Assistant membre
Description d'emploi
En tant que personnel d'accueil, orienter, informer et recueillir les demandes des citoyens afin de répondre à leurs attentes légitimes.
Exemples de tâches :
- Faire l'accueil des clients au secrétariat.
- Répondre au téléphone.
- Répondre aux mails.
- Répondre à toutes demandes de clients et leur fournir tous les renseignements sur l'offre du service Horeca et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés.
- …
En tant que gestionnaire de dossiers, établir et/ou analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la règlementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.
Exemples de tâches :
- Planifier des activités spéciales (banquets, réceptions, formations, séminaires, cuisines mobiles (teambuilding), …).
- Réceptionner les demandes et faire le suivi avec les clients en concertation avec les différents responsables du service (chef de cuisine, responsable de magasiniers, responsable du personnel).
- Assurer le suivi des activités à partir de la réservation jusqu'à l'envoi du dossier pour facturation.
- Maintenir le registre de logement : réservation, programmations des cartes d'accès, établir le planning de nettoyage,…
- …
En tant que gestionnaire de données, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
Exemples de tâches :
- Gérer les tâches administratives : faire l'encodage, le classement des données,…
- …
En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
Exemples de tâches :
- Donner un appui au différents départements (direction, comptabilité, gestion du personnel, caisses, cuisines,…).
- Assurer le suivi du stock de matériel de bureau.
- …
Présentation de la zone de police/entité fédérale
L'asbl SSD a pour objectif de contribuer au bien-être du personnel de la Police Intégrée.
Le service Horeca est responsable pour la gestion des cuisines collectives, des cafétarias et de l'hébergement.
L'objectif prioritaire du service Horeca est d'offrir un repas chaud de qualité à un prix abordable, au plus grand nombre de personnes au travail.
RAISON D'ETRE DE LA FONCTION
L'assistant du service Horeca National apporte un soutien administratif et logistique dans la gestion journalière du secrétariat du service Horeca Bruxelles.
Conditions d'admission
- Posséder la nationalité belge ou ressortissant d'un des pays membres de l'Union Européenne
- Jouir des droits civils et politiques
- Etre de conduite irréprochable en accord avec les attentes de la fonction, ce qui ne veut pas dire que vous ne devez jamais avoir eu de contravention
- Etre âgé d'au moins 17 ans
- Pouvoir fournir un extrait du casier judiciaire (modèle 595) datant de maximum trois mois d'ancienneté à la date de dépôt de la candidature
- Diplôme spécifique exigé
Un diplôme de l'enseignement secondaire supérieur est requis (Niv. C). - Rédiger une lettre de motivation
- Etre titulaire d'un diplôme ou certificat d'études au moins équivalent à ceux pris en compte pour le recrutement aux emplois de niveau C dans les administrations fédérales
- Avoir au moins 18 ans
- Réussir les épreuves de sélection donnant accès au grade pour lequel vous postulez
Profil souhaité
Connaissances :
- Organisation policière - Niv.: UTILISATEUR
- Appui au fonctionnement - Niv.: UTILISATEUR
Connaissances pratiques :
- Traiter de l'information - Rassembler, déchiffrer et traiter de façon efficace l'information dans les délais impartis. Distinguer les lacunes éventuelles de cette information. Réunir et traiter des données de manière structurée. Les interpréter et les restituer correctement.
- Résoudre des problèmes - Affronter et maîtriser les situations inattendues en examinant les solutions possibles sur base de son expérience et de ses connaissances. Prendre des initiatives pour mettre en œuvre la solution la plus appropriée à chaque problème.
- Transférer ses connaissances - Transmettre aux autres de manière formelle et informelle son savoir, son expertise et ses méthodes de travail.
Attitudes attendues :
- Adopter une orientation-client - Tenir compte des attentes et besoins des ''clients'' dans la définition et l'exécution des missions et leur offrir un service personnalisé orienté vers la solution la plus opportune en entretenant des contacts constructifs.
- Communiquer - Transmettre de manière correcte et structurée des données et opinions, par écrit ou oralement. Rapporter les données et les incidents de façon précise.
- S'auto-développer - Planifier et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s'enrichissant continuellement par de nouvelles connaissances et compétences.
- Faire preuve d'engagement - S'impliquer entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de soi-même et en cherchant à atteindre la meilleure qualité. Persévérer même en cas de frustration, d'opposition, de tension ou face à un travail fastidieux.
- Respecter - Montrer du respect pour d'autres opinions et personnes. Respecter la stratégie, les procédures et la structure de l'organisation.
Chaque collaborateur s'engage à respecter les directives, procédures et instructions en matière de bien-être et à renseigner les situations et comportements dangereux à son responsable. Il veille également à utiliser les moyens mis à sa disposition en bon père de famille.
REMARQUES
- Avoir une bonne connaissance de lecture et d'écriture
- Maîtriser les programmes de logiciel Word et Excel
- Disposer d'une bonne connaissance pratique de la 2ieme langue nationale
- Etre volontaire et dynamique, pouvoir travailler en autonomie ainsi qu'en équipe
- Assumer le stress : savoir gérer lors de situations inattendues et assumer des périodes de pointe périodiques
- Etre organisé : savoir prioriser le travail et assurer l'exécution d'un manière précise, complète et correcte
Modalités de sélection
- Interview
Mon salaire et les avantages
- Un emploi diversifié dans un contexte passionnant caractérisé par de nombreux contacts humains
- 100% d'intervention de l'employeur dans les coûts des transports publics et 100% des transport en train
- Possibilité de bénéficier de primes en cas de prestations supplémentaires, de nuit ou de WE
- La possibilité de suivre des formations gratuitement
- 32 jours de congé par an
- Une assurance hospitalisation gratuite