Consultant(e) Logistique - Marchés publics

Le/la Consultant(e) Logistique - Marchés publics assure un rôle de préparation, de gestion, de coordination, de contrôle, de conseil et d'appui. Il/elle garantit la qualité, la conformité et la traçabilité des dossiers qui lui sont confiés.

A ce titre, le membre du personnel:

-veille à l'application des directives émanant de la hiérarchie et des autorités compétentes;

-garantit la régularité administrative et le suivi complet des procédures;

-contrôle la qualité des prestations, des livraisons, pièces justificatives et inventaires;

-assure une utilisation responsable, économique et durable des moyens de la zone;

-entretient une collaboration constructive avec les services internes

Rôles spécifiques liés à la fonction "Marchés publics":

-Recueillir, analyser, objectiver et prioriser les besoins des services;

-Réaliser des recherches préalables, estimations et prospections utiles;

-Proposer la procédure de passation adaptée, établir le calendrier et préparer les décisions nécessaires;

-Rédiger ou contribuer à la rédaction des cahiers des charges, critères de sélection et d'attribution, invitations, demandes d'offres et documents administratifs;

-Assurer la publication ou la consultation, réceptionner les offres et en vérifier la régularité administrative (e-procurement);

-Préparer les analyses comparatives, rapports d'attribution ou de non-attribution et notifications;

-Veiller au respect de la législation, des seuils, délégations, obligations de motivation, principes d'égalité, de transparence et de traçabilité;

-Suivre l'exécution: commandes, délais, livraisons, réceptions, factures, reconductions, modifications, garanties, pénalités et clôtures;

-Tenir à jour les échéanciers, tableaux de bord et dossiers susceptibles de contrôle ou d'audit.

Gestion des bâtiments et installations:

- Analyser les besoins d'entretien, de maintenance, de réparation, d'aménagement, de sécurité et de conformité;

- Planifier et suivre les interventions, travaux, contrôles et prestations ;

- Coordonner les contacts avec les services techniques, propriétaires, fournisseurs et prestataires ;

- Contrôler l'exécution et assurer le suivi des remarques, anomalies et mesures correctrices.

Gestion du charroi

- Assurer le suivi administratif et technique des véhicules : affectations, entretiens, réparations, contrôles, équipements, carburants et documents;

- Suivre les pannes, accidents, sinistres, immobilisations et véhicules de remplacement ;

- Participer à l'analyse des besoins, aux acquisitions, déclassements et renouvellements.

Équipements, matériel, stocks et inventaires

- Organiser l'acquisition, la réception, le contrôle, l'enregistrement, l'affectation, l'entretien et le déclassement des équipements, tenues, moyens de protection, mobilier
et matériels ;

- Gérer les stocks : rangement, distribution, seuils de réapprovisionnement et suivi des mouvements ;

- Réaliser et actualiser les inventaires, garantir la traçabilité des biens et traiter les écarts ;

- Proposer des améliorations visant la standardisation, la mutualisation, la durabilité et la maîtrise des coûts

Assurances, sinistres et litiges

- Gérer les contrats d'assurance relevant de la Zone et en surveiller les garanties et échéances ;

- Constituer et suivre les dossiers de sinistres, dommages, responsabilités et litiges ;

- Centraliser les pièces, respecter les délais de déclaration et suivre les indemnisations avec les assureurs, courtiers, experts et conseils.

Prévention et protection du bien-être au travail

- Apporter un appui administratif et logistique au conseiller en prévention et aux acteurs du bien-être au travail ;

- Contribuer à la préparation et au suivi des visites, analyses de risques, plans d'action, contrôles et recommandations ;

- Assurer le suivi logistique des équipements de protection, de la sécurité des bâtiments et des mesures correctrices ;

- Tenir à jour les registres, échéanciers et documents utiles, dans le respect des responsabilités propres de chaque intervenant.

Gestion administrative, information et reporting

- Planifier son activité, établir les priorités et suivre les dossiers jusqu'à leur clôture ;

- Rédiger des notes, rapports, courriers, analyses comparatives, procès-verbaux de réunion et propositions motivées ;

- Assurer une veille réglementaire et technique, documenter les procédures et partager les connaissances utiles ;

- Garantir la confidentialité, la protection des données, la qualité de l'archivage et la sécurité de l'information ;

- Rendre compte régulièrement et de manière structurée à sa hiérarchie.

Missions transversales

- Participer aux réunions, groupes de travail et projets liés à ses domaines de compétence ;

- Collaborer avec l'ensemble des directions et services de la Zone ;

- S'engager à suivre les formations initiales, complémentaires et continuées utiles à la fonction, en particulier en matière de marchés publics ;

- Exécuter toute mission compatible avec son niveau et confiée par la hiérarchie dans l'intérêt du service.