Coördinator vertrouwenspersoon

A. Als omkaderend personeel, de ter beschikking gestelde mensen en/of middelen optimaal en in overeenstemming met het beleid van de hiërarchie beheren om
de vastgelegde doelstellingen te bereiken

- Concrete instructies of opdrachten geven aan de vertrouwenspersonen
- De taken verdelen onder de leden van het netwerk vertrouwenspersonen
-Toezien op de kwaliteit en de uitvoeringstermijnen van de taken en verbeteringen aanbrengen indien nodig
- Middelen voorzien voor de operationele werking en toezien op het gebruik ervan
-Beheren van de bijscholing van het netwerk van vertrouwenspersonen en de eventueel problemen


B. Als technisch deskundige, op basis van zijn expertise in zijn activiteitendomeinen analyses uitvoeren en adviezen formuleren voor het management, de diensten die hierom verzoeken en de partners om de leidinggevenden in staat te stellen de goede strategische keuzes te maken en de medewerkers te helpen bij hun taken

- Dossiers of situaties vanuit technisch oogpunt analyseren
- Onsamenhangendheden en punten van overeenkomst vaststellen
- Mogelijke technische oplossingen formuleren/voorstellen
Organiseren van bemiddelingen
- De hindernissen van een methode vaststellen en alternatieven voorstellen
- Benchmarkings van gelijkaardige organisaties verwezenlijken
- Een analyse op een problematiek toepassen

C. Als praktische organisator, operationele en/of organisatorische activiteiten verrichten om te helpen bij de praktische organisatie van de activiteiten in de dienst

- De binnenkomende post of mails beheren
- Helpen bij de praktische organisatie van evenementen, colloquia, activiteiten, vergaderingen, opleidingen
- Vergaderingen plannen, uitnodigingen versturen en de zaal reserveren
- Het logistieke materiaal voor de georganiseerde activiteiten reserveren of voorzien
- Up to date houden van de lijst van vertrouwenspersonen

D. Als contactpersoon, antwoorden op vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag

- Telefonisch of via mail antwoorden op de verzoeken om informatie van interne of externe klanten
- De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten
- De nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen
- Om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen
- Voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven
- Aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte problemen volgens de procedures of regels

E. Als dossierbeheerder, dossiers analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt
 
- Het dossier of informatie dat verband houdt met het dossier ontvangen
- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen
- De voorziene stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels
- De kernelementen van het dossier vaststellen, analyseren en structureren 
- Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures
- De behandelde dossiers controleren
- Een conclusie betreffende het vervolg van de behandeling van het dossier formuleren
- Een conclusie in het dossier formuleren en aan het bevoegde beslissingsorgaan voorleggen
- Alternatieven voorstellen voor de verdere behandeling van het dossier
 
F. Als Helpdesk, technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven
 
- Het probleem bepalen in de situatie die de verzoeker uiteenzet
- De gekende procedures voor probleemoplossing toepassen
- De verzoeken gesynthetiseerd doorsturen naar de technische deskundigen
- Inlichtingen die overeenkomen met een veel voorkomende situatie verstrekken
 
G. Als vertegenwoordiger, op een professionele manier de contacten en relaties met de interne en externe gesprekspartners verzekeren om de zichtbaarheid van de organisatie te verhogen en te zorgen voor een transparante, eenduidige en doeltreffende uitwisseling van informatie
 
- Het standpunt van de hiërarchie meedelen tijdens werkgroepen
- Aanwezig zijn op de geschikte fora