DRI - Controleur de budget (DIREF)

RAISON D'ÊTRE DE L'ENTITÉ

La Direction de l'information policière et des moyens ICT (DRI) est la direction en charge de construire la police de demain par la transformation digitale du métier de policier.

À ce titre, DRI est notamment chargée de la préparation de la politique et des règles de gestion et de traitement de l'information, du développement du concept d'information policière, de la définition de standards et de normes techniques, et de l'implémentation des systèmes d'information et de communication.

Nous nous occupons aussi d'implémenter des solutions IT pour l'ensemble de la police belge avec, par exemple, l'intégration du Cloud hybride et des possibilités d'Office 365 dans le fonctionnement journalier.

La division d'appui « Resources » (DIRES) joue le rôle de « resources manager ». Elle développe la politique et la stratégie de la direction en matière de ressources humaines, de logistique et de finances. Elle est également responsable des processus RH, logistiques et financiers.

La division coordonne l'analyse des besoins, du développement et de la gestion des ressources en personnel, financières et logistiques de la direction. Dans le cadre de la gestion des moyens, elle coordonne en outre la gestion des consultants externes, ensemble avec les partenaires externes, ainsi que la gestion des calltakers neutres, avec le SPF Intérieur et les SICAD. Elle organise par ailleurs la gestion administrative de la direction. Dans cette optique, il existe également un lien fonctionnel avec les appuis administratifs des Business Units. Elle assure aussi un lien avec le Facility Management du bâtiment « POLIS Center ».

En matière de gestion financière, la division développe la stratégie financière de la Police sur le plan ICT, coordonne les besoins financiers en matière d'ICT, et en suit la mise en œuvre et l'exécution. En d'autres termes, le directeur doit pouvoir déléguer complètement à cette division le développement du cycle de politique relatif à la gestion des ressources humaines, à la logistique et aux finances.

Au sein de DRI, un programme spécifique a été mis en place, qui doit donner corps au projet prioritaire ANPR et le voir se concrétiser. Le programme ANPR se charge de la banque de données nationale ANPR et des milliers de caméras qui y sont reliées. Il assure le déploiement opérationnel et la continuité des différents systèmes liés à cette base de données. Il exerce un impact majeur sur la sécurité routière et la politique d'intervention, ainsi que sur les enquêtes judiciaires dans notre pays. Il supervise également la réponse aux demandes d'entraide judiciaire internationales. Pour la maintenance et la création des différents systèmes, il collabore avec d'autres services de police, des partenaires fédéraux et des acteurs privés. Ce programme est le fruit d'une étroite collaboration entre BIOPS (Operations Division) et BIMOB (pour les initiatives en matière de circulation) et se trouve donc sous la direction du gestionnaire de programme responsable de la stratégie, de la gestion de projet, du planning et de la priorisation des projets dans le cadre du thème « ANPR Managed Systems ». Par ailleurs, le ou la gestionnaire de programme est responsable du suivi des « milestones » des différentes initiatives.

Il ou elle coordonne, avec une équipe de collaborateurs internes et externes, les différentes initiatives d'amélioration et de développement et est responsable de la communication sur les procédures et les produits liés à l'ANPR.

Le programme se charge également du déploiement efficace des applications ANPR dans le paysage national et international. Le nouveau système devra répondre aux attentes métier (notamment de la Police Locale et de la Police Fédérale).

Une collaboration sera établie avec les institutions locales, régionales et autres institutions fédérales. Le programme doit s'attacher à répondre aux besoins des différentes composantes de la GPI (Police Locale, DGA, DGJ).

Le programme sera graduellement institutionnalisé au sein de DRI, devenant ainsi moins dépendant d'un appui extérieur. C'est dans cette perspective que nous souhaitons progressivement transférer une série de fonctions vers des membres du personnel CALog. Ces nouveaux membres du personnel seront ainsi formés de façon à reprendre pas à pas la fonction et à en gérer le RUN. Le programme vise à miser davantage sur la R&D et, en plus d'avoir un impact positif sur la sécurité routière de notre pays, il s'attache également à fournir un appui approfondi à nos missions de police judiciaire. Le programme doit concrétiser des parties majeures de l'accord de gouvernement et des déclarations de politique des ministres de l'Intérieur et de la Justice.

RAISON D'ÊTRE DE LA FONCTION

Appuyer le programme dans la réalisation des différents objectifs prédéfinis et superviser l'utilisation des budgets prévus.


