Assistante - BACK OFFICE
Description d'emploi
Vous travaillerez dans un des départements du service Back Office d'une grande zone de police.
Dans le département Doc Dispatch, vous serez amené(e) à gérer le courrier administratif et judiciaire : réception, orientation des différents courriers vers les services, récupération des pièces dans les différents commissariats, au parquet et distribution et transmission de celles-ci, y compris les PV très urgents, les PV « par porteur ».
Vous répondrez par mail, par téléphone et par poste à des centaines de demandes d'information, de copie d'audition, de copie de PV, à des demandes diverses
de renseignements qui émanent d'avocats, du parquet, des assureurs, des citoyens.
Vous encoderez les demandes d'information des huissiers dans un registre informatisé.
Vous enregistrerez les demandes de devoirs judiciaires (apostilles) qui nous parviennent par mail et par poste – les orienterez vers les services chargés de les exécuter. Cela représente quelque 27.000 encodages, enregistrements, orientations par an.
Cela implique de nombreuses recherches dans différentes banques de données et le respect d'un protocole passé avec le parquet de Bruxelles (traitement des pièces de 9 à 17h à tour de rôle).
Vous serez amené(e) à utiliser des applications informatiques spécifiques et à intervenir en appui des autres départements du service ( gestion administrative des pièces à conviction, scanning, participation à des groupes de travail,…).
Le service est composé de quatre départements composés chacun d'une petite équipe et qui travaillent ensemble.
Présentation de la zone de police/entité fédérale
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Conditions d'admission
- Posséder la nationalité belge ou ressortissant d'un des pays membres de l'Union Européenne
- Jouir des droits civils et politiques
- Etre de conduite irréprochable en accord avec les attentes de la fonction, ce qui ne veut pas dire que vous ne devez jamais avoir eu de contravention
- Etre âgé d'au moins 17 ans
- Pouvoir fournir un extrait du casier judiciaire (modèle 595) datant de maximum trois mois d'ancienneté à la date de dépôt de la candidature
- Etre titulaire du permis de conduire B
- Rédiger une lettre de motivation
- Etre titulaire d'un diplôme ou certificat d'études au moins équivalent à ceux pris en compte pour le recrutement aux emplois de niveau C dans les administrations fédérales
- Avoir au moins 18 ans
- Réussir les épreuves de sélection donnant accès au grade pour lequel vous postulez
Profil souhaité
- Connaître le fonctionnement de la justice/avoir une expérience administrative dans le milieu policier/judiciaire est un atout.
- Avoir un esprit de service, de la patience et de la discrétion : vous serez soumis/e au secret professionnel.
- Avoir l'esprit d'équipe – être solidaire, loyal et s'adapter aux circonstances et à la diversité des publics – penser « résolution de problèmes ».
- Être disponible, polyvalent/e et volontaire – aider les collègues d'un autre département si nécessaire – prendre des initiatives pour améliorer les processus de travail - être à l'aise avec l'outil informatique (Word – modules de l'ISLP, …) et prêt/e à apprendre le fonctionnement de nos services et les applications informatiques spécifiques à la police.
- Savoir rédiger correctement des petits textes, mails, … avoir le sens des responsabilités.
- Courtoisie (vous êtes l'image de la zone de police).
- Le bilinguisme est un plus...
Modalités de sélection
- Commission de sélection
- Test informatisé lors de la sélection
Reste à déterminer
Si vous réussissez les tests génériques, vous serez invité par notre service HRM de la zone Midi.
Il s'agit d'un contrat à durée déterminée de six mois, avec la possibilité d'une prolongation et une statutarisation.
Mon salaire et les avantages
- Un emploi diversifié dans un contexte passionnant caractérisé par de nombreux contacts humains
- 100% d'intervention de l'employeur dans les coûts des transports publics et 100% des transport en train
- Possibilité de bénéficier de primes en cas de prestations supplémentaires, de nuit ou de WE
- La possibilité de suivre des formations gratuitement
- 32 jours de congé par an
- Une assurance hospitalisation gratuite