Medewerker Facility Management
Jobomschrijving
Als administratieve ondersteuning
Administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken:
- Opstellen van gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven en documenten
- Verzorgen van inkomende en uitgaande informatiestromen (briefwisseling, e-mail, telefoon,…)
- Beheren van de administratieve dossier van de directie en bijhouden van het klassement
- Opzoeken en verzamelen van informatie en deze kunnen aanreiken indien gevraagd
- Instaan voor het onthaal van interne en externe partners
- Opvolgen van lopende dossier om een algemene administratieve ondersteuning te bieden
- Instaan voor opzoekwerk alsook inzamelen en verwerken van data- en cijfermateriaal
- Uitvoeren van administratieve onderzoeken
- Inhoudelijk opvolgen van lopende werven en aanwezigheid bij uitvoering van projecten door externen.
Als logistieke ondersteuning
Logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.
Voorbeelden van taken:
- Beheer van het materiaal: individueel en collectief materiaal, verbruiksproducten, relatiegeschenken, …
- Ontvangen van leveringen, deze controleren en instaan voor de distributie/de opslag ervan
- Opvolgen van de instroom, doorstroom en uitstroom van de uitrusting in de daarvoor voorziene bestanden
- Ondersteuning bieden in het beheer van het wagenpark, het individueel en collectief materiaal, infrastructuur, …
- De inventarissen van het meubilair bijhouden
- Logistieke steun bij grote operaties, vergaderingen en opleidingsmomenten
- Beheer van toegangsbadges, parkeerbadges, dienstkaarten, treinkaarten, …
- Up-to-date houden van de gegevensbanken nodig voor de logistiek
Als budgettair/financiële ondersteuning
Budgettaire en/of financiële taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de financiële middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.
Voorbeelden van taken:
- Opmaken van prijsaanvragen en contacteren van leveranciers volgens de wettelijke voorschriften
- Opmaken van ontvangstbewijzen bij het ontvangen van goederen in de daarvoor voorziene programma's
- De voorraden en de bestellingen van verbruiksproducten beheren
- Opmaken van bestelbonnen voor uitrustingsstukken en materiaal in de keten
- Zorgen voor een correcte behandeling van de opgestelde werkorders en de relevante documenten eigen aan de werking van de zuil Logistiek en Financiën
- Prospectie - voor aankopen
Als contactpersoon
Antwoorden op vragen van interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
Voorbeelden van taken:
- Beantwoorden van mondelinge en/of schriftelijke vragen of doorverwijzen indien nodig
- Optreden als eerste contactpunt van de dienst
- Instaan voor de informatiedoorstroming van en naar de leden van de dienst en hulp verlenen met als doel het oplossen van problemen
- Instaan voor het onthaal van bezoekers (interne en externe klanten, partners, …)
- Uitvoeren van opzoekingen voor interne en externe klanten/partners
Administratieve en logistieke ondersteuning bieden aan de dienst in het algemeen en instaan voor het beheer en de verwerking van logistieke en financiële dossiers in het bijzonder ten einde een professioneel en klantgericht beheer van de werkingsmiddelen te bekomen.
Presentatie vd. politiezone/federale eenheid
gespecialiseerde en supralokale producten en steun aan te leveren en dit zowel operationele als niet-operationele.
Toelatingsvoorwaarden
- Belg zijn of onderdaan van een andere lidstaat van de Europese Unie
- De burgerlijke en politieke rechten bezitten
- Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking, wat niet wil zeggen dat je nooit een bekeuring kreeg
- Ten minste 17 jaar oud zijn
- Een uittreksel uit het strafregister (model 595) kunnen voorleggen dat minder dan drie maanden oud is op datum van de kandidaatstelling
- In het bezit zijn van een rijbewijs B
- Een motivatiebrief opstellen
- Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen
- Ten minste 18 jaar oud zijn
- Slagen voor de selectieproeven die toegang verlenen tot de graad waarvoor je kandideert
Gewenst profiel
Kennis:
Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER
Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER
Praktische kennis:
Informatie verwerken
- Binnen de beschikbare termijn informatie op een doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en
behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.
Problemen oplossen
- Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te
voeren.
Kennis overdragen
- Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.
Verwachte gedrag:
Klantgericht optreden
- Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
Communiceren
- Gegevens en meningen correct en gestructureerd overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist rapporteren.
Zichzelf ontwikkelen
- De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
Inzet tonen
- Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.
Respect tonen
- Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies strikt opvolgen.
Selectiemodaliteiten
- Selectiecommissie
De samenstelling van de commissie is nog nader te bepalen.
Een (niet-)eliminerende test voorafgaand aan het gsprek bij CSD West-Vlaanderen is mogelijk.
Verloop selectieprocedure:
1. Generieke selectieproeven bij de rekruteringsdienst in Brussel.
2. Selectiegesprek bij de dienst waar je solliciteert.
3. Moraliteitsonderzoek
4. Medisch onderzoek
Mijn loon & voordelen
- Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
- De kans verdere opleidingen te volgen
- Minimum 32 verlofdagen per jaar
- Gratis hospitalisatieverzekering
- Gratis openbaar vervoer of fietsvergoeding
- Maaltijdcheques
- Valorisatie voorgaande diensten mogelijk mits goedkeuring commissie
- Voordelen van de sociale dienst SSD (kortingen pretparken, jongerenvakantie, winkels, bioscoop, ...)
- Mogelijkheid tot een uur sporten binnen de diensturen
- Taalpremie