Product Consultant and Support/Quality controller (BILOG)
Jobomschrijving
De Business Unit Logistieke en Financiële middelen (BILOG) staat in voor de coördinatie van de informaticabehoeften met betrekking tot de
logistieke en financiële processen. Dat doet ze in samenwerking met de
Algemene directie van het middelenbeheer en de informatie (DGR) /
Directie van de Logistiek (DRL) en Directie van de Financiën (DRF),
evenals met alle diensten die betrokken zijn bij logistiek en financieel
beheer.
De actueel aanwezige beheerstool is SAP(FedCom/LogisPol), een geïntegreerd ERP-pakket aangeboden door FOD
BOSA voor het beheren en opvolgen van financiële en logistieke
processen. Daarnaast zijn er enkele interne ontwikkelingen zoals een
puntenbeheersysteem voor de verdeling van het basisuniform en wenst men
voor financiën en logistiek tevens een centrale
informatie/rapporteringstool (= project SAP2MIS in samenwerking met de
Business Unit Police Management Accounting). Onze Business Unit staat
binnen onze directie ook in voor de coördinatie rond extern aangekochte
tools (bijv. SafeQ, CartaID, intelligente sleutelkasten enz.),
ontwikkelingen buiten DRI, facility dossiers enz.
Als Product Consultant and Support/Quality controller ondersteun je je
collega's (Project Managers) en de Business Unit Manager bij het
opleveren van verschillende projecten.
Het grootste deel van het werk zal echter gebeuren na de oplevering van een project/tool.
Je staat dan in voor de support/maintenance, het verzamelen van
eventuele change requests, het uitvoeren van kwaliteitscontroles op het
correct gebruik van de tool/volgen van de procedures, uitvoeren van
monitoring op bepaalde interfaces enz.
Monitoring vertegenwoordigt bijgevolg een groot deel van de uit te voeren taken. Die taken omvatten onder andere de volgende acties:
· verwerken van foutlogs;
· verwerken van helpdesktickets;
· contact opnemen met gebruikers;
· gebruikers ondersteunen (n.a.v. issues in de dagelijkse werking van SAP);
· monitoring & kwaliteitscontrole van de vattingen in SAP op basis van een vooraf bepaalde interne lijst;
· ondersteuning bieden bij de jaarlijkse verplichte inventaris van de magazijnen in samenwerking met de financiële dienst;
· rapportering: aanpassen van fouten in rapporten, hertesten van
rapporten en creatie van nieuwe rapporten (volgens klantbehoeften);
· testen van gevraagde aanpassingen in de testomgevingen vooraleer deze in productie worden geïmplementeerd;
· controleren of de memofiches nog overeenstemmen met de gevraagde
verbeteringen/aanpassingen en deze aanpassen op de SharePoint;
· opsporen van aanpassingen in SAP of de webmodule waarvan de business unit niet in kennis werd gesteld;
· beheren van masterdata van de module onderhoud (infrastructuur, werkplekken enz.);
· voor de verschillende modules samen met de manager bepalen wat de te
nemen maatregelen zijn voor de eindejaarsverrichtingen en zorgen voor de
overdracht van de aanvragen tot bestellen van de module onderhoud naar
een volgend boekjaar;
· maandelijks testen of SAP nog correct werkt na doorgevoerde aanpassingen in MS Office 365.
Er is mogelijkheid tot initiatief, zoals voor het optimaliseren van
bovenstaande taken. Bijvoorbeeld: als er veel gelijksoortige fouten
zijn, zoeken waarom dat zo is en een (pedagogische) oplossing uitwerken.
Er zijn geen nieuwe projecten in de nabije toekomst, met uitzondering van het project FedCom 2.0 waarbij de huidige versie van
SAP naar S/4HANA zal worden gemigreerd (04.2025 - 31.12.2027).
Daarnaast is het belangrijk te weten dat SAP geen eigen product is, maar ter
beschikking is gesteld door FOD BOSA, waardoor we niet volledig vrij
zijn in wat we ermee doen.
Binnen DRI zijn er ook bepaalde standaarden te volgen en kan men in tegenstelling tot in de privésector niet vrij ontwikkelen of tools aankopen.
Presentatie vd. politiezone/federale eenheid
We zorgen ook voor de implementatie van IT-oplossingen voor de hele Belgische Politie door bv. de hybride Cloud en de mogelijkheden vanOffice365 te integreren in de dagelijkse werking.
In nauwe samenwerking met de geprivilegieerde partners neemt de divisie Operaties (DIOS) de taak op zich om de businessprocessen in kaart te brengen voor de respectievelijke bedrijfsdomeinen.
De divisie is verantwoordelijk voor het account management en verzekert dat de behoeften en wachttijden van de klanten, de stakeholders en de directie goed worden begrepen, en in het verlengde liggen van de organisatorische uitdagingen.
De divisie neemt ook het projectmanagement, dus de planning en het prioriteren van projecten, alsook het toezicht op de ‘milestones' van de verschillende gerealiseerde projecten op zich. Zij zorgt ervoor dat de Business Unit Managers de projecten binnen hun respectievelijke Business Units op een coherente wijze beheren.
Zij coördineert de opleiding van de gebruikers binnen de hele Geïntegreerde Politie en evalueert de behoeften met het oog op het verbeteren van de oplossingen. Ten slotte is de divisie verantwoordelijk voor de communicatie over de procedures en producten die werden aangemaakt of uitgewerkt door DRI.
