Medewerker Gerechtelijk Secretariaat

Verantwoordelijkheden en taken

Verantwoordelijkheden 
Hij/zij staat in voor de administratieve ondersteuning en voorbereiding va de dossiers binnen de dienst Gerechtelijk Secretariaat/APO. 
Hij/zij staat mee in voor de kwaliteitscontrole van de opgestelde processen-verbaal. 
Hij/zij staat in voor de verzending van de processen-verbaal en de kantschriften naar de bevoegde gerechtelijke instanties.  Hiertoe worden deze akten uitgeschreven in het ISLP-systeem. 
Hij/zij staat in voor het klassement en de archivering van alle documenten in de politiezone.  Hiertoe worden alle documenten digitaal gearchiveerd en wordt regelmatig een digitale kopie van de gegevensdrager gemaakt 

Taken 
Hij/zij voert allerlei gerechtelijke en administratieve ondersteunende taken uit die bijdragen tot de vlotte werking van de dienst en ter ondersteuning van de APO-verantwoordelijken: verwerking van PV's (kwaliteitscontrole), aanvragen inlichtingenbulletins, pv's klaarmaken voor verdeling naar de parketten, formulieren inbeslagnames…. 
Hij/zij verzorgt de administratieve ondersteuning van de politiezone en helpt de medewerkers van de operationele afdeling bij punctuele vragen over de vormvereisten van het pv.   
Hij/zij behandelt de inkomende en uitgaande post van de Lokale Politie Sint-Niklaas. 
Hij/zij registreert de inkomende kantschriften en zorgt voor de verdeling ervan, maakt afgewerkte kantschriften klaar voor verzending. 
Hij/zij archiveert pv's en verricht opzoekingen in het archief en geeft informatie met betrekking tot de administratieve en/of gearchiveerde processen-verbaal. 
Hij/zij neemt, bij dienstnoodwendigheden, sporadisch deel aan de beurtrol telefonie en onthaal in de meldkamer. 
Hij/zij beheert en bewerkt alle dossiers m.b.t. de uitgevoerde takeingen door de operationele medewerkers. 


Competenties 

Kennis 
Goede politionele kennis 
Kennis van de politieorganisatie, de lokale politie en zijn overheden en de werking van de geïntegreerde politie. 
Grondige kennis van vigerende wetten, besluiten, reglementen en procedures met betrekking tot de werking van de lokale en federale politie en in het bijzonder over de informatiehuishouding. 
Doordrongen zijn van de korpsvisie en missie en ernaar handelen. 
Doordrongen zijn van de gemeenschapsgerichte politiezorg. 
Zeer goede kennis van het zonaal veiligheidsplan. 
Kennis van en inzicht in de deontologische code. 
Grondige theoretische en praktische kennis bezitten inzake de veiligheidsdomeinen criminaliteit, verkeer, openbare orde en maatschappelijke overlast. 

Vaardigheden 
Communicatief vaardig zijn ingesteld, beschikken over een groot inlevingsvermogen en kunnen omgaan met diversiteit. 
Stip en nauwgezet werken, vlot gebruik van software pakketten die inherent zijn aan een politieorganisatie en meer bepaald voor de dienst Gerechtelijk Secretariaat (ISLP,..) of bereid zijn deze kennis te verwerven. 
Probleemoplossend kunnen werken. 
Rekening houden met hindernissen en anticiperen op onvoorziene omstandigheden. 
In alle omstandigheden kunnen luisteren, beslissingen en de nodige juiste initiatieven kunnen nemen, ook in stresserende situaties. 
Zeer discreet zijn en professioneel kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie. 
Op een vlotte manier kunnen samenwerken met medewerkers van de politiezone en met externe partners (overheden, bevolking, stadsdiensten,…).  Kunnen inspelen op hun behoeften en dit vertalen naar concrete acties of beleidsvoorstellen. 


Eigenschappen 
Betrouwbaar en integer zijn, innerlijke controle en relativeringsvermogen bezitten. 
Klantgericht en resultaatgericht ingesteld: uit eigen beweging voortdurend op zoek gaan naar de beste oplossing voor een probleem. 
Flexibel en autonoom werken, een oordeel vormen waarin verschillende informatiebronnen en invalshoeken geïntegreerd zijn. 
Analytisch.