ADVISEUR - Sectiechef "Operationele coördinatie en administratieve ondersteuning"
Jobomschrijving
Ben je op zoek naar een interessante job in een dynamisch team ? Een job waar opleiding mogelijk is om je kennis verder uit te breiden? Twijfel dan niet langer. Je komt terecht in een onderneming die veel belang hecht aan een gezonde work-life balans. Er is bovendien een goede bereikbaarheid met het openbaar vervoer.
De adviseur leidt de sectie “Operationele coördinatie en administratieve ondersteuning”.
Hij bereidt alle aanvragen van administratieve autoriteiten voor om hun personeelsleden aan een veiligheidsverificatie te laten onderwerpen, formaliseert en analyseert ze. Hij beantwoordt de vragen en organiseert de nodige vergaderingen met deze autoriteiten en partnerdiensten.
Hij zorgt ervoor dat vragen en verzoeken van alle administratieve autoriteiten en klant- of partnerafdelingen binnen een redelijke termijn worden afgehandeld. Hij ondersteunt zijn personeel bij geschillen of complexere dossiers.
Hij zorgt ook voor het PLIF-beheer van de dienst.
Hij neemt deel aan de ontwikkeling van beleidslijnen op de verschillende activiteitendomeinen om het management in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen.
Als sectiehoofd is hij betrokken bij het beheer van de dienst en neemt hij deel aan strategische en personeel beheersmatige beslissingen.
FUNCTIEOMSCHRIJVING
Als omkaderend personeel de ter beschikking gestelde mensen en/of middelen optimaal en in overeenstemming met het beleid van de hiërarchie beheren om de vastgelegde doelstellingen te bereiken.
Voorbeelden van taken:
- De medewerkers concrete instructies of opdrachten geven;
- Toezien op de kwaliteit en de uitvoeringstermijnen van de taken en verbeteringen aanbrengen indien nodig;
- Met behulp van de gepaste middelen steeds zicht hebben op de lopende dossiers binnen zijn sectie;
- Nagaan of de richtlijnen worden nageleefd (bv. invoeren van de dossiers in de gegevensbanken, correct gebruik van de middelen die ter beschikking staan).
Als ploegverantwoordelijke de collega's voor wie hij verantwoordelijk is, begeleiden in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling om iedereen in staat te stellen zijn kennis en competenties te ontwikkelen en om een positief en constructief werkkader te stimuleren.
Voorbeelden van taken:
- Constructieve feedback geven en wijzen op de verbeterpunten van de medewerkers;
- De medewerkers opleiden op de werkplaats;
- De medewerkers responsabiliseren;
- Helpen bij het zoeken naar informatie met het oog op de uitvoering van de taken;
- De behoeften op het vlak van ontwikkeling van de medewerkers nagaan/in kaart brengen en aangepaste acties voorstellen.
Als dossierbeheerder dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
Voorbeelden van taken:
- Besluiten van de Federale Politie controleren, analyseren en opstellen naar aanleiding van aanvragen van administratieve autoriteiten om bepaalde personeelsleden aan een veiligheidsverificatie te onderwerpen;
- Antwoorden opstellen naar aanleiding van aanvragen van klanten;
- Voor de follow-up van dossiers zorgen in verband met het beheer van PLIF.
Als analist de processen, procedures en/of tools in zijn activiteitendomein doen evolueren om de dienstverlening aan de klanten en de partners te verbeteren.
Voorbeelden van taken:
- Kritische analyses van de werking van de processen maken in samenwerking met de operationele coördinatoren en supervisors van de dienst;
- Analyseren van de veiligheidsverificatieprocessen vanuit het oogpunt van de optimalisering van de dienst en voor de klanten.
Als vertegenwoordiger op een professionele manier de contacten en relaties met de interne en externe gesprekspartners verzekeren om de zichtbaarheid van de organisatie te verhogen en te zorgen voor een transparante, eenduidige en doeltreffende uitwisseling van informatie.
Voorbeelden van taken:
- Het standpunt van de hiërarchie tijdens werkgroepen meedelen;
- Met de gesprekspartners onderhandelen tijdens vergaderingen;
- Organiseren en leiden van coördinatievergaderingen met de aanvragende administratieve autoriteiten en externe en/of interne partners.
Als technisch deskundige op basis van zijn expertise in zijn activiteitendomeinen analyses uitvoeren en adviezen formuleren voor het management, de diensten die hierom verzoeken en de partners om de leidinggevenden in staat te stellen de juiste beleidskeuzes te maken en/of de medewerkers te helpen bij hun taken.
Voorbeelden van taken:
- Beantwoorden van alle complexe vragen in verband met zijn activiteitendomeinen;
- Op aanvraag van de autoriteit of van interne en externe partners op zijn activiteitendomeinen met redenen omkleed advies verstrekken;
- Meewerken aan de uitwerking van de visie en de beleidslijnen op zijn activiteitendomeinen door de autoriteit passend advies te verstrekken.
Presentatie vd. politiezone/federale eenheid
De commissaris-generaal is onder meer belast met:
- de leiding van de Federale Politie;
- het politiebeleid;
- de algemene richtlijnen inzake operationele strategie;
- de strategieën op het vlak van ICT/hr/Log/Fin;
- de doeltreffende/efficiënte werking van de Federale Politie;
- de coördinatie van de algemene directies en het verzekeren van de geïntegreerde uitvoering van de opdrachten;
- het verzekeren van de goede werking tussen de directeurs-coördinatoren en de gerechtelijke directeurs;
- de organisatie van de diensten;
- de IPS en de communicatie;
- de dagelijkse werking;
- …
Om die opdrachten uit te kunnen voeren, beschikt de commissaris generaal over een staf om bovengenoemde taken te vervullend.
