Product Consultant and Support/Quality controller (BILOG)
Description d'emploi
La Business Unit Ressources logistiques et financières (BILOG) est chargée de la coordination des besoins informatiques en matière de
processus logistiques et financiers. À cet égard, elle collabore avec
la Direction générale de la gestion des ressources et de l'information
(DGR) / Direction de la Logistique (DRL) et Direction des Finances
(DRF), ainsi qu'avec l'ensemble des services impliqués dans la gestion
logistique et financière.
L'outil de gestion actuellement employé est SAP(FedCom/LogisPol). Il s'agit d'une suite ERP intégrée
proposée par le SPF BOSA pour la gestion et le suivi des processus
financiers et logistiques. Il existe par ailleurs quelques
développements internes, tels qu'un système de gestion des points pour
la distribution de l'uniforme de base, et l'on souhaite également, pour
les finances et la logistique, un outil central d'information/de
rapportage (projet SAP2MIS, en collaboration avec la Business Unit
Police Management Accounting). En outre, notre Business Unit assure, au
sein de notre direction, la coordination des outils achetés en externe
(ex. : SafeQ, CartaID, armoires à clés intelligentes, etc.), des
développements hors de DRI, des dossiers facility, etc.
En votre qualité de Product Consultant and Support/Quality controller,
vous fournissez un appui à vos collègues (Project Managers) et au
Business Unit Manager dans la réalisation de divers projets.
Toutefois, la majeure partie du travail s'effectuera après la livraison d'un
projet/outil. Vous vous chargerez alors d'assurer le support/la
maintenance, de collecter les éventuelles change requests, d'effectuer
des contrôles de qualité sur l'utilisation correcte de l'outil/le
respect des procédures, de réaliser un monitoring sur certaines
interfaces, etc.
Le monitoring représente par conséquent une grande partie des tâches à réaliser. Celles-ci comprennent entre autres les actions suivantes :
· traiter les journaux d'erreur ;
· traiter les tickets de helpdesk ;
· contacter les utilisateurs ;
· fournir un appui aux utilisateurs (en cas de problèmes liés au fonctionnement journalier de SAP) ;
· assurer le monitoring et le contrôle de la qualité des enregistrements dans SAP sur la base d'une liste interne prédéfinie ;
· fournir un appui dans le cadre de l'inventaire annuel obligatoire des magasins, en collaboration avec le service financier ;
· rapports : corriger les erreurs dans les rapports, tester à nouveau les
rapports et en créer de nouveaux (selon les besoins du client) ;
· tester les modifications demandées dans les environnements de test avant qu'elles ne soient implémentées en production ;
· vérifier si les fiches mémo correspondent toujours aux
améliorations/modifications demandées et les adapter sur le SharePoint ;
· détecter les modifications dans SAP ou dans le module web dont la business unit n'a pas été avertie ;
· gérer les masterdata du module maintenance (infrastructure, lieux de travail, etc.) ;
· pour les différents modules, définir en concertation avec le manager
les mesures à prendre pour les opérations de fin d'exercice et veiller
au report des demandes de commandes du module maintenance vers un
exercice comptable ultérieur ;
· tester mensuellement si SAP fonctionne toujours correctement après les modifications apportées dans MS Office 365.
Vous bénéficiez d'une marge d'initiative, notamment pour optimiser les
tâches susmentionnées. Exemple : si de nombreuses erreurs similaires se
produisent, en rechercher la cause et développer une solution
(pédagogique).
Aucun nouveau projet n'est prévu dans un avenir proche, à l'exception du projet FedCom 2.0, qui consistera à
migrer la version actuelle de SAP vers S/4HANA (04.2025 - 31.12.2027).
En outre, il importe de savoir que SAP n'est pas un produit propre mais
qu'il a été mis à disposition par le SPF BOSA, de sorte que nous ne
sommes pas totalement libres de ce que nous en faisons.
Au sein de DRI, il existe également certaines normes à respecter et,
contrairement au secteur privé, le développement ou l'achat d'outils ne
peut se faire en toute liberté.
Présentation de la zone de police/entité fédérale
La Direction de l'information policière et des moyens ICT (DRi) est la direction en charge de construire la police de demain avec la transformation digitale du métier de policier.
Nous nous occupons aussi d'implémenter des solutions IT pour l'ensemble de la police belge avec par exemple, l'intégration du Cloud hybride et des possibilités d' Office365 dans le fonctionnement journalier.
En étroite collaboration avec ses partenaires privilégiés, la division Opérations (DIOS) est responsable de la définition des processus d'information pour les domaines d'activités respectifs.
En tant que gestionnaire de comptes, la division veille à ce que les besoins et attentes des clients, des parties prenantes et de la direction soient entendus et cohérents avec les défis de l'organisation.
En tant que gestionnaire de projets, la division est également chargée de planifier et de hiérarchiser les projets et de surveiller les « milestones (jalons) » dans les différents projets mis en œuvre. Elle garantit la cohérence dans la manière dont les Business Unit Managers gèrent les projets dans leurs Business Units respectives.
Elle coordonne la formation des utilisateurs de l'ensemble de la Police Intégrée et procède à une évaluation des besoins afin d'améliorer les solutions. Enfin, la division est responsable de la communication sur les procédures et les produits créés ou développés par DRI.
La Business Unit Logistique et Ressources financières (BILOG) se charge de la coordination des besoins en information en matière de processus logistiques et financiers (FedCom-SAP-LogisPol, etc.). Elle est en partenariat avec DGR/DRLog et DRFin ainsi qu'avec l'ensemble des services s'occupant de gestion logistique et financière.