DESCRIPTION DE LA FONCTION

A. En tant qu'expert financier/experte financière

Appliquer correctement les principes fondamentaux de la comptabilité, conformément aux lois et règlements applicables aux autorités publiques (principe de matching, principe de réalisation, etc.).
Effectuer des analyses et formuler des avis au profit du management, des services demandeurs et des partenaires afin de permettre aux dirigeants de faire les bons choix stratégiques et/ou d'assister les collaborateurs dans leurs tâches.

Exemples de tâches

• Analyser les dossiers budgétaires, financiers et logistiques.
• Procéder au contrôle de la qualité des documents comptables (demande, devis, PO, facture, etc.).
• Optimiser les contrôles internes.
• Saisir et gérer les données dans SAP Fedcom (module PO, factures, etc.).
• Formuler/proposer des solutions techniques possibles au management et aux services concernés, afin d'atteindre les objectifs définis.
• Rendre compte mensuellement/trimestriellement/annuellement en interne et aux instances de contrôle.
• Avoir recours à des listes de contrôle de qualité et, le cas échéant, être en mesure de les établir soi-même.
• Établir des prévisions financières.
• Récolter les besoins en engagement et liquidation et centraliser l'information en un seul tableau de suivi.
• Suivre les budgets d'engagement et liquidation dans SAP (exemple : s'assurer qu'il reste assez d'argent sur les bons de commandes (PO) pour couvrir les dépenses de l'année en cours).
• Rédiger les notes pour les nouveaux besoins financiers et pour tout changement du contrat (exemple : la révision des prix, que ce soit à la hausse ou à la baisse, d'un produit ou de prestations de services pour un dossier spécifique nécessite une formalisation des changements avec documents de preuve à l'appui).
  

B. En tant qu'expert·e stratégique

Être capable de comprendre la stratégie du programme et de l'organisation, de la traduire en documents et processus de travail et de concrétiser les décisions.

Exemples de tâches

• Mettre en cohérence la vision stratégique et les processus de travail.
• Rédiger des avis financiers et des plans (pluriannuels).
• Définir des KPI financiers, établir des rapports et discuter des écarts.
• Fournir un appui à la rédaction et au suivi de cahiers des charges et de marchés.
• Donner des états des lieux intermédiaires (pour s'assurer qu'on avance bien dans la bonne direction).
• Documenter son travail, dans la mesure du possible (flux de processus, plan par étapes, etc.).
  

C. En tant que gestionnaire de données

Consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs banques de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et de mettre des informations structurées à la disposition de l'organisation.

Exemples de tâches

• Demander les informations nécessaires aux différents services : collecter et combiner les données opérationnelles et financières.
• Mettre à jour les données dans divers documents.
• Gérer divers documents sur SharePoint, Teams, etc. et, si nécessaire, proposer et mettre en place une nouvelle structure pour ceux-ci.
• Mettre en œuvre l'innovation et l'automatisation dans les processus financiers afin de travailler de manière aussi efficace et sûre que possible.
• Faire des comparaisons entre nos données internes et les données reprises chez le fournisseur.
• Analyser des dossiers et effectuer des recherches dans plusieurs outils de suivi, principalement en Excel et dans SAP.
• Présenter les données de sorte qu'elles soient exploitables pour la prise de décision.
• Auditer et contrôler certains dossiers ou projets. Par exemple : pour un projet quelconque, croiser les données entre le contrat initial (ce qui a été prévu comme dépense) et la réalité (ce qui a réellement été dépensé), faire des comparaisons et tirer les conclusions pertinentes.
  

D. En tant que planificateur ou planificatrice

Coordonner l'exécution de tâches, activités et procédures techniques afin de garantir le déroulement pratique des activités.

Exemples de tâches

• Être au courant du planning annuel au sein de la Police Fédérale, avec une attention particulière pour les activités financières (états estimatifs, plan pluriannuel, clôture de l'année, etc.).
• Établir un rétroplanning pour chaque dossier avec les tâches et les délais associés.
• S'assurer de la réception des dossiers dans les délais prescrits.
• Capacité à établir son propre planning de suivi de ses missions et à établir un plan d'actions pour les tâches plus complexes.
  

E. En tant que personne de contact

Répondreà l'ensemble des demandes des parties prenantes internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés.

Exemples de tâches

• Répondre aux demandes d'information et aux questions d'ordre financier et logistique.
• Relayer l'information auprès des collègues et des experts externes.
• Répondre aux questions externes sur la situation financière d'un dossier ou d'un projet (ex. : Cabinet, Cour des comptes, BOSA, etc.) dans les délais requis.