medewerker administratie en planning
Jobomschrijving
Opnemen van diverse administratieve taken met oog op het bieden van algemene administratieve ondersteuning aan het team technische bijstand en aan de teamleider technische bijstand.
Kerntaak 1:
Ondersteunen van de teamleider technische bijstand bij de activiteiten binnen het team technische bijstand met oog op de continuïteit te garanderen.
Kerntaak 2:
Opzetten en opvolgen van de planning van technische bijstand met oog op de ondersteuning van de teamleider en bij afwezigheid van de teamleider.
Kerntaak 3:
Opzetten van een goede administratieve omkadering van het team.
Kerntaak 4:
Organiseren en uitvoeren van algemene administratieve taken met oog op de ondersteuning van de teamleider en de medewerkers.
Kerntaak 5:
Instaan voor het “office management”: beheren en opvolgen van de logistieke behoeften van het team, bestellen van materiaal eigen aan het team en opvolgen van de bestellingen, controleren en aanvullen van de voorraden.
Kerntaak 6:
Verzorgen van de correspondentie, memo's, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten, geschreven exemplaren, e.d. door het gebruik van computers met meerdere software pakketten.
Kerntaak 7:
Beheren en opvolgen van de agenda's van technische bijstand.
Kerntaak 8:
Archiveren en opzoeken van documenten, correspondentie, gegevens en rapporten.
Kerntaak 9:
Dagelijks opvolgen van stand van zaken van de voertuigen en van het materiaal en opvolgen van de reiniging van de voertuigen (intern en extern).
Kerntaak 10:
Ophalen, begroeten en opvangen van de bezoekers.
Kerntaak 11:
Uitvoeren van kleine logistieke taken, zoals ophalen en wegbrengen materiaal, ophalen van een medewerker na het wegbrengen van een speciaal voertuig, rijden met een voertuig naar de carwash, …
Kerntaak 12:
Aandacht hebben voor het welzijn van de eigen medewerkers en bij problemen deze bespreken met de afdelingschef facility met oog op het gezamenlijk vinden van een oplossing om zo een optimale werkomgeving te verzekeren.
Kerntaak 13:
Actief nadenken over de verbetering van de IT-toepassingen, werkprocessen en administratieve procedures. Signaleren van disfuncties en formuleren van verbetervoorstellen aan het diensthoofd aankoop met oog op het optimaliseren van de werking van de organisatie.
Presentatie vd. politiezone/federale eenheid
Toelatingsvoorwaarden
- Belg zijn of onderdaan van een andere lidstaat van de Europese Unie
- De burgerlijke en politieke rechten bezitten
- Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking, wat niet wil zeggen dat je nooit een bekeuring kreeg
- Ten minste 17 jaar oud zijn
- Een uittreksel uit het strafregister (model 595) kunnen voorleggen dat minder dan drie maanden oud is op datum van de kandidaatstelling
- Een motivatiebrief opstellen
- Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen
- Ten minste 18 jaar oud zijn
- Slagen voor de selectieproeven die toegang verlenen tot de graad waarvoor je kandideert
Gewenst profiel
Kennis van het eigen en het aangrenzende activiteitendomein
- Algemene kennis van de deontologische code
- Algemene kennis van de lokale en federale politieorganisatie en eigen organisatie
- Algemene kennis van de werking van lokale overheden
- Algemene kennis van het Nederlands
- Algemene kennis van diverse softwaretoepassingen en -pakketten (MS Office)
- Administratieve vaardigheden
- Algemene kennis van relevante wetgeving
- Algemene kennis van politietoepassingen
Korpscompetenties
- Mondeling uitdrukkingsvermogen: Duidelijk en correct een boodschap formuleren in het raam van de courante taken.
- Leesvaardigheid: Eenvoudige documenten die verband houden met de uitgeoefende functie, lezen en begrijpen.
- Schrijfvaardigheid: Eenvoudige documenten opstellen die verband houden met het gebruikelijk functioneren.
- Informatieverstrekking: De verwachte informatie vallend onder het gebruikelijk functioneren meedelen.
- Sociale omgang - hoffelijkheid: De regels met betrekking tot persoonlijk voorkomen en houding toepassen in zijn gebruikelijk functioneren.
Positiecompetenties
- Kennis van het activiteitendomein: Het domein van functioneren situeren in de structuur, er de hoofdactiviteiten van kennen.
- Functionele kennis: Zijn basiskennis toepassen in gemakkelijke en gebruikelijke taken.
- Technische kennis: De basistechnieken van de functie toepassen in gemakkelijke en gebruikelijke taken.
- Actiedoelstellingen: In zijn gebruikelijk functioneren handelen volgens de vastgestelde doelstellingen.
- Operationele autonomie: Een werkprogramma toepassen dat bestaat uit een opeenvolging van duidelijk geïdentificeerde handelingen.
Selectiemodaliteiten
- Selectie op basis van dossier