Diensthoofd logisitieke dienst

Verantwoordelijkheden

Het diensthoofd logistieke dienst

- verzekert een ondersteunende en aansturende rol aan de medewerkers voor de dagdagelijkse opdrachten en ziet toe op de optimale uitvoering van de   
  werkprocessen, streeft naar een goede algemene werking van dienst logistiek, onder meer in het domein van de dienstplanningen en de interne
  werkverdeling en stimuleert actief een goede teamspirit in het team.
- bewaakt de te volgen processen/procedures en controleert de kwaliteit van de output van zijn/haar teamleden.
- stimuleert een proactieve werking van de teamleden en spoort hen aan hun volledig potentieel te ontwikkelen.
- is verantwoordelijk voor de (dagelijkse) briefing aan de medewerkers van de dienst logistiek.
- geeft advies en informatie over het te voeren beleid, evalueert de werking van de dienst en rapporteert hierover aan de directie door concrete noden en
  verbetervoorstellen aan te geven waarbij de afweging kosten/baten centraal staat en/of die de werking efficiënter maken. De veiligheid van de medewerkers
  van het korps mag nooit in het gedrang komen.
- is hoofddossierhouder logistiek en werkt nauw samen met de financieel adviseur in het domein van de volledige financiële cyclus.
- zorgt voor een permanent overzicht over de stand van de investeringsdossiers.
- volgt alle gebouwgebonden aangelegenheden (proactief en reactief) nauwgezet op.

Taken

Het diensthoofd logistieke dienst
- doet dagelijks controle op de aan- en afwezigheden van de medewerkers en doet nazicht van de correcte registratie. Bij onregelmatigheden of ziekte wordt
  de directeur interne bedrijfsvoering hierover ingelicht.
- houdt toezicht op het correct gebruik, het onderhoud en de netheid van de materiële middelen, de burelen, het gebouw en de voertuigen, laat deze defecten
  repareren of rapporteert ze aan de directeur interne bedrijfsvoering wanneer hij/zij dit zelf niet kan oplossen.
- voert plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers die tot de dienst Logistiek behoren.
- detecteert impliciete en expliciete opdrachten die komen uit bijv. het dagelijks overleg, meldingen/klachten van korpsmedewerkers en bewaakt de uitvoering
  ervan waarbij extra aandacht gaat naar de kwaliteit van uitvoering van de opdrachten in het raam preventie en bescherming op het werk (PBW) en voor het
  onderhoud van het politiecommissariaat.
- staat in voor het volledig beheer van de aankoopdossiers van offerte tot levering, conform de wetgeving op de overheidsopdrachten. Dit vertaalt zich in het
  nazien van het beschikbaar budget, de aanmaak van de bestelbons en de controle van de facturen in de boekhouding.
- onderhoudt als single point of contact alle contacten met (mogelijke) leveranciers.
- staat als gebouwverantwoordelijke in voor het beheer van de politiegebouwen: opvolging uitvoering werken, onderhoud, herstellingen in eigen beheer of
  door derden.
- adviseert de directeur interne bedrijfsvoering, in het domein van de opmaak van de politiebegroting en werkt hiervoor nauw samen met de financieel adviseur.
- verleent, in overleg met de directeur interne bedrijfsvoering en de financieel adviseur, logistieke en financiële adviezen op vraag van diverse overheden
  (korpsleiding, burgemeester, college van burgemeester en schepenen,…).
- staat in voor de organisatie van de lokale kledijcommissie in de Politiezone Sint-Niklaas en onderhoudt goede contacten met de diverse leveranciers.
- vertaalt een logistieke nood naar een concreet dossier en coördineert de uitvoering ervan op het vlak van kwaliteit, timing en budget. Treedt hierbij op als
  single point of contact (SPOC) voor derden en handelt binnen de grenzen van de geldende reglementeringen.
- organiseert en coördineert de logistieke werkzaamheden zowel op materieel, financieel als administratief vlak.
- volgt de specifieke logistieke en financiële wetgeving op.
- is een belangrijke schakel voor het implementeren van preventie en veiligheid op het werk en heeft hiertoe goede contacten met de preventieadviseur van de
  Politiezone Sint-Niklaas.
- organiseert overleg met betrokken medewerkers in de aanloop naar een belangrijke aankoop/investering teneinde maximale betrokkenheid van de
  eindgebruikers te realiseren.

