Assistent Lid
Jobomschrijving
Als onthaalpersoneel, burgers doorverwijzen, informeren en hun vragen verzamelen om aan hun gerechtvaardigde verwachtingen te beantwoorden.
Voorbeelden van taken :
- De ontvangst van klanten op het secretariaat verzekeren.
- Het beantwoorden van telefonische oproepen.
- Het verwerken van binnenkomende mails.
- Antwoorden op vragen van klanten en hen alle benodigde inlichtingen met betrekking tot het aanbod van de dienst Horeca verschaffen en het doorsturen van complexe vragen naar de gespecialiseerde personen of diensten.
- …
Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
Voorbeelden van taken :
- Speciale activiteiten plannen (banketten, recepties, opleidingen, seminaries, mobiele keuken (teambuilding), …).
- Aanvragen ontvangen en deze met de klant mee opvolgen in overleg met de verschillende dienstverantwoordelijken (keukenchef, verantwoordelijke magazijniers, personeelsbeheer).
- De opvolging van de dossiers verzekeren, vanaf de reservatie tot de verzending van het dossier voor facturatie.
- Het logementsregister bijhouden : reservaties, programmering van de toegangskaarten, opmaken van de onderhoudsplanning, …
- …
Als gegevens-beheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken :
- Het uitvoeren van administratieve taken : uitvoeren van coderingswerk, verzorgen van het klassement, …
- …
Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken :
- Het ondersteunen van de andere afdelingen (directie, boekhouding, personeelsbeheer, kassa's, keuken, …).
- Het opvolgen van voorraad bureaumateriaal,…
- …
Presentatie vd. politiezone/federale eenheid
Het doel van de vzw SSD is bijdragen tot het welzijn van het personeel van de Geïntegreerde Politie.
De dienst Horeca is belast met het beheer van de collectieve keukens, cafetaria's en logementen.
De doelstelling van de dienst Horeca binnen de vzw SSD is het aanbieden van een kwalitatieve warme maaltijd aan een betaalbare prijs aan zoveel mogelijk personen op het werk.
BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE
De assistent(e) van de dienst Horeca Nationaal verleent een administratieve en logistieke steun in het dagelijkse beheer van het secretariaat van de dienst Horeca Brussel.
Toelatingsvoorwaarden
- Belg zijn of onderdaan van een andere lidstaat van de Europese Unie
- De burgerlijke en politieke rechten bezitten
- Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking, wat niet wil zeggen dat je nooit een bekeuring kreeg
- Ten minste 17 jaar oud zijn
- Een uittreksel uit het strafregister (model 595) kunnen voorleggen dat minder dan drie maanden oud is op datum van de kandidaatstelling
- Specifieke diplomavereisten
Een diploma van het hoger secundair onderwijs is vereist (Niv. C). - Een motivatiebrief opstellen
- Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen
- Ten minste 18 jaar oud zijn
- Slagen voor de selectieproeven die toegang verlenen tot de graad waarvoor je kandideert
Gewenst profiel
Kennis :
- Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER
- Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER
Praktische kennis :
- Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.
- Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.
- Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.
Verwachte gedrag :
- Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
- Communiceren - Gegevens en meningen correct en gestructureerd overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist rapporteren.
- Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
- Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.
- Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies strikt opvolgen.
Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.
OPMERKINGEN
Goed lees-en schrijfniveau bezitten
Goede beheersing van de softwareprogramma's Word en Excel
Goede kennis van de tweede landstaal
Bereidwillig en dynamisch zijn, zowel autonoom als in teamverband kunnen werken
Stress beheren : kunnen omgaan met onverwachte situaties en met periodieke drukke periodes
Organiseren : het werk kunnen prioriteren en nauwkeurig, volledig en correct uitvoeren
Selectiemodaliteiten
- Interview
Mijn loon & voordelen
- Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
- 100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
- Mogelijkheid tot het bekomen van bijkomende premies, in geval van weekend-, nacht- of overuren
- De kans verdere opleidingen te volgen
- Minimum 32 verlofdagen per jaar
- Gratis hospitalisatieverzekering