Assistent Secretariaat Directie Netwerken

Als assistent op het secretariaat van de directie Netwerken kom je terecht in de ruggengraat van het korps.
De directie Netwerken staat namelijk in voor alle informatiedoorstroming naar de andere diensten.
Hierdoor sta je in nauw contact met de collega's van de diensten Evenementen & Openbare Orde, Politionele preventie, Functioneel beheer, APO, LIK, Strategische analyse en het Technisch Ondersteuningsteam.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Verslaggeving van verschillende overlegmomenten en vergaderingen binnen de directie Netwerken;
• Administratieve take voor de volledige directie, zoals bijvoorbeeld:
      o Behandeling van de inkomende en uitgaande al dan niet aangetekende zendingen;
      o Beheer van de briefwisseling voor directie Netwerken : inschrijven in de module ISLP, de afgewerkte stukken in status “VR” zetten, verzenden, scannen en                  archiveren;
      o Alle herinneringen en zoekers uitvoeren;
      o Alle afgewerkte processen-verbaal in eindstatus ‘VZ' zetten na kwaliteitscontrole door Functioneel beheer;
      o Het scannen van alle afgewerkte processen-verbaal (aanvankelijke, navolgende, verkeer, niet-verkeer, …), verzenden en archiveren;
      o Verwerking van GAS-inbreuken;
      o Behandelen van verschillende documenten inzake: nummerplaten, PVW, OIRB,…
      o Alle opdrachten voor bijkomende onderzoeksverrichtingen vanuit de procureur des Konings, onderzoeksrechter of APO-politiediensten registreren en opvolgen;

Samen met de collega's van de dienst Functioneel beheer sta je ook in voor het beheer van het archief.
• Het secretariaat, samen met Functioneel beheer, staat in voor het archiefbeheer van alle processen-verbaal van onze lokale zone welke bewaard worden in het
   Stadsarchief. De ministeriële omzendbrief PLP40 betreffende de archieven van de lokale politie bepaalt de juiste bewaartermijnen en procedures;
• Het vernietigen van archiefreeksen kan enkel gebeuren met toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris;
• Taken hieraan verbonden zijn:
      o Jaarlijkse aanvraag aan algemeen rijksarchivaris tot toestemming van vernietigen processen-verbaal waarbij de verjaringstermijn verstreken is;
      o Jaarlijkse opkuis (vernietigen) van processen-verbaal waarbij de goedkeuring werd verkregen;
      o Na vernietigen het aanpassen van de inventaris;
• Alle VPV's ouder dan 1 jaar overbrengen naar het archief en de inventaris aanpassen.

Verzorgen van de inkomende en uitgaande informatiestromen (briefwisseling, e-mail, telefoon, fax), met bijzondere aandacht voor de huisstijl en een correct taalgebruik, met oog op het bieden van een optimale ondersteuning op praktisch en administratief vlak aan de afdelingschef;

• Constructieve feedback geven en werkpunten formuleren.