel-Zichem
• uitvoeren van de bovenvermelde opdrachten en taken op een autonome wijze, onder leiding van het diensthoofd
• in overleg met de coördinator allerlei polyvalente taken relevant voor de taakuitvoering

Deze taken zijn niet limitatief.