De Business Unit Logistieke en financiële middelen (BILOG) staat in voor de coördinatie van de informatiebehoeften met betrekking tot de logistieke en financiële processen (FedCom-SAP-LogisPol, enz.). Dit in samenwerking met DGR/DRLog en DRFin, evenals met alle diensten die betrokken zijn bij logistiek en financieel beheer.
Toelatingsvoorwaarden
- Belg zijn of onderdaan van een andere lidstaat van de Europese Unie
- De burgerlijke en politieke rechten bezitten
- Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking, wat niet wil zeggen dat je nooit een bekeuring kreeg
- Ten minste 17 jaar oud zijn
- Een uittreksel uit het strafregister (model 595) kunnen voorleggen dat minder dan drie maanden oud is op datum van de kandidaatstelling
- Een motivatiebrief opstellen
- Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau B bij de federale Rijksbesturen
- Ten minste 18 jaar oud zijn
- Slagen voor de selectieproeven die toegang verlenen tot de graad waarvoor je kandideert
Gewenst profiel
Jouw uitdagingen
Bij opstart zal je de huidige beheerstool SAP(FedCom/LogisPol) bestuderen (alsmede de
rapporteringstool) en bouw je kennis op over de financiële en logistieke
processen binnen de Federale Politie.
Met deze kennis en jouw ervaringen zal je ook worden ingezet in het Project FedCom 2.0,
ter vervanging van de huidige toepassing SAP(FedCom/LogisPol).
Het is bijgevolg in eerste instantie de bedoeling onze Business Unit te
ondersteunen in dit project, samen met onze klanten, wiens input van
primordiaal belang is. Die ondersteuning bestaat uit volgende fases:
· voorbereidingen/gesprekken voorgestelde oplossingen per flow (logistiek/financieel);
· validatietesten per flow (logistiek/financieel);
· implementatie van de oplossingen waaronder overdracht data;
· veranderingsbeheer – eventueel herbekijken processen en
rollen/verantwoordelijkheden, communicatie tijdens het project,
opleidingen.
Na oplevering van de nieuwe tool zal jij vervolgens blijven instaan voor de hierboven genoemde taken.
Bijkomend wordt onder meer het volgende van jou verwacht:
· je verbetert op een continue basis de gehele IT-ervaring bij onze
klanten. Je verwerft daarvoor o.a. inzichten rond de structuur van
incidenten en wijzigingen bij onze klanten. Je brengt mogelijke oorzaken
in kaart, onderzoekt hoe deze verband houden en anticipeert met de
gepaste actie;
· je optimaliseert de systemen met oog op het verminderen van incidenten en het verbeteren van performantie;
· samen met je collega's (Project Managers) geef je ondersteuning bij de
realisatie van projecten op het vlak van logistiek en financiën.
Jouw talent:
· je hebt een passie voor financiën, logistiek en/of IT en je bent geïnteresseerd in nieuwe tendensen binnen het vakgebied;
· je hebt sterke communicatieve vaardigheden en je kan communiceren met
collega's op verschillende niveaus binnen de organisatie;
· je bent analytisch ingesteld, proactief, open-minded en een open communicator;
· je wordt graag uitgedaagd, bent ambitieus en leert graag bij;
· je hebt de capaciteit om snel iets te begrijpen en dit te vertalen naar
functionele specificaties alsook om dit te kunnen toepassen in geval
van hulp bij validatietesten of bij de monitoring van de correcte
toepassing van de tool;
· je bent stressbestendig en kan met deadlines werken;
· je werkt heel planmatig en gestructureerd;
· je hebt een goede kennis van het Frans en het Nederlands, zowel
mondeling als schriftelijk. Ook Engels kan een meerwaarde zijn in geval
van samenwerking met de meer technische profielen binnen de directie.
Must-haves:
· goede kennis van Office365, vooral Excel;
· je bent een generalist met een sterke kennis van logistiek, financiën en/of IT.
Nice-to-haves:
· kennis SAP (een grote troef);
· kennis van de actuele logistieke processen binnen de Federale Politie;
· goede kennis van de structuur van de Federale Politie;
· enkele jaren ervaring in logistiek, financiën en/of IT, zoals met het gebruik van een ERP-pakket.
Waar ga je werken:
· een uitdagende functie met ruimte voor ideeën en eigen initiatief;
· je krijgt daarbij de volle ondersteuning van een jong en dynamisch team en management;
· een gevarieerde functie met de bijbehorende verantwoordelijkheden en vele sociale contacten;
· een mooie balans tussen werk en privé.
Selectiemodaliteiten
- Interview
- Geïnformatiseerde test bij de selectieprocedure
Mijn loon & voordelen
- Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
- 100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
- De kans verdere opleidingen te volgen
- Minimum 32 verlofdagen per jaar
- Gratis hospitalisatieverzekering
- Maaltijdcheque ter waarde van € 6
- Mogelijkheid tot telewerken
- Erkenning van het aantal jaren dat in de openbare sector is gewerkt voor de berekening van het salaris
- Mogelijkheid van erkenning van in de particuliere sector gewerkte jaren die nuttig zijn voor de huidige functie voor de berekening van salarisberekening
- De toelage Brussels Hoofdstedelijk Gewest
- Mogelijkheid om een de tweetaligheidstoelage te krijgen FR-EN
- Telewerkvergoeding
- Extra legale voordelen zoals de vergoeding voor het gebruik van een fiets, 1 uur gratis sport met en maximaal 40uur/jaar
- Talrijke commerciële kortingen via ons sociaal secretariaat
- Cafetaria (warm gerecht, sandwich, saladebar, soep)
- Parking Fiets en auto
- Sportzaal op het RAC