ASS Membre de la Cellule Administrative
Description d'emploi
En tant que gestionnaire de dossiers, établir et/ou analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la réglementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la
finalisation du dossier.
Exemples de tâches :
- Recevoir le dossier ou des informations en rapport avec celui-ci
- Recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources et/ou les rechercher des informations dans différents fichiers
- Vérifier si l'information dans le dossier est complète et correcte
- Exécuter les étapes prévues du dossier suivant les procédures ou règles
- Compléter des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur
- Ordonner et ranger des dossiers, des documents ou d'autres informations pertinentes pour le service suivant les procédures ou règles
- Réaliser, vérifier et poursuivre la bonne constitution d'un dossier d'engagement
En tant que gestionnaire de données, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement
du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
Exemples de tâches :
- Effectuer toutes les démarches administratives afférentes à l'obtention ou au retrait d'une habilitation de sécurité pour un membre de la direction
- Consulter les différentes bases de données de gestion du personnel pour assurer un traitement correct de la demande du membre du personnel
- Tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus
- Analyser et/ou contrôler les données introduites ou à introduire
- Créer des rapports et des listes sur base de la banque de données
En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
Exemples de tâches :
- Elaborer des formulaires
- Contrôler l'authenticité et la validité des documents
- Gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif
- Envoyer des lettres pour une personne ou un service
- Faire des copies et constituer des dossiers de documentation
- Assurer le rôle de secrétaire lors du recrutement de personnel
En tant que soutien HRM, réaliser des tâches et activités HRM suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale du personnel mis à la disposition de l'entité.
Exemples de tâches :
- Assurer le suivi des prestations des membres du personnel de l'entité
- Assurer le suivi des indisponibilités des membres du personnel de l'entité
- Planifier les obligations de contrôle en matière de surveillance santé
- Tenir à jour les dossiers personnels des membres du personnel de l'entité
- Rédiger et suivre les notes et courriers relatifs à la gestion du personnel
En tant que personne de contact, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.
Exemples de tâches :
- Répondre, par téléphone ou par mail à toute demande de renseignement de l'ensemble du personnel de DSU ou de clients externes
- Renvoyer les clients vers les personnes/services compétents
- Réceptionner et transmettre des messages
- Fournir les documents/brochures/renseignements nécessaires aux personnes
Présentation de la zone de police/entité fédérale
La Direction des Unités Spéciales de la Police Fédérale (DSU) est une unité d'appui très spécialisée qui propose et/ou met en oeuvre des avis, tactiques et techniques spécialisés au profit de la police locale et fédérale.
Cette Unité se focalise sur la grande criminalité organisée et les activités de groupements terroristes et extrémistes. Dans ce cadre, DSU est l'ultime service de police qui puisse être engagé.
DSU se compose de services situés à Bruxelles et de services déconcentrés.
La Cellule Formation, qui fait partie de l'unité centrale de Bruxelles, est principalement chargée du recrutement, de la sélection, de la formation et de la formation continue du personnel DSU. De plus elle dispense des formations et des recyclages pour des services externes à DSU.
La Cellule Formation est principalement chargée des missions suivantes :
- Développement, organisation et/ou exécution, évaluation et gestion du recrutement et sélection des candidats DSU
- Développement, organisation et/ou exécution, évaluation et gestion des formations fonctionnelles, continuées et spécifiques des différents services de DSU
- Développement, organisation et/ou exécution, évaluation et gestion de formations spécifiques pour des services externes à DSU
- Développement, organisation et/ou exécution, évaluation et gestion des recyclages GPI des membres DSU
- Elaboration, rédaction et/ou actualisation des dossiers d'agrément en lien avec les différentes formations internes et externes à DSU.
Conditions d'admission
- Posséder la nationalité belge ou ressortissant d'un des pays membres de l'Union Européenne
- Jouir des droits civils et politiques
- Etre de conduite irréprochable en accord avec les attentes de la fonction, ce qui ne veut pas dire que vous ne devez jamais avoir eu de contravention
- Etre âgé d'au moins 17 ans
- Pouvoir fournir un extrait du casier judiciaire (modèle 595) datant de maximum trois mois d'ancienneté à la date de dépôt de la candidature
- Rédiger une lettre de motivation
- Etre titulaire d'un diplôme ou certificat d'études au moins équivalent à ceux pris en compte pour le recrutement aux emplois de niveau C dans les administrations fédérales
- Avoir au moins 18 ans
- Réussir les épreuves de sélection donnant accès au grade pour lequel vous postulez
Profil souhaité
Connaissances :
• Organisation policière - Niv.:UTILISATEUR
• Appui au fonctionnement - Niv.:UTILISATEUR
Connaissances pratiques :
• Traiter de l'information - Rassembler, déchiffrer et traiter de façon efficace l'information dans les délais impartis. Distinguer les lacunes éventuelles de cette information. Réunir et traiter des données de manière structurée. Les interpréter et les restituer correctement.
• Résoudre des problèmes - Affronter et maîtriser les situations inattendues en examinant les solutions possibles sur base de son expérience et de ses connaissances. Prendre des initiatives pour mettre en œuvre la solution la plus appropriée à chaque problème.
• Transférer ses connaissances - Transmettre aux autres de manière formelle et informelle son savoir, son expertise et ses méthodes de travail.
Attitudes attendues :
• Adopter une orientation-client - Tenir compte des attentes et besoins des ''clients'' dans la définition et l'exécution des missions et leur offrir un service personnalisé orienté vers la solution la plus opportune en entretenant des contacts constructifs.
• Communiquer - Transmettre de manière correcte et structurée des données et opinions, par écrit ou oralement. Rapporter les données et les incidents de façon précise.
• S'auto-développer - Planifier et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s'enrichissant continuellement par de nouvelles connaissances et compétences.
• Faire preuve d'engagement - S'impliquer entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de soi-même et en cherchant à atteindre la meilleure qualité. Persévérer même en cas de frustration, d'opposition, de tension ou face à un travail fastidieux.
• Respecter - Montrer du respect pour d'autres opinions et personnes. Respecter la stratégie, les procédures et la structure de l'organisation.
Modalités de sélection
- Interview
- Test informatisé lors de la sélection
Mon salaire et les avantages
- Un emploi diversifié dans un contexte passionnant caractérisé par de nombreux contacts humains
- 100% d'intervention de l'employeur dans les coûts des transports publics et 100% des transport en train
- La possibilité de suivre des formations gratuitement
- 32 jours de congé par an
- Une assurance hospitalisation gratuite