ASSISTANT - Membre Magasinier au sein des Unités Spéciales

En tant que gestionnaire de dossiers, établir et/ou analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la réglementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.
Exemples des tâches :

• Recevoir le dossier ou des informations en rapport avec celui-ci.
  
• Recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources.
  
• Rechercher des informations dans différents fichiers.
  
• Transmettre toutes les informations utiles et ce clairement (par écrit si nécessaire).
  
• Exécuter les étapes prévues du dossier suivant les procédures ou règles.
  
• Compléter des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur.
  
• Effectuer sa mission conformément au cadre défini par la hiérarchie et en respectant les limites définies par la loi, en ce compris les dérogations accordées par le Parquet.
  

En tant que gestionnaire de données, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
Exemples des tâches :

• Tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus.
  
• Analyser et/ou contrôler les données introduites ou à introduire.
  
• Créer des rapports sur base de la mission.
  

En tant que gestionnaire de l'information, gérer et exploiter l'information pertinente ayant trait aux domaines spécifiques afin de la rendre disponible pour permettre à chacun la réalisation de ses tâches et/ou de respecter les procédures adhoc.
Exemples des tâches :

• Contrôler et adapter le contenu de l'information.
  
• Communiquer l'information selon le/les cana(l)(ux) adéquat(s).
  
• Rechercher l'information dans les différentes bases de données et sources d'information.
  
• Utiliser les applications informatiques (policières) courantes liées au service.
  
• Utiliser tous les moyens technologiques mis à sa disposition et être ouvert à leur utilisation.
  
• Utiliser les différents moyens et supports d'orientation.
  
• Tenir/mettre à jour les outils utilisés et l'information.
  
• Donner des (in)formations pertinentes sur la matière spécifique considérée, et adaptées aux besoins du public-cible.
  

En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
Exemples des tâches :

• rédiger des lettres standardisées et des lettres personnalisées pour le service
  
• établir des rapports de réunions internes
  
• rédiger des textes, des mémos, des notes et des présentations
  
• élaborer des formulaires
  
• contrôler l'authenticité et la validité des documents
  
• assurer la mise en forme de documents
  
• gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif
  
• composer des dossiers et des brochures d'information
  
• traduire des documents de tout format et sur des sujets variés
  
• organiser des manifestations, colloques, activités, réunions, formations
  
• planifier des réunions, envoyer des invitations et réserver la salle
  
• envoyer des fax et des lettres pour une personne ou un service
  
• faire des copies et constituer des dossiers de documentation
  

En tant que soutien logistique, réaliser des tâches et activités logistiques suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens logistiques mis à la disposition de l'entité.
Exemples des tâches :

• gérer les stocks et les commandes de consommables
  
• tenir à jour les inventaires mobiliers
  
• assurer la réception, le stockage et la livraison du matériel et/ou des pièces d'équipement
  
• gérer le parc automobile
  
• assurer le transport de biens et/ou de personnes
  
• réserver ou prévoir le matériel logistique pour le service
  

En tant que personne de contact, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.
Exemples des tâches :

• répondre au téléphone et transférer l'appel vers les personnes ou les services spécialisés
  
• répondre aux demandes d'information de clients internes ou externes par téléphone ou par mail
  
• renvoyer les clients vers les personnes/services compétents
  
• réceptionner et transmettre des messages
  
• assurer l'accueil et l'accompagnement de visiteurs (citoyens, clients, entreprises,…)
  
• fournir les documents/brochures/renseignements nécessaires aux personnes
  
• demander des informations et/ou consulter des documents pour aider les clients
  
• faire des recherches dans des banques de données ou des archives pour des clients internes ou externes
  
• donner des explications aux clients concernant la procédure et en cas de problème réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures ou règles.
  

En tant que helpdesk, fournir des renseignements et des réponses techniques aux membres du personnel/clients/utilisateurs afin de leur apporter une solution efficace à leurs questions et problèmes.
Exemples des tâches :

• identifier le problème dans la situation présentée par le demandeur
  
• appliquer les procédures de résolution de problèmes connues
  
• relayer la synthèse des demandes vers les experts techniques
  
• fournir les renseignements correspondant à une situation courante