Assistent lid
Jobomschrijving
BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE
Administratieve en ondersteuningstaken uitvoeren voor interne (personeelsleden) of externe (organisaties) klanten om optimaal bij te dragen tot de dienstprestaties.
FUNCTIEBESCHRIJVING
Als Administratieve ondersteuning administratieve en/of organisatorische taken en
activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale
verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de
nodige documenten ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken:
- Dossiers klasseren en de verwerkte gegevens invoeren in het informaticasysteem
- Documenten en informatie beheren specifiek voor de entiteit en met inachtneming van de geldende regels
- Vragen van medewerkers en/of klanten beantwoorden
- Het beheer en de administratieve opvolging van de dossiers verzekeren
- Standaard- of persoonlijke brieven opstellen voor de dienst
- De authenticiteit en geldigheid van de documenten nakijken
- Verslagen opstellen van interne vergaderingen
- …
Als Gegevensbeheerder gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of
één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over
alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en
behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde
informatie ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken:
- Dossiers, documenten of andere belangrijke informatie klasseren en bewaren voor de eenheid en dit met inachtneming van de geldende procedures of regels
- De klassering verbeteren (etiketten, inhoudstafels, structuur van dossiers, etc.)
- De gegevensbanken bijwerken die gebruikt worden door de dienst door
nieuwe gegevens in te voeren of door gegevens in te voeren die gewijzigd
zijn op bepaalde momenten en deze gegevens analyseren of nakijken.
- Lijsten van verslagen opstellen gebaseerd op de gegevensbanken
- …
Als Dossierbeheerder dossiers opstellen en/of analyseren en/of
controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit
te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een
beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
Voorbeelden van taken:
- Dossiers controleren afkomstig van interne of externe diensten om na te
gaan of ze alle vereiste informatie bevatten na ontvangst
- Het dossier aanvullen indien nodig, bijkomende vragen stellen aan de interne
of externe bevoegde diensten of het dossier afwerken (adviezen vragen)
- Alle stukken voorbereiden die vereist zijn in het dossier en dit
volgens de procedure (inclusief de documenten die voorgelegd moeten
worden ter ondertekening aan verschillende verantwoordelijken)
- Documenten voorbereiden voor ondertekening en ratificatie, naast de documenten die vereist zijn voor de procedure.
- Documenten ordenen in dossiers voor definitieve archivering
- …
Als Contactpersoon antwoorden op alle vragen van de interne of externe
klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of
diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een
antwoord op hun vraag.
Voorbeelden van taken:
- Vragen van interne en externe klanten telefonisch beantwoorden, via e-mail of deze vragen laten opvolgen
- Inlichtingen verschaffen aan de klanten omtrent de bestaande procedures
of bij problemen oplossingen uitwerken op maat van de klant met
inachtneming van de geldende procedures of regels
- Eenvoudige of terugkerende klachten behandelen met inachtneming van de geldende regels
of procedures of deze laten opvolgen door personen of diensten die
gespecialiseerd zijn in de materie
- Documenten beoordelen om de klanten beter te kunnen helpen
- Noodzakelijke brochures en inlichtingen bezorgen aan de betrokken personen
- …
Presentatie vd. politiezone/federale eenheid
Voorstelling van de dienst
De Directie van het personeel is een van de vier centrale directies van
Algemene directie van het middelenbeheer en de informatie (DGR).
De Directie van het Personeel (DGR-DRP) verzekert onder andere volgende opdrachten inzake het personeel:
- de opvolging van de morfologie van de Federale Politie;
- het beheer van de mobiliteit van de personeelsleden van de politiediensten;
- het beheer van het personeel van de Federale Politie met inbegrip van
voorstellen voor promoties, met uitzondering van de aanwijzingen in de
functie van commissaris-generaal en algemeen directeur;
- rekruterings- en selectieopdrachten en opleiding van de personeelsleden
van de politiediensten toevertrouwd aan de Federale Politie door of op
grond van de wet;
- de ontwikkeling en het beheer van de competenties en de kennis van het personeel;
- de persoonlijke en sociale ondersteuning van de personeelsleden van de
Federale Politie tijdens de uitvoering van hun dienst en van de
personeelsleden van de Lokale Politie op eigen vraag;
- de organisatie en de uitvoering van expertise, administratie, controle en medisch advies.
Daarom bestaat de Directie van het personeel uit 8 departementen: Rekrutering
& selectie, Loopbaanbeheer, Interdisciplinaire begeleiding,
Opleidingsmanagement, Nationale politieacademie (ANPA), Interne werking,
Organisatiebeheersing en Ondersteuning & ontwikkeling. Ze
inspireren zich op de principes uit de CP3.
Toelatingsvoorwaarden
- Belg zijn of onderdaan van een andere lidstaat van de Europese Unie
- De burgerlijke en politieke rechten bezitten
- Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking, wat niet wil zeggen dat je nooit een bekeuring kreeg
- Ten minste 17 jaar oud zijn
- Een uittreksel uit het strafregister (model 595) kunnen voorleggen dat minder dan drie maanden oud is op datum van de kandidaatstelling
- Een motivatiebrief opstellen
- Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen
- Ten minste 18 jaar oud zijn
- Slagen voor de selectieproeven die toegang verlenen tot de graad waarvoor je kandideert
Gewenst profiel
Praktische kennis:
- Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een
doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens
gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en
behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.
- Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door
de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en
kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk
probleem uit te voeren.
- Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.
Verwachte gedrag:
- Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en
behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de
opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de
meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten
te onderhouden.
- Communiceren - Gegevens en meningen correct en
gestructureerd overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist rapporteren. - Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden,
interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te
stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en
competenties eigen te maken.
- Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge
kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie,
tegenwerking, druk of detailarbeid.
- Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de
structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies strikt opvolgen.
Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en
instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om
onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar
leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van
de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.
Selectiemodaliteiten
- Interview
Mijn loon & voordelen
- Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
- 100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
- De kans verdere opleidingen te volgen
- Minimum 32 verlofdagen per jaar
- Gratis hospitalisatieverzekering