CONSULENT Lid - Dossierbeheerder

BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE

De dossierbeheerder bij TIWK staat in voor de tuchtdossiers, klachtendossiers en de voorlopige schorsingen bij ordemaatregel. Hij verzekert de behandeling van die dossiers en voert eventuele voorafgaande onderzoeken uit.

Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of
controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.

Voorbeelden van taken:

-  Informatie verzamelen.
- Op professionele, integere en kwalitatieve wijze de dossiers beheren die hem zijn toegekend en ze binnen de vastgestelde termijn analyseren en controleren.
-  Individuele of structurele disfuncties opsporen.
-  Een onderzoek à charge en à décharge voeren, zowel op het vlak van tucht als in het kader van de klachtenbehandeling.
-  De hem toegekende dossiers voortdurend updaten, objectieve conclusies formuleren en relevante verbetervoorstellen doen.
-  Op eigen initiatief regelmatig overleg plegen met zijn coördinator.
-  Informatie verzamelen volgens de vastgelegde procedures en binnen de grenzen van zijn opdracht.
-  Feedback geven over het beheer en de behandeling van zijn dossiers.
-  De voorziene kennisgevingen en kennisnemingen verzekeren tijdens de verschillende fasen van zijn dossiers.
-  Zich voor de uitvoering van de voorafgaande onderzoeken laten bijstaan door de onderzoekers.
-  Ter voorbereiding van de zittingen voor de Tuchtraad een beroep doen op de onderzoekers voor de analyse van de dossiers.
-  …

Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.

     Voorbeelden van taken:

-  Zijn dossiers administratief beheren en opvolgen binnen de vastgestelde termijn.
-  De dossiers samenstellen en ze up-to-date en in orde houden.
-  De nodige documenten ter beschikking stellen.
- De dossiers volgens de voorgeschreven vorm en op integere en professionele wijze registreren en administratief afhandelen in de daartoe specifiek voorziene tabellen en computerprogramma's (RIO3, TIWK-tabellen …).
-  De vervanging van het onthaal van TIWK verzekeren.
-  Ter vervanging instaan voor de briefwisseling IN/OUT tussen TIWK en de bevoegde overheden.
-  Instaan voor het briefverkeer en de verzending/doorzending in verband met de afhandeling van de dossiers.
- Instaan voor de administratie en de mededelingen die voortvloeien uit de wettelijke verplichtingen op het vlak van dossierbeheer.
-  De organisatie van de verschillende activiteiten van TIWK administratief ondersteunen.
- De adviezen van de Tuchtraad, de verslagen van de AIG, de beslissingen op het vlak van tucht en de beslissingen die de parketten aan TIWK meedelen ter beschikking stellen van alle dossierbeheerders en onderzoekers.
-  Regelmatige contacten onderhouden met zijn coördinator.
-  …

C.   Als auditor, de richtlijnen, instructies, regelgeving en wetgeving in verband met de behandelde onderwerpen toepassen en doen toepassen en audits uitvoeren om een correcte uitvoering te garanderen van de taken die aan de organisatie zijn opgelegd.

Voorbeelden van taken:

- De richtlijnen, instructies en wetgeving in verband met tucht, klachtenbeheer en voorlopige schorsingen bij ordemaatregel toepassen.
- Onder leiding van de leidend ambtenaar en de supervisie van de coördinator kwaliteitsvolle onderzoeken voeren ten behoeve van de bevoegde overheden.
-  De informatie van de dossiers controleren en verbanden leggen.
-  De bevoegde overheid het voor elke type onderzoek passende verslag verschaffen.
-  …