Conditions d'admission
- Posséder la nationalité belge ou ressortissant d'un des pays membres de l'Union Européenne
- Jouir des droits civils et politiques
- Etre de conduite irréprochable en accord avec les attentes de la fonction, ce qui ne veut pas dire que vous ne devez jamais avoir eu de contravention
- Etre âgé d'au moins 17 ans
- Pouvoir fournir un extrait du casier judiciaire (modèle 595) datant de maximum trois mois d'ancienneté à la date de dépôt de la candidature
- Rédiger une lettre de motivation
- Etre titulaire d'un diplôme ou certificat d'études au moins équivalent à ceux pris en compte pour le recrutement aux emplois de niveau B dans les administrations fédérales
- Avoir au moins 18 ans
- Réussir les épreuves de sélection donnant accès au grade pour lequel vous postulez
Profil souhaité
Vos défis
Dès votre entrée en service, vous étudierez l'actuel outil de gestion SAP(FedCom/LogisPol) – ainsi que l'outil de
rapportage – et acquerrez des connaissances sur les processus financiers
et logistiques au sein de la Police Fédérale.
Fort·e de ces connaissances mais aussi de votre expérience, vous serez également
impliqué·e dans le projet FedCom 2.0 visant à remplacer l'actuelle
application SAP(FedCom/LogisPol).
L'objectif est par conséquent en première instance d'appuyer notre Business Unit dans le
cadre de ce projet, en collaboration avec nos clients, dont la
contribution est primordiale. Cet appui se compose des phases suivantes :
· préparatifs/discussions concernant les solutions proposées par flux (logistique/financier) ;
· tests de validation par flux (logistique/financier) ;
· mise en œuvre des solutions, y compris le transfert de données ;
· gestion du changement – révision éventuelle des processus et des
rôles/responsabilités, communication pendant le projet, formations.
Après la livraison du nouvel outil, vous continuerez à assurer les tâches susmentionnées.
Par ailleurs, les tâches suivantes, entre autres, seront attendues de vous :
· vous améliorez en permanence l'intégralité de l'expérience informatique
de nos clients. Pour ce faire, vous acquérez des connaissances entre
autres sur la structure des incidents et des modifications chez nos
clients. Vous identifiez les causes possibles, étudiez leurs liens et
anticipez en prenant les mesures appropriées ;
· vous optimisez les systèmes afin de réduire les incidents et d'améliorer les performances ;
· avec vos collègues (Project Managers), vous fournissez un appui à la
réalisation de projets sur le plan de la logistique et des finances.
Vos talents :
· vous vous passionnez pour les finances, la logistique et/ou
l'informatique et vous vous intéressez aux nouvelles tendances dans ces
domaines ;
· vous avez de solides compétences en communication et
êtes en mesure de communiquer avec les collègues à différents niveaux
de l'organisation ;
· vous faites preuve d'esprit analytique, de proactivité et d'ouverture d'esprit et privilégiez une communication ouverte ;
· vous aimez les défis, vous avez de l'ambition et la soif d'apprendre ;
· vous avez la capacité de comprendre les choses rapidement et de les
traduire en spécifications fonctionnelles ainsi que de les appliquer en
cas d'aide fournie pour les tests de validation ou de monitoring de
l'application correcte de l'outil ;
· vous avez la capacité de résister au stress et de travailler en respectant les délais ;
· vous travaillez de manière très méthodique et structurée ;
· vous avez une bonne connaissance du français et du néerlandais, tant à
l'écrit qu'à l'oral. L'anglais est également un atout en cas de
collaboration avec les profils plus techniques de la direction.
Must-haves :
· bonne connaissance d'Office365, et surtout d'Excel ;
· vous êtes un·e généraliste, avec de solides connaissances en matière de logistique, de finances et/ou d'informatique.
Nice-to-haves :
· connaissance de SAP (atout majeur) ;
· connaissance des processus logistiques actuellement en vigueur au sein de la Police Fédérale ;
· bonne connaissance de la structure de la Police Fédérale ;
· vous avez déjà quelques années d'expérience sur le plan de la
logistique, des finances et/ou de l'informatique, comme l'utilisation
d'une suite ERP.
Conditions de travail :
· une fonction stimulante qui laisse la place aux idées et à la prise d'initiatives propres ;
· vous bénéficiez à cet égard du plein soutien d'une équipe jeune et dynamique et du management ;
· une fonction variée avec les responsabilités y afférentes et de nombreux contacts sociaux ;
· un bel équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Modalités de sélection
- Interview
- Test informatisé lors de la sélection
Mon salaire et les avantages
- Un emploi diversifié dans un contexte passionnant caractérisé par de nombreux contacts humains
- 100% d'intervention de l'employeur dans les coûts des transports publics et 100% des transport en train
- La possibilité de suivre des formations gratuitement
- 32 jours de congé par an
- Une assurance hospitalisation gratuite
- Chèque-repas d'un montant de € 6
- Possibilité de télétravail
- Reconnaissance des années travaillées dans le secteur public pour le calcul du salaire
- Possibilité de reconnaissance des années travaillées dans le privé et qui sont utiles à la fonction actuelle pour le calcul du salaire
- Allocation Bruxelles-Capitale
- Possibilité d'obtenir une prime de bilinguisme NL-EN
- Indemnité de télétravail
- Avantages extra-légaux tels qu'une indemnité pour l'utilisation du vélo, 1 heure de sport offerte par semaine avec un maximum de 40 heures/an
- Nombreuses réductions commerciales via notre secrétariat social
- Mess collectif (plat chaud, sandwich, salade bar, soupe)
- Parking vélo et voiture
- Salle de sport au RAC