Kennis
- Grondige kennis van de overheidsopdrachten, de reglementering over het politiebudget en preventie en bescherming op het werk.
- Kennis van de politieorganisatie, de lokale politie en zijn overheden en de werking van de geïntegreerde politie.
- Goede kennis van vigerende wetten, besluiten, reglementen en procedures met betrekking tot de werking van de lokale en federale politie.
- Kennis van digitale opvolgings- en ondersteuningsinstrumenten in het domein van logistiek, begrotingsmodules en bestelbonnen.
- Doordrongen zijn van de korpsvisie en missie en ernaar handelen.
- Doordrongen zijn van de gemeenschapsgerichte politiezorg.
- Goede kennis van het zonaal veiligheidsplan.
- Kennis van en inzicht in de deontologische code.

Vaardigheden

- Leidinggevende vaardigheden bezitten. Medewerkers kunnen aansturen, ontwikkelen en motiveren zodat ze hun doelstellingen en die van de politiezone op
  een correcte manier kunnen realiseren. Hierbij een sterke coachende ingesteldheid aan de dag leggen.
- Stipt en nauwgezet werken, vlot gebruik van software pakketten die inherent zijn aan een politieorganisatie.
- Beschikken over een goede organisatiemethode om het team efficiënt in te zetten waarbij de professionele vereisten van het werk in evenwicht zijn met de
  sociale belangen van de teamleden.
- Gevoeligheden in de sociale interacties tussen de teamleden snel kunnen detecteren en een alerte en gepaste reactie op kunnen geven.
- Rekening houden met hindernissen en anticiperen op onvoorziene omstandigheden.
- Op een gedegen wijze beleidsbeslissingen, richtlijnen of onderrichtingen kunnen instrueren aan de korpsleden en in staat zijn reglementaire en wettelijke
  procedures inzake logistiek en financiën praktisch over te brengen aan de medewerkers, ze uit te voeren, te coördineren en te controleren.
- Communicatief vaardig zijn ingesteld en kunnen omgaan met diversiteit.
- In alle omstandigheden beslissingen en de nodige initiatieven kunnen nemen, ook in stresserende situaties.
- Zeer discreet zijn en professioneel kunnen omgaan met vertrouwelijke (bedrijfs)informatie.
- Op een vlotte manier kunnen samenwerken met medewerkers van de politiezone en met externe partners (overheden, bevolking, stadsdiensten,…). Kunnen
  inspelen op hun behoeften en dit vertalen naar concrete acties of beleidsvoorstellen.
- Vergaderingen kunnen leiden en modereren en zo nodig een consensus kunnen bewerkstellingen.
 
Eigenschappen - Betrouwbaar en integer zijn, innerlijke controle en relativeringsvermogen bezitten.
- Weerbaar zijn tegen opdrachten die niet conform de interne richtlijnen, reglementering en wetgeving zijn en hier desgevallend onmiddellijk over rapporteren
  aan de directeur interne bedrijfsvoering.
- Klantgericht en resultaatgericht ingesteld: uit eigen beweging voortdurend op zoek gaan naar de beste oplossing voor een probleem.
- Flexibel en autonoom werken, een oordeel vormen waarin verschillende informatiebronnen en invalshoeken geïntegreerd zijn.
- Analytisch.
- Eigen meningen, standpunten en voorstellen op een open en directe manier verwoorden, ook in situaties van weerstand en tegenkanting.