Adviseur Jurist DPO - Federale Wegpolitie - INTERNE WERKING

Als technisch deskundige, op basis van zijn expertise in zijn activiteitendomeinen analyses uitvoeren en adviezen formuleren voor het management, de diensten die hierom verzoeken en de partners om de leidinggevenden in staat te stellen de juiste beleidskeuzes te maken en/of de medewerkers te helpen bij hun taken.

- Analyseren van dossiers of situaties, en dit vanuit een technisch en/of wetgevend aspect, identificeren van de obstakels en voorstellen van mogelijke oplossingen.
- Bijstaan van het diensthoofd in diens analyse van de strategische en operationele dossiers.
- Geven van informatie/opleidingen in zijn domein.
- Formuleren van de geschikte technische aanbevelingen teneinde de mogelijkheid te bieden aan de directie om diens strategische visie aan te passen.
- Actief deelnemen aan werkgroep(en) teneinde de werkprocedures van de dienst te documenteren en/of te verbeteren, en dit conform de richtlijnen van de dienst
- Voorbereiden van antwoorden op de vragen welke gegevens van diens expertisedomein vereisen.
- Opzoeken en ontwikkelen van hulpmiddelen, methodes en goede praktijken in zijn expertisedomein.

Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.

- De samenstelling, behandeling en opvolging van de tuchtdossiers verzekeren.
- Advies geven en de behandeling verzekeren van dossiers met betrekking tot het interne toezicht.
- Opstellen van richtlijnen en procedures.
- Beheren van recurrente dossiers zoals interne/externe klachten (AIG, comité P, ...)  en/of voorafgaande onderzoeken voor de tuchtoverheid.
- Beheren en coôrdineren van dossiers/projecten met verschillende interne en/of externe partners.
- Opvolgen van de stand van zaken van de lopende dossiers (intern of geadresseerd aan andere instellingen) en nemen van de nodige maatregelen in functie van de heersende procedures of regelgeving (voorbeeld: weigering van verlofdagen).

Als gegevens-beheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere contrôle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

- Zorgen voor een kwaliteitscontrole en een gerichte update van de databanken/opvolgingstabellen met inachtneming van de opgelegde termijnen.
- Verzamelen van de te klasseren documenten, dossiers of informatie.

Als analist, de processen, procedures en/of tools in zijn activiteitendomein doen evolueren om de dienstverlening aan de klanten en de partners te verbeteren.

- Analyseren van de processen vanuit een streven naar optimalisatie en met behoud van de kwaliteit van het resultaat.
- Maken van kritische analyses van de werking van de processen.
- Deelnemen aan de naleving van de CP3.
- Ontwerpen en aanpassen van de principes en procedures, en dit in samenwerking met de experten van het domein.

Als auditor, de richtlijnen, instructies, regelgeving en wetgeving in verband met de behandelde onderwerpen toepassen en doen toepassen, en audits uitvoeren om een correcte uitvoering te garanderen van de taken die aan de organisatie zijn opgelegd.

- Aanpakken van de vastgestelde problemen met het oog op verbetering en aanbevelingen in die zin doen.
- Formuleren van voorstellen tot verbetering of aandachtspunten vaststellen.
- Meewerken aan het opstellen van visieteksten.
- Deelnemen aan analyses CAF/EFQM.
- Opstellen van analyseverslagen.
- Wijzen op de punten van de problematische regelgeving/richtlijnen.
- Uitvoeren van audits m.b.t. de werking.

Als helpdesk, technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven.

- Antwoorden op de routinevragen die tot de corebusiness van zijn dienst/directie behoren.
- Inlichtingen die overeenkomen met een veel voorkomende situatie verstrekken.
- Ondersteuning bieden aan de personeelsleden van de directie.

Als vertegenwoordiger, op een professionele manier de contacten en relaties met de interne en externe gesprekspartners verzekeren om de zichtbaarheid van de organisatie te verhogen en te zorgen voor een transparante, eenduidige en doelteffende uitwisseling van informatie.

- Verzekeren van de verspreiding van de informatie na vergaderingen/werkgroepen/ fora extern aan de directie/de dienst.
- Meedelen van het standpunt/de behoeften van de hiërarchie/de organisatie tijdens werkgroepen en/of interne en externe vergaderingen - Afsluiten van akkoorden met de partners.
- Leiden van werkgroepen.
- Geven van uitleg aan de klanten en/of partners betreffende de verschillende procedures eigen aan de directie/dienst.
- Het uitwerken van een reactieve of proactieve communicatiestrategie met extern en intern partners.
- Deelnemen aan geschikte fora.

Positionering van de functie :
De Jurist - Data protection Officer is actief in de netwerken betreffende zijn/haar expertisedomeinen.
De Jurist - Data protection Officer staat in voor de nuttige contacten met de adequate partners in diens actiedomeinen. Hij/zij verzekert de deelname of het verkrijgen van informatie gelinkt aan diens werkdomein.