DRI - Budgetcontroller (DIREF)

BESTAANSREDEN VAN DE ENTITEIT


De Directie van de politionele informatie en de ICT-middelen (DRI) is de directie die belast is met de opbouw van de politie van morgen via de digitale transformatie van het politieberoep.

Als dusdanig zorgt DRI voor de voorbereiding van het beleid en van de regelgeving inzake het beheer en de verwerking van de informatie, de ontwikkeling van het concept van 'politionele informatie', de bepaling van de standaarden en de technische normen en de implementatie van de informatie- en communicatiesystemen.

Zo zorgen wij ook voor de implementatie van IT-oplossingen voor de hele Belgische Politie door bv. de hybride cloud en de mogelijkheden van Office 365 te integreren in de dagelijkse werking.

De steundivisie Resources (DIRES) speelt de rol van ‘resources manager'. Zij ontwikkelt het HR-, logistieke en financiële beleid en de strategie van de directie. Bovendien staat zij in voor de HR-, logistieke en financiële processen.

De divisie coördineert de analyse van de behoeften, van de ontwikkeling en van het beheer van personeels-, financiële en logistieke middelen van de directie. In het raam van het middelenbeheer coördineert zij eveneens het beheer van de externe consultants, samen met de externe partners, en het beheer van de neutrale call takers, samen met de FOD Binnenlandse Zaken en de SICAD's. Daarnaast staat zij in voor het administratieve beheer van de directie. Daarom bestaat er ook een functionele band met de administratieve assistenten van de Business Units. Zij vormt eveneens een verbindende schakel met het Facility Management van het POLIS Center-gebouw.

Wat het financiële beheer betreft, ontwikkelt de divisie de financiële ICT-strategie van de Politie, coördineert ze de financiële ICT-behoeften en volgt ze de implementatie en uitvoering op. De directeur moet m.a.w. de ontwikkeling van de beleidscyclus inzake HRM, logistiek en financiën volledig kunnen delegeren aan deze divisie.

Binnen DRI werd een specifiek programma opgericht dat het prioritaire project ANPR moet vormgeven en zien te realiseren. Het ANPR-programma staat in voor de nationale ANPR-databank en de duizenden camera's die eraan gekoppeld zijn. Het zorgt voor de operationele inzet en continuïteit van de verschillende systemen die gekoppeld zijn aan deze databank. Het heeft een grote impact op zowel de verkeersveiligheid, het interventiebeleid alsook de gerechtelijke onderzoeken in ons land. Het ziet ook toe op het beantwoorden van internationale rechtshulpverzoeken. Voor het onderhoud en de creatie van de verschillende systemen werkt het samen met andere politiediensten, federale partners en private actoren. Dit programma is een nauwe samenwerking tussen BIOPS (Operations Division) en BIMOB (voor de initiatieven inzake verkeer) en staat dan ook onder leiding van de programmamanager die verantwoordelijk is voor de strategie, het projectmanagement, de planning en het prioriteren van projecten binnen het thema ANPR Managed Systems. Verder is de programmamanager verantwoordelijk voor het toezicht op de 'milestones' van de verschillende initiatieven.

Hij of zij coördineert met een team van interne en externe medewerkers de verschillende initiatieven voor verbetering en ontwikkeling en is verantwoordelijk voor de communicatie over de procedures en producten aangaande ANPR.

Het programma staat ook in voor een efficiënte inzet van de ANPR-toepassingen in het nationaal en internationaal landschap. Het nieuwe systeem zal moeten voldoen aan de verwachtingen van de business (o.a. Lokale Politie en Federale Politie).
Er zal een samenwerking worden opgezet met de lokale, regionale
en andere federale instellingen. Het programma moet inzetten op het beantwoorden van de noden van de verschillende componenten van de GPI (Lokale Politie, DGA, DGJ).

Het programma zal gradueel geïnstitutionaliseerd worden binnen DRI en zo ook minder afhankelijk worden van externe ondersteuning. In dat vooruitzicht wensen we een aantal functies geleidelijk om te zetten naar CALog-personeelsleden. Deze nieuwe personeelsleden zullen dan ook gevormd worden om de functie stapsgewijs over te nemen en de RUN ervan te beheren. Het programma wil verder inzetten op R&D en naast een positieve impact op de verkeersveiligheid van ons land ook inzetten op een doorgedreven ondersteuning van onze opdrachten van gerechtelijke politie. Het programma moet aanzienlijke delen van het regeerakkoord en de beleidsverklaringen van de ministers van Binnenlandse Zaken en Justitie zien te realiseren.

BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE

Ondersteunen van het programma in het realiseren van de verschillende vooropgestelde doelstellingen en toezien op het inzetten van de voorziene budgetten.


