Consultant membre - Appui administratif
Description d'emploi
RAISON D'ÊTRE DE LA FONCTION
Le consultant en appui administratif offre un appui efficient et efficace dans les matières dont il a la charge afin de garantir la correcte exécution des missions de son entité.
DESCRIPTION DE LA FONCTION
En tant que gestionnaire de données, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
- créer des rapports et des listes sur base de la banque de données
- ordonner des données et les attribuer aux catégories du fichier informatique ou de la banque de données
- tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus
- …
En tant que gestionnaire de dossiers, établir et/ou analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la règlementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.
- ordonner et ranger des dossiers, des documents ou d'autres informations pertinentes pour le service suivant les procédures ou règles
- recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources
- contrôler les dossiers traités
- détecter les éléments clés du dossier, les analyser et les structurer
…
En tant que helpdesk, fournir des renseignements et des réponses techniques aux membres du personnel/clients/utilisateurs afin de leur apporter une solution efficace à leurs questions et problèmes.
- identifier le problème dans la situation présentée par le demandeur
- appliquer les procédures de résolution de problèmes connues
- relayer la synthèse des demandes vers les experts techniques
- veiller à maintenir ses connaissances à jour pour les matières qui relèvent de sa fonction, telles que le management des enquêtes, la gestion des pièces judiciaires, le monitoring des enquêtes, l'alimentation de la BNG, l'utilisation des outils informatiques (feedis, portal, itinera, Ges, Galop,…).
- …
En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires
- Gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif
- Appuyer le supérieur dans ses différentes missions
- assurer l'appui du chef de service pour la gestion du service (notamment en matière logistique et gestion des moyens)
- Assurer la gestion du suivi de routine
- assurer la mise en forme de documents
- Attribuer qualitativement les informations entrantes (fax, courrier, mails, …)
- composer des dossiers et des brochures d'information
- élaborer des formulaires
- établir des rapports de réunions internes
- Constituer des dossiers de documentation
Présentation de la zone de police/entité fédérale
Elle a pour but la détection des phénomènes criminels et émergents, leur signalisation à temps aux autorités compétentes, la contribution à une diminution du risque potentiel que des faits criminels soient commis, l'exécution d'enquêtes judiciaires ou de recherche et l'approche des organisations criminelles. Elle apporte aussi un appui spécialisé à la police locale en mettant à disposition son expertise judiciaire et ses moyens spécialisés.
Conditions d'admission
- Posséder la nationalité belge ou ressortissant d'un des pays membres de l'Union Européenne
- Jouir des droits civils et politiques
- Etre de conduite irréprochable en accord avec les attentes de la fonction, ce qui ne veut pas dire que vous ne devez jamais avoir eu de contravention
- Etre âgé d'au moins 17 ans
- Pouvoir fournir un extrait du casier judiciaire (modèle 595) datant de maximum trois mois d'ancienneté à la date de dépôt de la candidature
- Diplôme spécifique exigé
Détenteur d'un baccalauréat - Rédiger une lettre de motivation
- Etre titulaire d'un diplôme ou certificat d'études au moins équivalent à ceux pris en compte pour le recrutement aux emplois de niveau B dans les administrations fédérales
- Avoir au moins 18 ans
- Réussir les épreuves de sélection donnant accès au grade pour lequel vous postulez
Profil souhaité
Connaissances pratiques :
• Intégrer - Établir des liens pertinents entre diverses données afin de les intégrer de manière synthétique dans un tout cohérent, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates.
• Résoudre des problèmes - Affronter et maîtriser les situations inattendues en examinant les solutions possibles sur base de son expérience et de ses connaissances. Prendre des initiatives pour mettre en œuvre la solution la plus appropriée à chaque problème.
• Soutenir - Assumer le rôle de mentor en donnant l'exemple et en soutenant les personnes dans leurs activités.
Attitudes attendues :
• Adopter une orientation-client - Tenir compte des attentes et besoins des ''clients'' dans la définition et l'exécution des missions et leur offrir un service personnalisé orienté vers la solution la plus opportune en entretenant des contacts constructifs.
• Coopérer - Créer et améliorer l'esprit d'équipe en s'identifiant aux objectifs communs, en partageant ses propres avis et idées et en aplanissant les conflits avec ses collègues.
• Dialoguer - Se familiariser avec les connaissances et l'expérience de son interlocuteur en demandant des éclaircissements, en s'intéressant à ce qu'il fait, en se mettant à sa place et en faisant le nécessaire pour comprendre son message dans sa globalité.
• S'auto-développer - Planifier et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s'enrichissant continuellement par de nouvelles connaissances et compétences.
• Faire preuve d'engagement - S'impliquer entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de soi-même et en cherchant à atteindre la meilleure qualité. Persévérer même en cas de frustration, d'opposition, de tension ou face à un travail fastidieux.
Chaque collaborateur s'engage à respecter les directives, procédures et instructions en matière de bien-être et à renseigner les situations et comportements dangereux à son responsable. Il veille également à utiliser les moyens mis à sa disposition en bon père de famille.
Modalités de sélection
- Interview
- Test informatisé lors de la sélection
Mon salaire et les avantages
- Un emploi diversifié dans un contexte passionnant caractérisé par de nombreux contacts humains
- 100% d'intervention de l'employeur dans les coûts des transports publics et 100% des transport en train
- La possibilité de suivre des formations gratuitement
- 32 jours de congé par an
- Une assurance hospitalisation gratuite
- Allocation Région Bruxelles-Capitale avec augmentation annuelle progressive de €1420 (année 1) à €2556 (année 6), montant imposable
- Allocation pour la connaissance de la deuxième langue nationale moyennant un brevet Selor s'élevant à € 378/mois, montant imposable
- Allocation pour la connaissance de la langue anglaise/allemand, sous réserve d'une qualification reconnue, s'élevant à € 94/mois, montant imposable
- Chèque-repas d'un montant de € 6 par 7h36 de prestations de service effectives
- Possibilité de travailler à domicile (1 à 2 jour/semaine)