Voorstelling van de dienst
De dienst Clearance-Screening rapporteert rechtstreeks aan de CG. Het bestaat uit 4 delen:
De sectie Clearance is het enige contactpunt tussen de Nationale
VeiligheidsOverheid (NVO) en de leden van de Geïntegreerde Politie die
bij de uitoefening van hun functie over een veiligheidsmachtiging moeten
beschikken.
De sectie Screening neemt deel aan de uitvoering van veiligheidsverificaties overeenkomstig de procedure voor
veiligheidsattesten en -adviezen zoals beschreven in de wet van 11
december 1998 betreffende veiligheidsmachtigingen, -attesten en
-adviezen, en aan het besluitvormingsproces dat daaruit voortvloeit. Zij
is ook verantwoordelijk voor het uitvoeren van antecedentenonderzoeken
van nieuwe leden van het administratieve en operationele personeel.
Desectie Operationele coördinatie en administratieve ondersteuning staat
in de eerste lijn voor het beantwoorden van vragen van de verschillende
administratieve instanties die klant zijn van de dienst en voor het
formaliseren van de dossiers voor toestemming om veiligheidsverificaties
uit te voeren. Zij verzorgt de "helpdesk"-functie voor alle "klanten"
van de dienst en neemt deel aan de voorbereiding van de strategische
beslissingen van de dienst. Zij is verantwoordelijk voor de financiële
follow-up van de verschuldigde vergoedingen. Zij beheert ook de
PLIF-component van de dienst.
De sectie Juridische ondersteuning stelt besluiten op inzake veiligheidsattesten en
veiligheidsadviezen en beheert de beroepen tegen deze besluiten. Zij
biedt het hoofd van de dienst en de hoofden van de drie andere secties
de nodige ondersteuning bij alle juridische vraagstukken die hun worden
voorgelegd, met name in het kader van parlementaire vragen en het volgen
van de ontwikkelingen op het gebied van wetgeving en jurisprudentie die
onder de bevoegdheid van de dienst vallen.
Vanaf 31 december 2023 zal de dienst verantwoordelijk zijn voor het beheer van aanvragen
om veiligheidsverificaties, met inbegrip van het boekhoudkundig beheer
van financiële betalingen en de voorafgaande toestemming die vereist is
om personen aan een veiligheidsverificatie te onderwerpen, zal de dienst
het eigenlijke onderzoek uitvoeren en zal hij het resultaat van zijn
beslissing rapporteren aan de betrokken partijen (administratieve of
veiligheidsautoriteiten, veiligheidsofficier en aanvrager).
Toelatingsvoorwaarden
- Belg zijn of onderdaan van een andere lidstaat van de Europese Unie
- De burgerlijke en politieke rechten bezitten
- Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking, wat niet wil zeggen dat je nooit een bekeuring kreeg
- Ten minste 17 jaar oud zijn
- Een uittreksel uit het strafregister (model 595) kunnen voorleggen dat minder dan drie maanden oud is op datum van de kandidaatstelling
- Vereiste ervaring
Relevant ervaring vereist tussen 4 en 6 jaar. - Een motivatiebrief opstellen
- Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau A bij de federale Rijksbesturen
- Ten minste 18 jaar oud zijn
- Slagen voor de selectieproeven die toegang verlenen tot de graad waarvoor je kandideert
Gewenst profiel
Kennis:
Politionele organisatie - Niv.: GEVORDERD
Strategie en beleid - Niv.: GEBRUIKER
Ondersteuning van de werking - Niv.: GEVORDERD
Steun bij operationele opdrachten - Niv.: BASIS
Opdrachten van politie - Niv.: BASIS
Conceptualiseren - Abstraheren door op een globale manier te denken over waarden, systemen en processen en vanuit deze abstracte concepten concrete adviezen en originele werkbare oplossingen afleiden.
Beheren - De personen, middelen, budgetten en de tijd evalueren en efficiënt beheren. Regelmatig opvolgen en wijzigingen aanbrengen naargelang van de te bereiken doelstellingen.
Bouwen van een team - Samenwerking tussen teamleden en teams aanmoedigen door de nodige acties te ondernemen om conflicten tussen hen aan te pakken en door hen op brede basis te consulteren zodat iedereen het gevoel heeft te kunnen bijdragen.
Verwachte gedrag:
Relaties leggen - Het opbouwen en in stand houden van formele en informele relaties binnen en buiten de organisatie, met gelijken en doorheen verschillende organisatieniveaus.
Beïnvloeden - Een vooropgesteld doel bereiken door een goede indruk te maken, ideeën door anderen te doen aanvaarden, overtuigende argumenten te gebruiken, een win-win situatie te realiseren en doelgericht in te spelen op zijn gesprekspartner(s) of publiek.
Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
Organisatiebetrokkenheid - De maatschappelijke (nationale en internationale) ontwikkelingen volgen en zich op de hoogte houden van de partnerorganisaties.
Stress beheren - Resultaatgericht reageren op frustraties, obstakels en tegenwerking door kalm te blijven, de eigen emoties te controleren en constructief te reageren op kritiek.
Elke leidinggevende is verantwoordelijk voor het welzijn op het werk van zijn/haar medewerkers. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die ter beschikking worden gesteld van zijn/haar medewerkers.
Selectiemodaliteiten
- Selectiecommissie
In aanmerking nemen van het advies van een selectiecommissie
Selectiecommissie : Later te bepalen.
Het organiseren van één of meer tests of geschiktheidsproeven
Later te bepalen.
Mijn loon & voordelen
- Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
- 100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
- Mogelijkheid tot het bekomen van bijkomende premies, in geval van weekend-, nacht- of overuren
- De kans verdere opleidingen te volgen
- Minimum 32 verlofdagen per jaar
- Gratis hospitalisatieverzekering