FUNCTIEBESCHRIJVING

A. Als financieel deskundige

Het correct toepassen van de grondslagen van boekhoudkunde, in lijn met de geldende wet- en regelgeving voor de overheid (matchingprincipe, realisatiebeginsel, enz.).

Analyses uitvoeren en adviezen formuleren voor het management, de diensten die hierom verzoeken en de partners om de leidinggevenden in staat te stellen de juiste beleidskeuzes te maken en/of de medewerkers te helpen bij hun taken.


Voorbeelden van taken

• Analyseren van budgettaire, financiële en logistieke dossiers.
• Kwaliteitscontrole van boekhoudkundige stukken (aanvraag, offerte, PO, factuur, enz.).
• Optimaliseren van interne controles.
• Invoeren en beheren van gegevens in SAP Fedcom (module PO, facturen, enz.)
• Mogelijke technische oplossingen formuleren/voorstellen aan het management en de betrokken diensten, ten einde de vastgestelde objectieven te bereiken.
• Rapporteren per maand/trimester/jaar intern en naar de controle-instanties toe.
• Hanteren van kwaliteitschecklists, en waar nodig deze zelf kunnen opstellen.
• Maken van financiële prognoses.
• Verzamelen van de behoeften op het vlak van vastleggingen en vereffeningen en deze informatie centraliseren in één enkele tabel voor follow-up.
• Volgen van vastleggings- en vereffeningsbudgetten in
  SAP (bijvoorbeeld ervoor zorgen dat er genoeg geld overblijft op bestelbonnen (PO's) om de uitgaven van het lopende jaar te dekken).
• Opstellen van nota's voor de nieuwe financiële vereisten en voor elke wijziging in het contract (bijv. een prijsherziening, naar boven of naar beneden, van een product of diensten voor een specifiek dossier, vereist dat de wijzigingen worden geformaliseerd met ondersteunende bewijsstukken).
  

B. Als strategisch deskundige

De strategie van het programma en de organisatie kunnen begrijpen en vertalen naar werkdocumenten en -processen en beslissingen kunnen concretiseren.

Voorbeelden van taken

• De beleidsvisie en de werkprocessen samenhangend maken.
• Schrijven van financiële adviezen en (meerjaren)plannen.
• Financiële KPI's opstellen, rapporteren en afwijkingen bespreken.
• Ondersteunen bij het opstellen en opvolgen van bestekken en aanbestedingen.
• Tussentijdse stand van zaken geven (om er zeker van te zijn dat we in de goede richting evolueren).
• Het werk in de mate van het mogelijke documenteren (processtroom, stappenplan enz.).
  

C. Als gegevensbeheerder

Gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken

• De nodige informatie opvragen bij de verschillende diensten: operationele en financiële data verzamelen en combineren.
• Bijwerken van de gegevens in verschillende documenten.
• Beheren van verschillende documenten op SharePoint, Teams, enz. en indien nodig hiervoor een nieuwe structuur voorstellen en opzetten.
• Doorvoeren van innovatie en automatisering binnen de financiële processen om zo efficiënt en veilig mogelijk te kunnen werken.
• Vergelijkingen maken tussen onze interne gegevens en de gegevens van de leverancier.
• Analyseren van dossiers en uitvoeren van opzoekingen in verschillende monitoringtools, voornamelijk in Excel en SAP.
• De gegevens presenteren op een manier die ze bruikbaar maakt voor de besluitvorming.
• Bepaalde dossiers of projecten auditeren en controleren. Bijvoorbeeld: vergelijk voor een bepaald project de gegevens tussen het oorspronkelijke contract (wat gepland was om uit te geven) en de werkelijkheid (wat er daadwerkelijk is uitgegeven), maak vergelijkingen en trek de relevante conclusies.
  

D. Als planningsdeskundige

De uitvoering van taken, activiteiten, technische procedures coördineren om het praktische verloop van de activiteiten te verzekeren.

Voorbeelden van taken

• Op de hoogte zijn van de jaarplanning binnen de Federale Politie, met bijzondere aandacht voor financiële activiteiten (ramingsstaten, meerjarenplan, afsluiting jaar, enz.).
• Het opstellen van een retroplanning per dossier met bijbehorende taken en deadlines.
• Zich vergewissen van de ontvangst van de dossiers binnen de voorgeschreven termijn.
• In staat zijn om een eigen planning op te stellen voor het opvolgen van opdrachten en om een actieplan op te stellen voor complexere taken.
  

E. Als contactpersoon

Antwoorden op alle vragen van de interne of externe stakeholders en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven.

Voorbeelden van taken

• Antwoorden op de vragen om informatie en op de vragen van financiële en logistieke aard.
• Het doorspelen van de informatie naar de collega's en externe deskundigen.
• Beantwoorden van externe vragen over de financiële situatie van een dossier of project (bijv. : Kabinet, Rekenhof, BOSA, enz.) binnen de vereiste termijnen.