Assistent operationele steun- CALOPS (Gent)

De assistent operationele steun levert efficiënte en doeltreffende administratieve steun aan de operationele leden in hun gerechtelijke opdrachten om de goede uitvoering ervan te verzekeren.

Als actor belast met operationele steun steunopdrachten uitvoeren met behulp van specifieke kennis, middelen en/of technieken om de klanten een operationele meerwaarde te bieden bij het vervullen van hun eigen opdrachten

- De Ops leden steunen bij de uitvoering van hun operationele taken (bv.: beeldvorming, retransciptie van videoverhoren, administratieve steun bij de voorbereiding van buitenlandse of binnenlandse zendingen, vatting van gegevens, administratieve steun bij belangrijke inbeslagnemingen, transport van bijzondere stukken, steun bij het beheer van arrestanten, zoals de bestelling van maaltijden, …), onder leiding van de bevoegde autoriteit

- Vatting van kantschriften en PV's in GES, FEEDIS + scan, overmaking en archivering

- Overmaking van gegevens GES-GALOP naar ITINERA

Als gegevens-beheerder gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

- De toegankelijkheid van de classificatie verhogen (etiketten, inhoudsopgaven, structuur van de dossiers ...)

- Op basis van de gegevensbank verslagen of lijsten maken

- Gegevens ordenen en toekennen aan de categorieën van het computerbestand of de gegevensbank

- De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren (update bestand CIC)

- Instaan voor de opvolging van de archivering van de PV's.

Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.

- Dossiers administratief beheren en opvolgen

- Binnen de entiteit de coördinatie van het documentatiebeheer verzekeren, daaronder begrepen de archivering van stukken van de entiteit (FEEDIS, archivering gerechtelijke dossiers);

- De overste bijstaan in zijn verschillende opdrachten

- De ondersteuning van het diensthoofd verzekeren bij het beheren van de dienst (met name inzake logistiek en middelenbeheer)

- Het beheer verzekeren van de routinematige opvolging

- De lay-out van documenten verzorgen

- De binnenkomende informatie kwalitatief toekennen (post, e-mails, …)

- Dossiers en informatiebrochures samenstellen

- Formulieren ontwikkelen

- brieven versturen voor een persoon of een dienst

- Verslagen van interne vergaderingen opstellen

- Kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen

- Steun verlenen bij het dagelijks opstellen en overmaken van het dagverslag

- Instaan voor het toezicht op de functionele mailboxen

Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

- Het telefonisch en fysiek onthaal verzekeren van de entiteit (=invalspunt). De functionaliteit “onthaal” kan slaan op de screening en begeleiding van personen die niet tot de dienst behoren, de ontvangstname van pakjes, steun aan het beheer van arrestanten zoals met name het bestellen van maaltijden, de toekenning en registratie van toegangsbadges tot het kwartier

- De telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten

- De klanten (externe/interne bezoekers) oriënteren/doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten

- Berichten ontvangen en doorgeven

- De nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen

- Informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen

- Voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven

- Aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels