Consulent Lid Logistiek binnen Speciale Eenheden

DSU is een zeer grote directie die meer dan 40.000 logistieke artikelen beheert evenals een budget hoger dan 5.000.000 euro in werking en investering. Bovendien vereist de geografische verdeling op 6 sites een belangrijke controle en coördinatie, noodzakelijk voor een goed logistiek beheer.
Als Consulent Logistiek sta je het het adjunct-diensthoofd bij voor het beheer van de magazijnen en de coördinatie van de magazijniers van de andere diensten. Je staat in voor de opvolging en uitvoering van het logistiek beheer binnen DSU.

 FUNCTIEBESCHRIJVING

Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige
documenten ter beschikking te stellen.
 
- Opstellen, aanpassen en/of nakijken en vervolgens archiveren van alle soorten documenten (PV van vergaderingen, administratieve documenten, wettelijke en overheidsteksten, …)
- Plannen en/of deelnemen aan vergaderingen en bijdragen tot het opstellen van projecten van PV's
- Opstellen van rapporten van interne vergaderingen, teksten, memo's, nota's en/of presentaties
- Deelnemen aan het opmaken van de baisisgegevens, nota's, communicatie, … en de opvolging verzekeren
- Versturen van faxen en brieven voor een persoon of een dienst
- Deelnemen aan de dagelijkse activiteiten van de dienst en uitvoeren van elke bestuurlijke en organisationele taak die de optimale uitvoering van de doelstellingen van de dienst toelaat door de termijnen en kwaliteitsnormen na te leven
- Samenstellen van documentatiedossiers
- Ondersteunen van de verantwoordelijke(n) in het beheer en de administratieve behandeling van specifieke dossiers
 
Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
 
- Deelnemen aan vergaderingen m.b.t. activiteiten waar zowel interne als externe organisaties bij betrokken zijn
- Beantwoorden aan de gebruikelijke vragen m.b.t. diens domein
- Doorverwijzen van de klanten naar de bevoegde personen/diensten
- Verschaffen van uitleg aan de partners m.b.t. de procedure en in geval van problemen, nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels
- Beantwoorden van de telefoon en overmaken van de oproep/vraag aan de gespecialiseerde personen of diensten
- Opzoekingen verrichten, voor interne of externe partners, in de databanken of archieven
- Ontvangen en doorgeven van berichten
- Vragen om informatie en/of raadplegen van documenten om de klanten te helpen
- Leveren van becijferde gegevens hetgeen de activiteiten van de eenheid betreft
- Beantwoorden, via telefoon of per mail, van verzoeken tot bekomen van informatie uitgaande van interne of externe klanten
 
Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen
of dat het dossier wordt afgewerkt.
 
- Beheren en coördineren van dossiers/projecten met verschillende interne en/of externe partners
- Ontvangen en nalezen van de dossierstukken en het dossier vervolledigen met de stukken die worden voorgeschreven door de reglementering/procedure (vraag om bijkomende informatie, vraag om verduidelijking van bepaalde gegevens, vraag om welbepaalde documenten te bezorgen, ….
- Feedback geven aan de overste met betrekking tot de evolutie van de dossiers/projecten, vergaderingen en/of werkgroepen

- Uitvoeren van de voorziene stappen in het dossier volgens de procedures of regels
- Aanvullen van de documenten volgens de geldende regelgeving of procedures
- Inwinnen van informatie of verduidelijkingen bij verschillende bronnen
- Zoeken, op een actieve manier, van realistische oplossingen voor ondervonden/vastgestelde problemen en deze voorstellen
 
Als gegevensbeheerder, relevante informatie voor de organisatie klasseren en/of gegevens invoeren in gegevensbanken om gestructureerde informatie ter beschikking te stellen van de organisatie.
 
- Ordenen en rangschikken van dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst, en dit volgens de procedures of regels
- Up-to-date houden van de gegevensbank door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren
- Gebruik maken van specifieke informaticaprogramma's (GALoP, RIO, DBLog...)
- Verzamelen van de te klasseren documenten, dossiers of informatie en archiveren volgens de geldende regels
- Verzekeren van de opvolging en update van de gevatte gegevens (ANG, ISLP, BaronLog, RIO, CRC2, Omnicollect, GALoP, ...)
- Hulp bieden voor de organisatie van de informatieflux conform de richtlijnen hieromtrent
- Analyseren en/of controleren van de ingevoerde of in te voeren gegevens
 
Als logistiek ondersteuning, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.
 
- Opvolgen van het terugbrengen van het materiaal in geval van vertrek van het personeelslid (mobiliteit, pensioen, ...)
- Opvolgen van de beschikbaarheden in logistiek (inventaris, opvolging van de beschikbare voorraad…)
- Melden aan de autoriteit van materiaalverlies of -beschadigingen , en dit middels de geschikte formulieren
- Verspreiden van de nuttige informatie inzake materiaalgebruik, te volgen procedure, …
- Voorbereiden, deelnemen en opvolgen van de Commissie Evaluatie Markt (CEM)
- Bijhouden van de inventarissen
- Zorgen voor de ontvangst, de opslag en de levering van het materiaal en/of van de uitrustingsstukken
- Beheren en opvolgen van de logistieke vragen met betrekking tot de voertuigen, meubilair, communicatiemiddelen, de individuele en collectieve uitrusting, badges, werkaanvragen bestemd voor de partners, ...
- Beheren en opvolgen van dossiers gelinkt aan de infrastructuur
- Beheren van de collectieve en individuele uitrustingen (meubilair, bewapening, voertuigenpark, informaticapark, radiomiddelen, materiaal eigen aan de taken van de eenheid en bewapening, functionele kledij, uitrustingsstukken, …)